Как быть продуктивнее в 2023 году — 24 инструмента, которые в этом помогут

Январь — лучшее время, чтобы поставить цели на год и подумать, что вы хотите изменить в своей ежедневной рутине. Этот материал — настоящий помощник для всех, кто хочет стать еще продуктивнее и научиться грамотно распределять нагрузку. Мы собрали рабочие инструменты и техники, которые помогут вам улучшить свою работоспособность (проверено на нашем опыте!). Здесь вы найдете:

• 5 техник для планирования задач

• 4 полезных таск-менеджера

• 4 техники для развития концентрации

• 4 трекера для развития полезных привычек

• 7 вещей для обустройства рабочего пространства

5 техник для планирования задач

Планирование — это про декомпозицию, расстановку приоритетов и умение понимать, сколько времени вам нужно на выполнение задачи А, а сколько — на выполнение задачи Б.

Лучше всего планироваться письменно, а не пытаться удержать всё в голове. Где именно записывать задачи — в ежедневнике, таск-менеджере, Google Доке или где-то еще, — не имеет значения. Просто выберите то, что вам удобнее и куда вы не забудете заглянуть.

Какие техники и инструменты можно использовать:

1. Техника 1+3+5. Это значит, что на день можно запланировать максимум девять задач: одну большую, три средних и пять маленьких. Можно заменить одну большую двумя средними или три маленьких — одной средней. Но лучше не увлекаться такими заменами и придерживаться изначальной концепции.

   Выполнение больших и средних задач лучше разбавлять маленькими — так у вас будет возможность отдохнуть от активной работы и переключиться, а значит — сделать больше в итоге.

2. Канбан-доска. Можно сделать ее самому, можно найти в таск-менеджерах (об этом расскажем чуть позже). В такой доске есть три столбца, между которыми можно перемещать задачу по мере выполнения: надо сделать, делаю и сделано. Основной плюс инструмента — в том, что можно отслеживать свой прогресс.

   

   Наши партнеры из агентства Stik советуют обязательно использовать канбан-доску, когда нужно выстроить четкий план работ и распределить нагрузку на всю команду.

3. Метод Fresh or fried. Его суть проста — все важные и срочные дела нужно делать в первой половине дня, пока вы еще не устали. Метод сработает, если вы более эффективны в утренние часы, а не в вечерние.

   Например, я по опыту поняла, что в утренние часы у меня совершенно не работает креативное мышление, так что в это время я не могу нормально писать собственные статьи. Поэтому стараюсь на утро работать над другими задачами.

4. Метод Парето. Вы наверняка про него слышали — 20% усилий приносят 80% результата. То есть для эффективного планирования вам нужно понять, какие задачи самые полезные с точки зрения результатов и при этом самые менее энергозатратные, и начать трудиться над ними, а уже потом переходить к менее полезным, но более энергозатратным.

5. Матрица Эйзенхауэра. Нужно разделить все задачи на четыре группы — в зависимости от их срочности и важности:

   1. важно и срочно;

   2. не важно, но срочно;

   3. важно, но не срочно;

   4. не важно и не срочно.

   

   В первую очередь надо выполнить задачи, которые попали в зеленые квадраты — всё, что срочно. Потом перейти к задачам с желтым маркером — важным, но не срочным. И в последнюю очередь заняться тем, что не так важно и не так срочно.

4 таск-менеджера

Таск-менеджеры — это специальные сервисы для управления задачами и проектами. В них можно планировать свою нагрузку, расставлять приоритеты у задач и контролировать, что вы ни о чем не забыли. В общем, это апгрейднутый вариант бумажного планера или ежедневника.

Кстати, таск-менеджеры можно использовать не только для работы, но и когда нужно запланировать личные дела: генеральную уборку в несколько этапов, поездку в автосервис на ТО, поход к стоматологу.

Какие сервисы советуем попробовать:

1. WEEEK можно пользоваться и с компьютера, и с телефона. В сервис встроены таск-менеджер, база знаний, CRM и аналитика. Можно вести задачи в формате недельного календаря, можно — в формате списка. Удобно, что можно декомпозировать задачи и разбивать их на этапы в рамках канбан-доски. Бесплатные тарифы есть и для одного человека, и для целой команды.

