UnionCreated using FigmalectureCreated using Figma
new

Telegram-канал про digital с полезными материалами, новостями и мемами СЮЮДААААААААА!

9680 https://ppc.world/uploads/images/94/ca/68517bc0a4c64-Oblozhki-dlya-statei-yanvar.jpg 2025-06-18 Процессы ppc.world 160 31

Как организовать конференцию и выставку — интервью с гендиректором Tech Week

Tech Week — крупнейшая конференция про искусственный интеллект и технологии в бизнесе. В этом году событие прошло в 13-й раз, собрало 250 спикеров и 3600 участников. ppc.world — в их числе. Как это было, мы подробно рассказывали в новостях. А теперь поговорим с генеральным директором Tech Week о том, как и зачем организовывать такое событие.

Ещё больше полезных статей и свежих новостей в нашем Telegram-канале
Telegram Подписаться

Генеральный директор конференции Tech Week

Елена Алончикова, вице-президент корпорации «Синергия»

как правильно подготовиться к выставке и конференции

Мы обсудили:

Рассказывает Елена Алончикова.

Какая команда организует конференцию

Сейчас над конференцией Tech Week трудится порядка 25 человек:

  • отдел контента;

  • отдел маркетинга;

  • отдел сервиса;

  • отдел выставки;

  • отдел продаж.

Это не очень много. Раньше нас было 38. Мы немножко подужались, потому что сейчас, мне кажется, весь бизнес пытается оптимизироваться.

Как правильно организовать конференцию

Здесь нужно начать, наверное, с того, зачем вы организовываете конференцию? Какую вы ставите перед собой бизнес-задачу? Цели могут быть разные: например, решение государственных задач или продвижение своих бизнес-интересов. Или популяризация, например, технологий: как в конференциях Ozon, Альфа-Банка, Сбера.

Другой вариант: конференция как бизнес — тип конференций, к которым относится наша. Это совершенно другая история. Здесь вы ставите ключевой задачей монетизацию. А значит, отталкиваетесь не от персональной бизнес-задачи, как это, например, делает Сбер или Альфа-Банк.

Вы идете от цели рынка. Потому что важно, чтобы к вам пришли люди, и им было интересно.

И здесь работа строится в несколько этапов.

Этап

Задача

Зачем

1

Понять, кто ваша целевая аудитория.

Этот этап решает практически 50% вашего успеха — если вы поймете, что и для кого

Понять, какие запросы у рынка.

2

Выбрать формат, в котором вашей аудитории будет полезно получать информацию: мастер-классы, тренинги, форум, лагерь и пр.

Аудитории должно быть понятно, что она получит от этой конференции и будет ли ей удобно

3

Найти подходящее место для проведения конференции — то, которое притягивает вашу аудиторию

Аудитории должно быть понятно, почему она должна прийти именно сюда

Если говорить о формате и месте, то хороший пример — это сочинский гастрофест Gastreet, который проходит в формате open-air. Почему? Потому что это ниша HoReCa — ей привычен формат фестиваля. Такой формат доносит тренды: что меняется в рынке HoReCa.

Мы — бизнесовая конференция, посвященная B2B. У нас одни предприниматели и корпорации находят других предпринимателей и корпорации. Из-за этого мы сейчас с вами разговариваем в классическом, понятном месте для предпринимателей — кластере «Ломоносов». Раньше мы проводили конференцию в фонде «Сколково» — тоже понятная площадка для предпринимателей. Что касается формата, то мы доносим до аудитории, что она получит:

  1. Новые знания с динамично развивающегося рынка — те, которые не всегда можно получить в рамках допобучения или курса.

  2. Контакты, нетворкинг — это может по-разному звучать: кто-то формулирует как «искать клиентов», кто-то — как «новые знакомства» и т. д.

Допустим, вы понимаете, что ваша аудитория пришла за полезными контактами. Вам нужно подумать, в каком формате она может получить их как можно больше? Отсюда рождаются решения, например:

  • speed networking — общение со спикерами и участниками конференции в формате быстрых свиданий;

  • день обучения с возможностью диалога с экспертами.

Как найти спикера на мероприятие

Четвертый этап организации конференции — поиск спикеров. И здесь тоже нужно отталкиваться от целей аудитории.

Цель: получение знаний

Это как раз вариант Tech Week. Цель нашей аудитории: получить информацию, знания, контакты. И поэтому:

Медийность спикера играет не такую большую роль.

То есть аудитория приходит за конкретной темой. Допустим, «Интеграция искусственного интеллекта и дополнительные решения в сельском хозяйстве. Как небольшой компании получить новые практики». В этом случае слушателю глубоко всё равно, кто конкретно будет ему это рассказывать, главное — кейс и компетенция этого спикера.

