Пересмотр зарплат в агентстве: как организовать процесс, чтобы он устроил обе стороны

Вопрос денег часто встает ребром: 4 из 10 сотрудников увольняются именно из-за низкой зарплаты. Низкий доход входит в топ-3 причин увольнения наравне с отсутствием развития и выгоранием.

Как создать внятный, прозрачный, единый процесс по пересмотру зарплат сотрудников?

1. Сформулируйте цели всех участников пересмотра зарплат и найдите точки их пересечения

2. Продумайте все этапы процесса

3. Пропишите и утвердите регламенты

4. Проведите встречу на всю компанию и расскажите, как теперь будет организован процесс пересмотра ЗП

Сформулируйте цели всех участников пересмотра зарплат и найдите точки их пересечения

Какими могут быть цели:

И агентство, и сотрудник могут преследовать сразу несколько целей. Задача — продумать и организовать процесс так, чтобы обе стороны смогли достигнуть нужного им результата.

Когда сформулируете цели каждой стороны, подумайте, что их связывает между собой и как вы можете эту связь использовать. Точки пересечения ваших целей и станут основой для проработки процесса пересмотра зарплаты. Разберем на двух примерах.

Ситуация 1. В основе — увеличение зарплаты. Вы как агентство хотите понять, насколько эффективно работают ваши сотрудники, а они хотят увеличить свой оклад. В таком случае при планировании процесса пересмотра зарплаты вы можете отталкиваться от точки пересечения ваших целей: оценить эффективность сотрудников, чтобы увеличить их оклад.

Ситуация 2. В основе — рост в должности. Ваш сотрудник хочет вырасти вертикально и увеличить доход. Работает он хорошо, вы заинтересованы в том, чтобы он остался, но свободных должностей в компании сейчас нет. Ваша цель — удержать его. В таком случае в основу процесса может лечь оценка эффективности работы сотрудника и его вклада в развитие компании ради того, чтобы предложить ему рост. Например, вы можете повысить ему грейд (не то же самое, что должность, но тоже рост), прибавить ЗП, а также предложить ему взять на себя работу над интересным проектом и нанять в помощь джуна, который снимет с него львиную долю операционки.

Анна Дупак HR-менеджер в eLama

У нас в компании есть отдельный процесс, который называется Performance Review. Каждый сотрудник проходит его 1–2 раза в год.

Цель этого процесса — оценить результаты работы сотрудника за прошедший период и поставить цели на развитие. И именно по итогам такой оценки мы можем пересмотреть условия работы сотрудников, в том числе финансовые.

Совет

Для удобства коммуникации с сотрудниками придумайте свое название для процесса, в рамках которого вы пересматриваете зарплаты.

Продумайте все этапы процесса

Пропишите, какие действия и в какой последовательности нужно сделать сотрудникам и агентству, когда дело доходит до пересмотра зарплаты:

• как запустить процесс;

• с чего начать;

• кого из людей задействовать;

• к кому в какой последовательности идти;

• какие данные/отчеты подготовить и за какой срок.

Возможно, чтобы оценить эффективность работы сотрудника, вам нужно будет собрать обратную связь от коллег, посмотреть квартальные отчеты по KPI и пообщаться с клиентами. Все эти процессы обязательно нужно зафиксировать в отдельном документе (пока можно просто набросать идеи, сделать черновик). С этим файлом мы продолжим работать на следующих этапах.

Анна Дупак HR-менеджер в eLama

На данный момент процесс Performance Review выглядит следующим образом:

1. Сотрудник и его руководитель заполняют специальную анкету, в которой оценивают результаты работы за прошедший период: какие задачи и проекты были в работе, чего удалось достичь, а чего нет. Стараемся не только упоминать успехи, но и говорить об ошибках и провалах.

2. Затем сотрудник, его руководитель и кто-то из команды HR проводят встречу, в рамках которой:
   - обсуждают то, о чем сотрудник и тимлид упомянули в анкете, проговаривают причины неудач и то, как избежать подобного в будущем;
   - оценивают, насколько удалось реализовать цели по развитию, которые ставились во время прошлого Performance Review;
   - строят планы на развитие в следующем периоде (квартал, год): тут могут фиксироваться как предстоящие цели/проекты, так и направления профессионального развития сотрудника (какие компетенции стоит прокачать, какие обучения пройти, какие инструменты освоить).

3. По итогам встречи мы составляем для сотрудника ИПР (индивидуальный план развития) и пересматриваем его условия труда. При необходимости встречаемся еще раз, чтобы синхронизироваться по целям на следующий период.

Пропишите и утвердите регламенты

Вернитесь к файлу, в котором вы описали все этапы пересмотра зарплаты, и превратите его в регламент:

1. Определите регулярность пересмотра зарплаты: например, каждый сотрудник обязательно проходит эту процедуру раз в год, в исключительных обстоятельствах — чаще. Опишите, какие обстоятельства вы считаете исключительными.

2. Добавьте четкие инструкции к каждому этапу: какие документы заполнить, кому отправить, что сделать, чтобы запустить процесс пересмотра, и пр.

3. Пропишите требования к сотрудникам: кто и когда может претендовать на пересмотр, на каких позициях, сколько времени нужно проработать в компании для этого и пр.