2. Shtab — это сервис для управления проектами, в котором есть таск-менеджер, Telegram-бот (он может создавать задачи прямо из чата), трекер для учета рабочего времени, сводные отчеты по задачам нескольких сотрудников и командная работа над проектами. Есть четыре способа отображения задач — можно выбрать любой:

   1. канбан-доска;

   2. список;

   3. матрица Эйзенхауэра;

   4. календарь.

   Еще из интересных опций — возможность интеграции с такими сервисами, как Jira, Asana, Zapier, Slack и Albato. Платные тарифы больше адаптированы под командную работу, а бесплатный подойдет для самостоятельных специалистов.

3. SingularityApp — планировщик, в котором есть шаблоны с готовыми списками дел на любой случай, трекер привычек, Telegram-бот для создания задач прямо из чата, голосовой ввод задачи, удобная группировка задач и синхронизация с Google-календарем. А еще можно настроить интерфейс под себя. Есть бесплатный тариф с ограниченным функционалом, есть платные — с расширенным.

4. EASY подойдет тем, кто любит создавать задачи быстро, иногда забывает о дедлайнах (сервис присылает напоминания) и руководит командой (есть инструменты для совместной работы, делегирования задач и отслеживания прогресса каждого участника). Из интересного — тут есть инкубатор идей: можно собирать все идеи в одном месте, обсуждать их с коллегами и решать, какие из этих идей перерастут в реальные задачи.

   У таск-менеджера есть мобильное приложение и версия для компьютера, данные синхронизируются быстро.

Есть и другие хорошие таск-менеджеры, но мы добавили в подборку только российские, поскольку нет гарантий, что зарубежные не уйдут из РФ, как это сделали Trello и Notion.

4 техники для развития концентрации

Сосредоточиться на одной задаче бывает непросто: всегда есть то, что отвлекает и требует вашего внимания прямо сейчас. Иногда это срочные письма от коллег и клиентов, иногда — котик, который хочет на ручки, иногда — дети, которые просят помочь им с уроками. Безусловно, в каждой из этой ситуации вы уделите время и коллеге, и ребенку, и вашему питомцу, но можно делать это без ущерба для работы. Вот несколько способов, которые можно использовать:

1. Техника Помодоро. Ее суть очень проста: 25 минут вы работаете над задачей и ни на что не отвлекаетесь, а потом пять минут отдыхаете. За эти пять минут можно помочь ребенку с задачкой по математике, погладить кота или ответить на письмо. После трех—четырех циклов в 25+5 минут делайте перерыв на полчаса.

   Вы можете устанавливать таймер на телефоне или пользоваться специальным трекером — там просто нужно запустить таймер, временные интервалы уже настроены. Кстати, такие приложения есть для смартфонов, и они бесплатные — поищите в сторах.

2. Метод 90+30. Принцип тот же, что и в технике Помодоро — вы чередуете время для работы и отдыха, только интервалы здесь больше — 90 минут работы и 30 минут релакса. Техника отлично подходит для работы над большими задачами, а радость от предстоящего длительного перерыва помогает не отвлекаться.

3. Метод пятнадцати минут. Поставьте таймер на телефоне и каждые 15 минут проверяйте, чем вы заняты. Может, залипли в телефон или увлеклись перепиской в Telegram? Это способ дополнительного контроля своей продуктивности. Подходит всем, кто часто отвлекается.

4. Дневник концентрации. Заведите блокнот или отдельный документ, куда вы будете записывать, когда, на что и на сколько вы отвлеклись. Так в конце дня вы сможете оценить, куда утекло ваше время и от каких привычек лучше отказаться, чтобы меньше отвлекаться.

   Например, я после таких наблюдений за собой удалила приложение Telegram с рабочего компьютера, потому что слишком часто отвлекалась на сообщения (и не только по работе).

4 трекера для развития полезных привычек

Улучшить свою продуктивность и работоспособность можно с помощью полезных привычке: делать зарядку для спины в течение дня, уходить на перерывы, пить достаточно воды, спать семь—восемь часов. Развить такие привычки помогут специальные трекеры:

1. Бумажные трекеры. Это распечатанные листы, на которых можно ежедневно отмечать выполнение определенных действий. Механика простая: вы ставите цель и ежедневно отчитываетесь перед собой о ее выполнении. Сделали зарядку для спины в обед? Ставьте галочку и хвалите себя за заботу о здоровье!