Как искать таких спикеров? В несколько этапов:

  1. Составить список вопросов, которые важно и интересно послушать нашей аудитории в каждой из этих тематик.

  2. Провести большой ресерч. Найти компании или конкретные бизнесы, которые внедряют эту историю к себе.

  3. Встретиться со спикером и продумать его выступление: как он может рассказать о практике так, чтобы ее могли воплотить в жизнь другие.

То есть мы в первую очередь ищем не людей, мы ищем саму практику, о которой впоследствии будет рассказывать конкретный человек.

Конечно, мы приглашаем кого-то, кто нам интересен как личность, и таких очень много. Но, повторюсь, в первую очередь нам важно найти крутую практику.

А занимается этой работой контент-менеджер — человек, который работает с информацией.

Цель: мотивация

Такие конференции я делаю в рамках второго трека своего бизнеса. В корпорации «Синергия» у нас конференции больше похожи, если примитизировать, на концертные форматы. Цель их аудитории: услышать про опыт конкретного спикера, персонажа. Например, Ричарда Гира. Причем не для того, чтобы получить свое новое знание, а скорее вдохновение.

Например, мой коллега делал недавно конференцию Megacampus Summit Dubai, мы ему активно помогали. Аудитория — бизнес. Первое, что она выносит из конференции — эмоции, вдохновение. И поэтому там, например, выступал Люк Бессон. И цель аудитории, конечно, не понять, как снимать кино. Вдохновиться.

Это другой формат, который тоже имеет право на жизнь.

Просто нужно понимать, какие задачи аудитории ты решаешь.

Как искать таких спикеров? Это отдельная интересная задача:

  1. Мы изучаем, кого хочет увидеть наша аудитория — конкретных персонажей.

  2. Мы начинаем складывать юнит-экономику с учетом того, сколько людей хотят услышать условного Кейси Найстета.

А занимается этой работой спикер-менеджер — человек, который работает со спикером.

Теперь — к выставке. Как организовать и провести выставку

У нас есть выставки в рамках Tech Week и в рамках других наших конференций. Потому что юнит-экономика любых проектов не схлопывается только на билетах.

Если даже вы делаете фестиваль, вы никогда не заработаете только на билетах.

Вы должны понимать, что рекламные поверхности и стенды, которые вы продаете, будут в любом случае заложены в вашу смету. Стенды — это спонсоры. Поэтому конференция практически никогда не может существовать без выставки — это часть вашего заработка.

Так как организовать выставку? В нашем случае все силы уходят на то, чтобы:

  1. Собрать правильных резидентов выставки. Чтобы люди, которые пришли выставиться, были потенциально интересны друг другу. Потому что сюда приходят для того, чтобы познакомиться.

  2. Собрать аудиторию, которая будет потреблять то, что будет выставляться на этих стендах. Это как в бизнес-миссиях: ты должен найти предпринимателей, которые готовы что-то закупить у этих поставщиков, чтобы они были потенциально друг другу интересны, их было нужное количество и так далее.

К простому: как назвать конференцию

У вас должен быть узнаваемый и понятный нейминг — он должен хорошо считываться. Показатель того, что наши названия удачны, в том, что их иногда пытаются схантить: называют либо треки нашим названием, иначе интерпретируют.

Потому что, мне кажется, у нас емкое и правильное название.

Если говорить предметно о том, как можно назвать конференцию, то название должно:

  1. Быть коротким. У меня есть коллеги из органов исполнительной власти, которые организовывают мероприятия и называют их в четыре строки. Это хорошо для официального письма, но для маркетинга это будет тяжело.

  2. Содержать ключевое слово. Если ключевое слово, отражающее смысл вашей конференции, будет в вашем названии, то вы будете хорошо таргетироваться и хорошо искаться во всех поисковиках.

    Если вы делаете, например, конференцию по искусственному интеллекту, назовите ее AI Conf. Если вы говорите про женщин, назовите Woman Conf, Woman Forum, Women Day и так далее.

  3. Быть непохожим на названия других конференций. Потому что вы потом будете поджирать друг у друга трафик. Подумайте о названии: про что вы? Про экологию, про биохакинг и пр.? И уже от этого слова пытаетесь сформулировать какое-то яркое, звездное короткое название.

  4. Быть адаптированным к своей нише. Речь идет про выбор языка. Tech Week хорошо звучит по-английски, потому что мы про технологии. Если вы будете делать конференцию в области искусственного интеллекта, инноваций в медицине, или робототехники, то я бы, конечно, рекомендовала вам использовать англицизмы — это логически считывается.