4. Укажите четкие критерии для оценки эффективности работы. Возможно, для этого придется сформировать результаты каждой должности и оценивать эффективность по выполнению каждого из требований. Или можно сформулировать Х критериев для оценки эффективности работы любого сотрудника и увеличить зарплату тем, кто этим критериям соответствует: например, выполняет квартальные KPI, не опаздывает на работу, не срывает сроки и пр.
   
   Причем увеличивать оклад можно пропорционально тому, какому объему требований отвечает сотрудник: например, +15% от оклада тем, кто отвечает всем критериям, +10% — тем, кто отвечает 75% критериев, +5% — тем, кто отвечает 50–75% критериев.

Когда все регламенты будут готовы, расшарьте доступ на всех сотрудников. Важно, чтобы каждый из них в любой момент мог зайти в этот документ и прочитать, что и когда ему нужно сделать, чтобы повысить свой оклад.

Анна Дупак HR-менеджер в eLama

У нас есть два окна, в которые мы запускаем Performance Review: осеннее и весеннее. Каждый сотрудник минимум раз в год автоматически попадает под оценку после того, как год отработает в компании. Просто выбирается ближайший период к моменту, когда этот год пройдет.

Как принимается решение о пересмотре. Основной фактор, который играет роль в принятии решения о пересмотре зарплаты — результаты работы сотрудника и его достижения, так как именно это является его основным вкладом в развитие бизнеса. То есть логическая цепочка такая: чем эффективнее работает сотрудник, тем успешнее бизнес — чем успешнее бизнес, тем больше прибыль компании — чем больше прибыль, тем больше может зарабатывать сотрудник.

В первую очередь нам важно, чтобы сотрудник стабильно, качественно и в срок выполнял свои основные обязанности — это показатель того, что человек находится на своем месте. Если где-то находим проблемные зоны, берем их себе на заметку: вместе с сотрудником и его руководителем разрабатываем план развития, который поможет прокачать недостающие навыки. Иногда наоборот: в процессе оценки понимаем, что сотрудник уже перерос текущую роль. Тогда обсуждаем возможности его профессионального и карьерного развития в компании.

Помимо результатов работы, обращаем внимание на дополнительные факторы: инициативность сотрудников, их готовность вовлекаться в проекты смежных подразделений и помогать коллегам, стремление учиться, расти и развиваться и т. д.

И, конечно, оцениваем компетенции сотрудников и их соответствие корпоративной культуре. Но тут важно отметить, что оценка компетенций не имеет прямой связи с пересмотром зарплаты. В первую очередь она нам нужна для понимания того, на что стоит обратить внимание при разработке планов обучения и развития для сотрудников. В eLama мы регулярно организуем для сотрудников обучения и тренинги, поэтому нам важно понимать, какие темы наиболее актуальны для ребят в данный момент.

Хотите работать со специалистами на аутсорсе? Приходите на биржу eLama

Подберем исполнителя на нужную услугу с гарантированным результатом

Узнать больше о бирже eLama

Проведите встречу на всю компанию и расскажите, как теперь будет организован процесс пересмотра ЗП

Прежде чем назначать дату и время встречи, проведите брейншторм внутри команды, с которой вы работали над регламентами, и сгенерируйте максимум вопросов, которые вам могут задать сотрудники. Затем продумайте ответы на каждый из них, особенно — на самые каверзные. Во-первых, приятно быть подготовленным ко всему. Во-вторых, сможете обнаружить нестыковки, которые стоит доработать, прежде чем выкатывать новый процесс.

На встрече расскажите:

• почему вы решили создать/изменить централизованный процесс по пересмотру ЗП сотрудников;

• что именно ждет каждого сотрудника — тут надо простыми словами пройтись по регламентам и объяснить, что, как и почему теперь надо делать;

• покажите на примере, как это будет происходить — это лучший способ донести новую информацию;

• расскажите, кому и где можно задать любые вопросы о процессах, кто их курирует;

• ответьте на возникшие вопросы.

Анна Дупак HR-менеджер в eLama

Важно провести несколько презентаций нового процесса. Мы сначала проводим отдельную встречу для всех сотрудников, потом — отдельную для руководителей, так как с их стороны процесс отличается: им необходимо понимать, как оценивать сотрудников и как работать с бюджетами на пересмотры.

Чтобы встречи проходили эффективно, рассказываем не только про сам процесс, но и про:

• цели: зачем вообще нужен процесс Performance Review для руководителей и сотрудников, как он может помочь, в чем его польза;

• последствия: что ждет сотрудников по итогам Performance Review.

Общая презентация для всех членов команды нужна, чтобы:

1. Напомнить/рассказать про процесс в целом. Так сотрудники будут понимать, чего им ждать: у ребят будет меньше вопросов в процессе, и всё пройдет более быстро и гладко.

2. Снизить неопределенность и тревожность сотрудников, ведь процесс, особенно если он новый, может напугать. Чем больше мы расскажем на общей встрече, тем меньше неопределенности останется, и всё пройдет гораздо спокойнее. Например, мы проговариваем, что цель Performance Review — обсудить итоги работы и понять направления развития, и что сотрудникам не грозит увольнение и другие неприятные последствия.

Остались вопросы? Задавайте их в комментариях — обсудим!

Что почитать по теме

• 10 неудобных вопросов, которые нужно задать работодателю, прежде чем принять оффер

• 10 способов закрыть вакансию в digital-агентстве