   Можно вырабатывать сразу несколько полезных привычек. А сами трекеры можно найти в любом поисковике — выбор огромный.

   

2. Avocation. Это приложение с милым дизайном. Вы ставите перед собой цель — развить привычку Х — и отмечаете свой прогресс. В приложении появляется растение: когда вы работаете над своей целью, оно растет. Можно настроить напоминания о вашей цели, указать их регулярность и даже выбрать дизайн: иконку цели и цвет оформления. Можно отслеживать свой прогресс на вкладке статистики. Есть бесплатная версия и платный тариф.

   

3. HabitEasy. Еще одно приложение, но с более простым дизайном — для тех, кто ценит лаконичность. Вы выбираете, какое действие хотите совершать регулярно, указываете свою мотивацию, прописываете, что будет, если вы откажетесь от этой цели. Затем настраиваете регулярность, подключаете уведомления и начинаете работать. В процессе можно отслеживать свой прогресс, добавлять заметки и оценивать, как меняется ваша мотивация. Приложение полностью бесплатное.

   

4. Water Time. Приложение будет полезно всем, кто следит за водным балансом в организме. Вы вносите данные о своем весе и о том, сколько чашек кофе в день выпиваете. После этого приложение само рассчитывает, сколько воды вам нужно выпивать ежедневно. Вы можете указать, как часто хотите получать напоминания, и настроить время получения уведомлений. В приложении можно отмечать, сколько воды, чая, кофе, молока и других напитков вы выпили. Есть бесплатная и платная версии приложения.

   

7 вещей для обустройства рабочего пространства

Чем комфортнее вам работается, тем меньше вы отвлекаетесь на бытовые мелочи. Соответственно, и концентрироваться вам будет гораздо проще.

Я работаю на удаленке уже четыре года и за это время основательно обустроила свое рабочее место. Что искренне рекомендую купить:

1. Рабочий стол. Создайте дома то место, где вы будете только работать и ничего больше — так переключаться с работы на отдых будет гораздо проще. К тому же, работать за кухонным столом ну просто невозможно — рука сама постоянно тянется к вкусняшкам, а не к клавиатуре...

2. Удобное компьютерное кресло. Кажется, тут всё понятно — сидячий образ жизни, который практически гарантирует боли в шее и спине. Позаботьтесь о позвоночнике — подберите кресло, которое максимально удобно лично вам.

   Я недавно покупала себе новое компьютерное кресло и по опыту могу сказать, что кресло нужно точно выбирать офлайн. Потом заказывайте его онлайн на здоровье, если так дешевле, но вы не поймете, насколько лично вам оно удобно, пока не посидите на нем, а заодно — и на сотне других.

3. Настольная подставка под ноутбук. Тоже добавляет комфорта. Во-первых, не отвлекаетесь на шум вентилятора, когда ноутбук нагревается. Во-вторых, лучше видите клавиатуру и меньше давите запястьями в стол — руки не так устают.

4. Складной столик для ноутбука — на случай, если вы устали сидеть за столом и хотите переместиться на диван или кресло. Только не в кровать — это коварный предмет мебели, который манит нас и усыпляет одним только видом.

5. Подставка для ног с регулировкой высоты и наклона. Настоящий мастхэв для тех, у кого затекают ноги к концу рабочего дня от того, что вы постоянно упираетесь бедрами в край компьютерного кресла (даже если оно мягкое). Мне очень помогает.

6. Настольная лампа с настраиваемой яркостью. Хорошее освещение очень важно и для глаз, и для общего самочувствия — в полумраке организм чувствует себя более расслабленно, хочется спать, и из-за этого больше устаешь. У меня лампа с тремя режимами: самый слабый свет — для пасмурных дней, чуть более яркий — для сумерек, самый яркий — для работы по вечерам. Благодаря регулируемой яркости мое рабочее пространство всегда хорошо освещено.

7. Массажный коврик на стул. Есть коврики только на сидение, есть — на сидение и спинку стула. Выбирайте под свои потребности. Такие коврики очень помогают, если затекают ноги или спина. Ваше тело скажет вам спасибо!

Что помогает вам быть продуктивнее? Предлагаю обменяться опытом в комментариях!