    Если вы будете делать конференцию, связанную с духовными практиками, конференцию просто про бизнес, гендерную или детскую, я бы использовала русский язык.

Как выступать на конференции? Как сделать доклад и презентацию на конференцию — советы спикерам

О, это вообще мой конек. Я долгие годы давала лекции, как выступать публично, как готовиться к публичному выступлению. Я уже немного выросла из этого, но тем не менее рассказываю.

Первое: определите, для кого вы выступаете

В первую очередь нужно понять, к какой аудитории вы идете. Бывают большие факапы, когда человек не понимает, кто будет сидеть перед ним в зале. Если, например, перед вами сидят предприниматели, значит, вы должны решать именно их задачи.

Первое, что нужно записать на листочке при подготовке к выступлению: вашу ЦА.

Второе: сформулируйте ключевую цель выступления

Вариантов может быть множество:

  • продать продукт;

  • привлечь новых подписчиков;

  • увеличить аудиторию;

  • донести какую-то мысль и пр.

Вот это вы должны записать вторым на листочке после целевой аудитории.

Третье: определите, что именно ваша аудитория должна вынести после выступления

Часто мы хотим рассказать все свои знания и опыт за 40 минут. Это невозможно. Ваша ключевая задача — донести главный тезис и раскрыть его тремя—четырьмя аргументами.

Теперь запишите на листочке главный тезис, который вы хотите донести.

Четвертое: выделите аргументы, подтверждающие тезис

Вы должны найти три−пять основных аргументов. Сформулируйте их — они будут хребтом вашего выступления.

Запишите аргументы.

Пятое: разработайте понятную структуру выступления

В структуре вашего выступления должны быть следующие элементы:

  1. Начало, в котором вы должны каким-то образом захватить внимание аудитории. Если вы начнете занудно бубнить с первой же фразы, скорее всего, вы не заинтересуете аудиторию. Подумайте, каким образом вы можете ее зацепить:

    1. болевым вопросом;

    2. яркой фразой;

    3. интересным тезисом и пр.

  2. Тезис. Сразу после вступления не нужно тянуть, нужно озвучить ваш основной тезис — что ключевое вы хотите донести до аудитории.

  3. Аргументы. Подтвердите тезис тремя—четырьмя аргументами.

  4. Вывод. Здесь повторите еще раз тезис. Мозг воспринимает только часть информации, поэтому, если вы в самом начале и в самом конце произнесете одну и ту же фразу, тогда, возможно, аудитория ее запомнит.

  5. Итоги. Спросите, какие выводы слушатели сделали или узнайте, что для них еще важно обсудить в рамках этой темы.

Шестое: сделайте заготовки для общения с аудиторией

Не забывайте, пожалуйста, общаться с вашей аудиторией во время выступления. Для этого подготовьте:

  1. Вопросы, можно и компрометирующие — для того, чтобы слушатели что-то запомнили.

  2. Шутки. Не обязательно использовать юмор в выступлении, но при желании шутки и сторителлинг можно подготовить.

  3. Реакции на случай, если вдруг что-то пойдет не так. Например, вам зададут токсичные вопросы из зала, сломается кликер, перестанут переключаться слайды и пр. На этот случай тоже подойдут шутки и сторителлинг.

Есть канонический пример, когда перестал переключаться кликер у Стива Джобса. Он сказал что-то вроде того: «Я представляю, какая паника и какой сейчас конец света происходит за кулисами. Давайте мы дадим им время, чтобы они не сошли с ума».

Любая импровизация — это хорошо подготовленная импровизация.

Седьмое: подготовьте свой образ

Вы не должны сильно отличаться от аудитории даже визуально. Допустим, в зале будет очень много стартаперов. Если вы придете в костюме и сорочке, которая будет застегнута на все пуговицы, вы будете считываться как чужой: как какой-то злой дядя, которого они не понимают. Если вы выступаете перед стартаперами, наденьте белую майку, синие джинсы и т. д.

Восьмое: будьте готовы общаться с аудиторией после выступления

Пообщайтесь с залом, ответьте на его вопросы, может быть, кому-то дайте свой Telegram-канал. Не говорите, что вы бежите и у вас ни минуты свободной нет — тем самым вы обесцените всё, что вы сделали до этого.

Помните о цели, с которой вы приехали на конференцию: продать услуги вашей компании, найти нового клиента, зарекомендовать себя на рынке и пр.

Напоследок оставим немногое из того, что мы вынесли из докладов на Tech Week:

Последние комментарии

Ваша реклама на ppc.world

от 10 000 ₽ в неделю

Узнать подробнее

Лучшие статьи за месяц

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: