19 удобных сервисов для удаленной работы, которые мы используем сами и вам советуем

Маркетологи, специалисты по рекламе и SMM спокойно могут работать из дома. Плюсы очевидны: не нужно стоять в пробках с утра, тратить время на болтовню с коллегами и соблюдать дресс-код. Однако у дистанционки есть свои минусы:

• рабочий процесс может растянуться на весь день — выйти за пределы периода с 9:00 до 18:00;

• отвлекаешься на домашние дела;

• сложно связаться с коллегами, не все могут быть онлайн;

• дети мешают сосредоточиться;

• нужен хороший компьютер или ноутбук.

Комфортно работать на удаленке помогают различные сервисы. Расскажем, какие варианты есть на рынке сейчас, для кого они полезны и какие сервисы мы сами выбрали для своей работы.

Сервисы для учета рабочего времени

Использование таких сервисов развивает самодисциплину и позволяет избавиться от подозрений начальника, что вы ничего не делаете. Руководителям такие сервисы помогут повысить продуктивность сотрудников. Возможно, вы поймете, что задачи стоит распределять по-другому. В общем, полезно для всех digital-специалистов.

Какие варианты есть на рынке

Ранее мы пользовались Yaware, но в марте 2022 года программа перестала работать в РФ. Замену выбирали из отечественных сервисов — Kickidler, Инсайдер, ОфисМЕТРИКА. За период демо можно собрать крохотную статистику и определиться, какие опции нужны, а за какие не стоит переплачивать. Стоимость лицензии зависит от количества сотрудников.

ОфисМЕТРИКА — наш фаворит

Это программа для учета рабочего времени от AMS Software. Она суммирует обед и время перерывов, показывает руководителю время начала и конца вашего рабочего дня.

При анализе активности сотрудника ОфисМЕТРИКА учитывает нажатия клавиш, скроллинг и клики мышью. Данные поступают на ПК администратора. Он увидит, какие сайты вы посещаете и какими приложениями пользуетесь. Программа построит диаграмму продуктивности и табель учета рабочего времени согласно вашему графику, как на скрине ниже. Вам не придется доказывать, что задача заняла на два часа больше, чем рассчитывал начальник — всё будет видно в отчете.

Отсутствие активности до семи минут не считается перерывом. Вы успеете заварить чай, сходить в туалет и сделать зарядку, если затекла спина. Если вы отсутствовали семь и более минут, надо указать причину: обед, рабочие дела, личное и другое. При нажатии на любой из трех последних вариантов откроется окно — там можно пояснить, что в это время вы были на совещании или ездили к врачу. Админ обязан учитывать эту информацию при подсчете рабочих часов.

Действия программы не противоречат ст. 91 ТК РФ. Данные хранятся внутри локальной сети. ОфисМЕТРИКА не запоминает пароли и не сливает информацию в интернет.

Стоимость софта зависит от количества пользователей. Для команды из 10 человек лицензия на год обойдется в 19 000 рублей. Если хотите, чтобы программа сохраняла скриншоты, нужно доплатить 5 700 рублей. Бесплатной полной версии нет, но есть пробный период 10 дней.

Сервисы для создания инфографики и интерактивных презентаций

Нескучный способ рассказать покупателям, инвесторам или новичкам историю компании, представить стратегию или продукт. Инфографика в статьях и блогах — все еще тренд. Можно красиво оформить статистику, сделать чек-лист или баннер.

Кому пригодятся такие сервисы:

• специалистам по рекламе;

• SMM-специалистам;

• тимлидам;

• проджект-менеджерам;

• PR-специалистам;

• эйчарам;

• дизайнерам;

• редакторам и копирайтерам.

Онлайн-сервисы удобнее программ на ПК: есть готовые шаблоны, а в интерфейс встроен поиск по стоковым картинкам.

Какие варианты есть на рынке

Стоимость начинается от $4,90 и может превышать $100 — в зависимости от тарифа.

Prezi — наш фаворит

Это платформа для создания интерактивных презентаций, видеороликов и инфографики с нуля и по шаблону. Шаблоны разделены на категории: маркетинг, бизнес, отчеты, образование и т. д. В сервисе представлен качественный визуал — проекты получаются стильными.

Меню на английском языке, но можно работать с корявым переводом от Google.

Если найдете подходящий для себя шаблон, советуем сразу оформить подписку. Она стоит $12 в месяц при оплате за год. В демо-версии недоступны многие картинки из стока, нельзя нарисовать график и наложить музыку. Скачать проект не получится даже с водяным знаком.

