6 инструментов для тайм-менеджмента: ИИ-помощники и не только

Тайм-менеджмент помогает:

• сотрудникам — успешно справляться с рабочими задачами и поддерживать качество жизни: бороться со стрессом, соблюдать work-life balance;

• бизнесу — эффективно использовать рабочие ресурсы, повышать производительность и прибыль.

Помимо блокнота и ручки для тайм-менеджмента часто используют таск-трекеры и календари. Но есть и другие инструменты, о которых вы, возможно, раньше не задумывались:

• Встроенные возможности гаджетов

• ИИ-помощники

• Систематизаторы информации на базе ИИ

• Онлайн-доски для совместной работы

• Геймификация тайм-менеджмента

• Трекеры привычек

Встроенные возможности гаджетов

Начнем с простого: многое уже придумали разработчики наших смартфонов и планшетов. Достаточно зайти в настройки своего мобильного устройства и оптимизировать их под рабочий режим.

В зависимости от модели гаджета вам могут быть доступны:

• ограничения приложений по времени — актуально для социальных сетей и видеохостингов, которые отвлекают и затягивают;

• напоминания об экранном времени, которые сигнализируют, что вы надолго отвлеклись на телефон;

• режим концентрации внимания, который блокирует оповещения из выбранных приложений;

• голосовые помощники, чтобы быстро записывать планы в календарь и ставить задачи.

Теперь перейдем к сторонним инструментам для тайм-менеджмента.

ИИ-помощники

ИИ-сервисы помогут не просто составить план задач на день, но и разгрузить его: найти необходимую информацию, запланировать события в календаре, выделить ключевые моменты совещания и пр.

Если обращаться к помощнику регулярно, система обучится и станет настоящим вторым пилотом.

Такие системы экономят ваш ресурс, позволяют сосредоточиться на важных задачах, а в это время берут на себя:

• расшифровку и транскрибацию онлайн-встреч, на которых вы присутствовали;

• поиск нужной информации;

• выделение ключевых моментов обсуждения в рабочих переписках.

ИИ-помощники могут быть встроены в сервисы для встреч и корпоративные мессенджеры. Проверьте, может, ваша компания уже использует один из них?

Пользоваться ИИ-помощниками можно как на постоянной основе, чтобы быть в курсе разноплановых проектов команды, так и после долгого отсутствия. ИИ поможет собрать информацию и быстрее вернуться в строй после больничного или отпуска, перенять дела от коллег.

Популярные сервисы: ChatGPT, DeepSeek, встроенный ИИ-ассистент в МТС Линк и другие чат-боты.

Кстати, по теме:

• Как пользоваться ChatGPT в России без костылей — элементарный способ

• «Наравне с OpenAI»: Обзор нейросети DeepSeek

• ChatGPT, DeepSeek, Grok, Gemini доступны на русском бесплатно. Внедряем?

Систематизаторы информации на базе ИИ

Такое решение подойдет для тайм-менеджмента в компаниях. Объединить и систематизировать данные и знания всего коллектива можно на одной площадке. Для этого:

1. Подключите к ИИ-помощнику все документы.

2. Предоставьте доступ сотрудникам.

3. Система сама будет анализировать данные и находить ответы на запросы. Больше не потребуется искать информацию вручную и тратить на это много времени.

ИИ-систематизаторы помогают малому и крупному бизнесу:

• обучать сотрудников новым функциям;

• находить решение на основе прошлого опыта;

• резюмировать данные по сложным темам;

• создавать актуальную базу знаний для компании.

Популярные сервисы: Guru, Систематизаторы, Klutch — поисковые системы для организации корпоративных знаний. Они помогают объединить и систематизировать рабочие документы и регламенты, а также создать собственную библиотеку знаний от сотрудников.

Кстати, по теме:

«Использование нейросетей сэкономило 300% моего рабочего времени» — как добиться такого эффекта?

Онлайн-доски для совместной работы

Интерактивная онлайн-доска — это еще один инструмент для бизнеса, который помогает членам команд совместно реализовывать проекты:

1. Отслеживать прогресс по ним.

2. Делиться информаций в режиме реального времени.

3. Повышать эффективность обучения, сессий по дизайн-мышлению, мозговых штурмов и agile-мероприятий.