Отдельно хотим выделить сервис для подготовки презентаций. Вам дадут огромный лист, где можно разместить текст, фото и видео с YouTube.

Камера движется между слайдами, приближается и отдаляется.

Еще один плюс Prezi — возможность групповой работы внутри сервиса. Вы можете кинуть ссылку на проект коллеге: он оставит комментарии или отредактирует слайд со своего ПК или телефона.

Сервисы для проведения видеоконференций

По видеосвязи можно устроить мозговой штурм с коллегами из офиса, представить отчет по проекту или провести лекцию для новичков.

Какие варианты есть на рынке

Весной компания Zoom запретила продавать лицензию госкомпаниям из России. Эксперты не исключают, что сервис покинет наш рынок. В СМИ появляются новости, что Zoom отключил доступ к оплаченным аккаунтам вузов. Microsoft ушли из РФ, купить лицензию Teams не получится.

Для маленького коллектива достаточно бесплатной версии Google Meet, Webinar Meetings, Discord, Яндекс Телемост. При выборе тарифа смотрите на число участников и длительность конференции, можно ли показывать презентации и рабочий стол.

Webinar Meetings — наш фаворит

В экосистему Webinar входит несколько сервисов для проведения видеозвонков и вебинаров. Мы выбрали Meetings, поскольку у нас небольшой коллектив. В бесплатной версии можно пригласить до 30 человек, они получат приглашения по почте.

До эфира можно назначить повестку, поменять фоновое изображение, загрузить презентацию или настроить демонстрацию экрана. Еще можно создавать пустые слайды и заполнять их в режиме реального времени. Для общения и обмена файлами есть чат и вкладка «Вопросы». Во второй спикер может ответить на конкретное сообщение или поставить реакцию.

Чтобы уточнить непонятные моменты, существует опция «Поднять руку». На экране появится ладошка.

Есть тариф Basic за 835 рублей в месяц и Pro за 15 625 рублей в месяц. Если покупать на год, стоимость будет на 20% ниже. В обоих тарифах к видеовстречам можно подключать до 100 участников. Если хотите пригласить больше 100 человек (максимум — 10 000), надо оставить заявку на сайте.

Сервисы для записи экрана

Такой сервис пригодится для создания видеоотчета или инструкции для новых сотрудников. Мы, например, разрабатываем софт и снимаем обучающие ролики для пользователей.

Кому пригодится: SMM-менеджер, email-маркетолог, продакт-менеджер, HR и всем остальным, если нужно представить команде или клиенту свой проект или идею.

Какие варианты есть на рынке

Есть полностью бесплатная OBS Studio, но учитывайте, что заснять длинное видео с озвучкой с первого раза сложно. Лучше искать программу, где есть опции редактирования. Например, Bandicam стоимостью от $33,26 в год или Movavi Screen Recorder. Последняя дешевле.

Movavi Screen Recorder — наш фаворит

Мы выбрали этот сервис, поскольку он значительно дешевле. Что по функционалу:

• три режима захвата: полный экран, произвольная область или окно приложения;

• съемка с веб-камеры;

• подсветка курсора и отображение клавиш— зрителям видно, какую кнопку на клавиатуре ты нажимаешь;

• рисование поверх видео — можно взять карандаш и начертить схему;

• запись системных звуков и с подключенного микрофона, также доступен другой вариант — записать голос отдельно и наложить его на ролик;

• функция редактирования — можно вырезать лишние фрагменты и убрать звук.

Виджет приложения прячется сбоку и не мешает. Можно в любой момент включить запись или сделать снимок экрана с помощью горячих клавиш. Минус — в пробной версии программы появляется водяной знак.

Годовая лицензия стоит 1 790 рублей, бессрочная — 1 950 рублей. Также Screen Recorder входит в состав пакета Video Suite. Смонтировать ролик с музыкой и эффектами можно в видеоредакторе, а переформатировать AVI в MP4 или сжать файл — в конвертере.

Сервисы для создания скриншотов

На скриншоте легче показать, где коллега допустил ошибку или куда ему надо нажать. Поверх можно нарисовать схему или написать текст. Скрины делают все специалисты, так что такие сервисы нужны каждому.

Какие варианты есть на рынке

Бесплатные приложения практически идентичны, выбирайте любое: Lightshot, Скриншотер, ФотоСКРИН. Можно выделить важные части маркером, порисовать, добавить текст, заблюрить номер карты или фото. В платной версии программы ФотоСКРИН за 495 рублей доступна запись экрана с последующей обработкой. В Apowersoft Free Screen Capture накладывается водяной знак, а Joxi и Monosnap требуют регистрации.

Можно делать скриншоты с помощью комбинации Win + Shift + S или клавиши Print Screen, но их придется прикреплять файлами. Пересылать ссылки быстрее.

Скриншотер — наш фаворит

В Скриншотере есть карандаш, стрелки и прямоугольник — они помогут акцентировать внимание. Можно добавить текстовые подсказки и размыть закрытую информацию — сумму на счете или номер рекламной кампании.

Скриншот сохраняется на сервер, ПК или в буфер обмена. Первый способ удобнее, потому что ссылка скопируется автоматически. Останется зайти в чат, нажать Ctrl+V и отправить сообщение.

В настройках можно изменить горячие клавиши, сделать невидимым курсор, повысить качество картинки и выбрать формат экспорта (JPG, PNG). Отметим, что Скриншотер умеет снимать видео с экрана. В базовой версии запись прервется через 59 секунд. Но ролик нельзя обработать — он сразу загрузится на сервер.

Тариф ПРО за 999 рублей в год или 99 рублей в месяц особых привилегий не дает. Если вы пользуетесь AdBlock, то рекламы на страницах не будет в любом случае. Качество картинки на бесплатном тарифе хорошее.

Сервисы для организации удаленного доступа

Этот блок актуален для штатных сотрудников и руководителей, которые хотят «подстраховать» рабочие процессы в компании. Если на компьютере возникнет ошибка, сисадмин подключится к устройству и найдет причину сбоя.

Какие варианты есть на рынке

В мае 2022 с российского и белорусского рынка ушел TeamViewer. Лучшим аналогом считается AnyDesk — хорошо справляется с главной задачей и весит меньше, стоит от €14,90. Есть годный отечественный аналог — Ассистент. AnyDesk выходит дешевле и тарифы более гибкие.

AnyDesk — наш фаворит

Позволяет подключиться к другому ПК без подтверждения — требуется только ввести пароль. Обмен файлами происходит быстро, без потери качества. Работает на Linux, Windows, macOS, Android. Советуем посмотреть ролик на канале «Дневник Сисадмина». Автор подробно объясняет, как происходит подключение.

У AnyDesk есть три версии. Они различаются по количеству пользователей. Если администратор один, а устройств на удаленке два—три, платный тариф брать не нужно. Для компании до 100 человек подойдет тариф Solo за €12,90 в месяц. Самый дорогой тариф дает доступ к 1000 компьютерам. Бесплатная версия предназначена для частного использования.

Сервисы для хранения паролей

Забыть пароль от личного кабинета не страшно — его можно восстановить по номеру телефона или через почту. Другое дело, если аккаунтом пользуются несколько человек. Придется искать, чьи данные указаны на сайте, просить переслать код. Чтобы этого избежать, лучше завести универсальный менеджер паролей.

Какие варианты есть на рынке

Неплохая бесплатная версия у Enpass, но можно хранить только до 20 паролей и нельзя пользоваться приложением. У Keeper есть тарифы для малых и крупных предприятий.

Dashlane — наш фаворит

Более безопасными считаются ПО с двухфакторной аутентификацией. Dashlane, помимо этого, еще поддерживает Face ID и Touch ID, поэтому мы выбрали его. В этом сервисе есть программа на ПК, мобильное приложение, расширения для Chrome, Firefox, Safari, Edge, Internet Explorer. Сервис запоминает платежные данные и может заполнять формы для пополнения баланса, покупки билетов и т. п. Также он мониторит сеть на наличие угроз и присылает уведомления, если находит что-то подозрительное.

В тарифах за €5 и €8 можно добавлять неограниченное количество человек. 

Сервисы для хранения файлов

Кидать файлы в облачное хранилище — полезная привычка. Это ускоряет рабочие процессы в команде. Не надо ждать, пока вам отправят исходники проекта в личку — заходишь на диск и качаешь нужные объекты. И если полетит компьютер, данные останутся на месте.

Какие варианты есть на рынке

Объем хранилищ можно расширить за дополнительную плату. Если знаете, что 15 ГБ на Google Диске вам мало, изучите остальной функционал.

Dropbox стоит дороже других сервисов, но содержит больше опций.

Dropbox — наш фаворит

Это облачное хранилище надежно хранит материалы до тех пор, пока вы их не удалите. А если сделаете это случайно, данные можно восстановить в течение 30 дней.

В Dropbox интегрированы сервисы Microsoft и Google. Можно создавать документы, таблицы и презентации, записывать видео с экрана. В меню справа есть календарь событий — там отображаются действия пользователей. Можно отправить запрос коллеге, чтобы он загрузил файл на ваш диск в нужную папку. Доступ к самому диску для него останется закрыт.