Команда может работать с онлайн-доской как синхронно, так и асинхронно. Этот инструмент позволяет:

• визуализировать идеи и проекты, в том числе с помощью схем, диаграмм, таблиц, стикеров и виджетов;

• создавать, редактировать и комментировать карточки с задачами и списки дел;

• использовать удобные шаблоны для распространенных рабочих сценариев;

• визуализировать организационную структуру компании или строить другие блок-схемы.

Онлайн-доска способна улучшить тайм-менеджмент всей команды, особенно если объединить ее с другими сервисами. Переключение между программами сведется к минимуму, хранение и использование данных станет централизованным. В итоге коммуникации между сотрудниками станут быстрее и эффективнее. Подобная интеграция — это проявление мирового тренда на UCaaS (Unified Communications as a Service — с англ. «унифицированные коммуникации как услуга»).

Популярные сервисы: Miro, Доски от МТС Линк, FigJam — интерактивные доски с возможностью создавать планы проектов, делиться ими с командой, вносить комментарии и корректировки в режиме реального времени.

Геймификация тайм-менеджмента

Геймификация все чаще применяется в тайм-менеджменте — игровые механики делают процесс управления временем комфортным и мотивирующим. Можно использовать разные варианты геймификации:

1. Система наград и очков по методу Pomodoro. Определите задачу, поставьте таймер на 25 минут и работайте, не отвлекаясь. По истечении времени сделайте перерыв на пять минут, даже если задача не завершена.

   Важно: перерыв не на гаджеты или почту! Можно сделать разминку или зарядку для глаз.

   После этого возвращайтесь к недоделанной задаче или приступайте к новой. За каждую завершенную задачу начисляйте себе одну «помидорку». Заработали четыре «помидорки» — сделали длинный перерыв 15–20 минут. Фиксируйте ежедневное количество заработанных «помидорок», чтобы видеть прогресс.

2. Квесты. Разделите большую задачу на серию маленьких, чтобы пользователь, решая ее, условно выполнял квест.
   Например, в рамках квеста нужно создать лендинг для спецпроекта. Первым заданием станет сбор и анализ аудитории. Только после выполнения этого этапа квеста можно перейти к следующему — прототипирование. За выполнение каждого шага пользователь получает бонусы и прокачивает свои навыки.

3. Система уровней. Выстройте такой подход для сотрудников, чтобы они могли видеть прогресс и у них появилась мотивация переходить на новые уровни, зарабатывать достижения.
   Пример системы уровней в ходе реализации проекта:

• уровень «новичок» предполагает базовые задачи, например, сбор и систематизацию данных;

• уровень «продвинутый» предполагает более глубокое погружение в проблематику, аналитику и составление рекомендаций;

• уровень «мастер» может включать планирование, разработку или другие стратегические задачи.

Популярные сервисы: Пряники, КвизЛаб — платформы с элементами геймификации для тайм-менеджмента в области HR.

Трекеры привычек

Соблюдать тайм-менеджмент помогает здоровый work-life balance. Составляйте большой список дел на день и чередуйте в нем рабочие и личные задачи. На рабочие выделяйте больше времени, на приятные привычки — меньше, чтобы не уйти в них с головой.

Благодаря такому подходу вы сможете:

• снизить риски выгорания;

• избавиться от вредных привычек: перерабатывать по ночам или отказываться от обеда в пользу отчета;

• улучшить концентрацию на конкретной задаче и научиться выполнять ее в строго отведенное время;

• распределять время и объективно оценивать объем задания.

Популярные сервисы:

1. Habit — помогает отслеживать полезные привычки, записывая их. С помощью приложения можно прокачивать как личные, так и профессиональные навыки.

2. ЛидерТаск — объединяет трекер привычек и канбан-доску. Сервис дает возможность визуализировать цель, составить ежедневный план ее достижения и отслеживать статистику.

В зависимости от сервиса пользователям могут быть доступны и другие опции, например, информативные диаграммы для отслеживания прогресса, встроенные и персонализированные списки, пуши и уведомления.

Используя один—два приложения из этой подборки, можно делегировать часть рутинных задач технологиям. А это поможет оптимизировать рабочие часы, сохранить work-life balance и найти в своем графике время на отдых.