В бесплатном (базовом) тарифе 2 ГБ свободного места. Благодаря журналу изменений можно вернуться к любой версии проекта за последние 30 дней, настроить резервное копирование. Dropbox разрешает создавать ссылки для просмотра и скачивания файлов. Если коллега оставил комментарии в документе, приходит оповещение.

Для фрилансеров подойдет тариф Plus за $9,99 в месяц. Лимит можно расширить до 2 ТБ. Если и этого мало, есть Professional с 3 ТБ за $16,58 в месяц. Здесь восстановление файлов возможно в течение 180 дней.

Сервисы для постановки задач

Если вы путаетесь в задачах, стоит завести планировщик. Он напомнит, что завтра дедлайн по статье, а через неделю надо сдавать текст для лендинга.

Некоторые сервисы рассчитаны на работу в команде. Если вы руководитель, то сможете распределить задачи по сотрудникам и отслеживать процесс.

Какие варианты есть на рынке

Одним из лучших считался сервис Trello, но в марте компания-разработчик приостановила продажи новых лицензий в РФ. Остались EverNote, Any.do. Стоимость месячной подписки — от 250 до 350 рублей. Microsoft To-Do полностью бесплатный.

Из российских продуктов есть Яндекс Трекер, Kaiten, «Битрикс24». Но функционал этих сервисов шире, чем у обычного планировщика, а стоимость дороже — от 1500 рублей в месяц. Для постановки задач мы юзаем «Мегаплан», а для личного использования нужно что-то подешевле.

Todoist — наш фаворит

Можно сидеть на сайте, установить расширение в браузер или скачать мобильную версию. Управлять задачами удобнее с компьютера, но приложение стоит установить ради оповещений.

Какие функции пригодятся:

1. Постановка задач себе или другому сотруднику. Их можно разбить на подзадачи. Есть фильтрация по приоритету и активности: добавленные, просроченные, обновленные и т. д. Можно записывать голосовые комментарии и прикреплять файлы с ПК.

   

2. Создание досок. Есть шаблоны для маркетологов, дизайнеров, разработчиков, писателей. В них прописаны основные этапы работы над проектом.

   

3. Статистика продуктивности. Можно задать количество целей на месяц и неделю, прогресс будет отображаться на графике. В режиме отпуска статистика не портится. Если будете выполнять задачи до дедлайна, приложение начислит очки кармы. Правда, никаких преимуществ они не дают — это просто средство мотивации.

   

Напоминания в бесплатном тарифе недоступны, но Todoist интегрируется с сервисами Google. Можно выгрузить дела в Google Календарь и настроить уведомления там.

Остальные различия версий есть на скрине ниже. В Бизнесе появляется админ, он может управлять платежами и проверять счета. Для личного использования и небольшого коллектива достаточно купить Pro.

Сервисы для повышения эффективности

Где прокрастинация, там и переработки. Если не успеваете сделать задачи вовремя, советуем изучить техники тайм-менеджмента и выбрать подходящую для себя. Одна из популярных — метод Pomodoro. 25 минут работаешь, 5 минут отдыхаешь. Это развивает самодисциплину.

Какие варианты есть на рынке

Можно завести таймер на телефоне, но его придется каждый раз переводить. Удобнее пользоваться приложениями: Pomodoro Timer Lite, Glan. Они бесплатные и мало отличаются по функционалу. Есть Focus To-Do, где помимо таймера есть планировщик, но он на английском и содержит встроенные покупки.

Pomodoro Timer — наш фаворит

Pomodoro Timer не съедает кучу памяти на устройстве, имеет симпатичное меню и отлично справляется с основной задачей — отсчетом времени. Что радует:

• количество помидоров до длинного перерыва ты назначаешь сам: можно установить ежедневную цель — например, совершить восемь заходов;

• длительность перерыва тоже выбираешь сам: в стандартных настройках короткая пауза составляет 5 минут, длинная — 15 минут;

• можно убрать автостарт: если на пост не хватило 2 минуты, быстренько дописываешь его без таймера, а потом уходишь на перерыв.

На компьютере можете воспользоваться сайтом Pomodoro Tracker. Нужно просто внести туда несколько дел, а сервис сам посчитает время. Можно поменять продолжительность перерывов и помидоров, громкость и сигнал оповещений, включить всплывающие окна.

Главное — всё это бесплатно.

Сервисы для корпоративных коммуникаций

Мы можем начинать работу в любое время с 8:00 до 11:00 и растягивать обед на 2 часа. Разрешается закончить дела пораньше и продолжить вечером или ночью. Это здорово для конкретного сотрудника, но может доставлять неудобства другим. Ответ на сообщение в «Мегаплане» иногда приходится ждать по полдня — оповещения на телефон не приходят. Потому мы создали общий чат, где можно найти нужного человека и постучаться к нему в личку. С уведомлениями там порядок.

Какие варианты есть на рынке

Все известные сервисы на месте, ими можно пользоваться бесплатно. Если загуглить в интернете корпоративные мессенджеры, поиск выдает и платные варианты — Dialog, Пачка, Express. Неплох VK Teams, но пользователи жалуются на медленную работу приложения.

Мы искали универсальный вариант и выбрали Telegram. В отличие от WhatsApp, VK, Viber, он есть у всех наших сотрудников.

Telegram — наш фаворит

Потому что:

• никому из коллег не придется его устанавливать — все уже пользуются мессенджером;

• сообщение можно редактировать после отправки;

• можно созваниваться и записывать голосовые — так быстрее, а в Премиуме вообще работает преобразование речи в текст;

• можно прикреплять фото, видео и документы весом до 2 ГБ;

• поддерживаются аудио- и видеозвонки;

• удобный поиск по файлам и словам в сообщении;

• доступно создание опросов;

• важные штуки можно сохранять в «Избранное» — некий аналог облачного хранилища;

• легко переключаться между рабочим и личным аккаунтом;

• есть забавные стикеры, можно создавать свои или добавлять из интернета.

Эти функции доступны в бесплатной версии. Сотрудники, которые оформили Премиум за 449 рублей в месяц, отмечают, что файлы загружаются в два раза быстрее, лимит по объему вырос до 4 ГБ. Исчезла реклама на каналах, появились анимированные аватары.

Без платных опций вполне можно обойтись — можно даже отправить файл весом 4 ГБ в обычной версии. Как? Лайфхак: загружаем его на диск и кидаем ссылку в чат.

Универсальное решение — Google Workspace

Сервисы Google бесплатные и могут заменить кучу программ. Главное преимущество — везде один аккаунт. Не нужно перебирать миллион паролей. На компьютере можно работать из браузера, на телефоне — из приложения.

В состав Google Workspace входит 18 сервисов. Мы используем всего 8:

1. Gmail — электронная почта. Позволяет создать списки для рассылок, запланировать отправку письма в определенное время. Хорошо различает спам и обычные сообщения, делит их на категории: соцсети, оповещения, форумы, промоакции. Письма от коллег можно выделить как важные.

2. Meet. Подойдет для организации видеозвонков. Встречи на двоих могут длиться до 24 часов, на трех и более — до часа. Для общения есть чат. Участники могут включить интерактивную доску для рисования, показать свой экран и устроить опрос.

3. Keep — приложение для заметок. Поддерживает создание списков, запись голоса, вставку картинок, рисование. Можно поставить напоминалку на время или место. Например, сделать скриншоты для статьи, когда приедете в офис.

4. Календарь. Поможет выстроить расписание. В ячейки можно добавлять события и задачи с дедлайном.

5. Диск — облачная платформа для хранения файлов. Бесплатно дается 15 ГБ. Размер можно увеличить до 100 ГБ (139 рублей в месяц) или 2 ТБ (699 рублей в месяц).

6. Документы. Статьи останутся в целости, даже если выключится компьютер — изменения сохраняются автоматически. Документы удобно проверять: нужно открыть доступ на редактирование и скинуть ссылку. Если коллега оставит комментарии, вам придет уведомление.

7. Таблицы — полноценная альтернатива Microsoft Excel. В галерее шаблонов есть форма для расчета месячного бюджета, отчет о расходах, планировщик, ежедневник и др.

8. Формы. Сервис предназначен для создания опросов и проведения голосований. К вопросам можно прикреплять картинки и видео с YouTube.

Подводим итоги

Внутренние коммуникации играют огромную роль. На удаленке с этим беда — сотрудники могут находиться в разных странах и часовых поясах. Наладить связь помогут сервисы для видеозвонков и мессенджеры. Также советуем освоить Google Workspace и выбрать облачное хранилище. Обмениваться ссылками быстрее, чем загружать файлы.

Если существует проблема с концентрацией, установите Pomodoro Timer. Нужно отчитаться перед руководством — идите на сайт Prezi. Наладить дисциплину в команде помогут Todoist и ОфисМЕТРИКА. Некоторые программы также пригодятся для личного использования. Например, Скриншотер или Google Keep.