Top.Mail.Ru
UnionCreated using FigmalectureCreated using Figma

Телеграм-канал для олдов интернет-маркетинга: мемы и анонсы материалов от ppс.world Присоединяйся!

8996 https://ppc.world/uploads/images/14/b8/656ddc7b07018-2.jpg 2023-12-01 Процессы ppc.world 160 31

Как эффективно управлять удаленной командой: 9 советов

На время пандемии удаленка стала вынужденной мерой. Сейчас, спустя несколько лет многие компании выбирают такой формат добровольно — так часто удобнее и сотрудникам, и руководству. Но несмотря на все плюсы, в режиме хоум-офис есть свои минусы — Федор Чернов, руководитель отдела развития компании Compass, рассказывает, какие методы и правила помогут обойти эти минусы.

Ещё больше полезных статей и смешных мемов в нашем Telegram-канале
Telegram Подписаться

Плюсы удаленной работы понятны — компании могут нанимать специалистов из любой точки мира и экономить на аренде офиса, а у команды есть возможность организовать себе комфортные условия для работы, не тратить время и деньги на дорогу до офиса и не отвлекаться на посторонний шум.

Но дистанционный формат будет эффективен, только если его грамотно организовать. Если не продумать систему управления командой, коммуникация станет хаотичной — в такой системе сотрудники не смогут передавать информацию друг другу и ставить задачи оперативно. В результате руководитель тратит больше времени на микроменеджмент и рискует репутацией компании из-за сорванных дедлайнов.

Есть две глобальные проблемы, которые часто приводят к такому результату:

  1. Отсутствие полноценного контроля. В офисе соблазнов отвлекаться на посторонние вещи меньше, чем дома. Удаленному руководителю остается лишь надеяться, что сотрудник действительно занят работой, а не лежит на диване и листает соцсети.

  2. Информационный шум. Это все, что не имеет отношения к работе, но забирает внимание сотрудника. Обычно такое случается, когда рабочая коммуникация ведется в обычных мессенджерах, например в Telegram или Whatsapp. Рабочие чаты перемешаны с новостными и развлекательными каналами, сообщениями от друзей и семьи. Внимание сотрудника рассеивается, и на поиск рабочей информации уходит больше времени.

Чтобы удаленная работа была эффективна, важно обеспечить команде такие условия:

  • возможность спокойно концентрироваться на задачах, не отвлекаясь на посторонние факторы;

  • быстрый обмен информацией и документами;

  • понимание своей роли в команде и периметра ответственности;

  • возможность удаленного контроля сотрудников.

Важно выстроить грамотную коммуникацию, в которой всем будет комфортно работать. Перечислим несколько правил, которые в этом помогут:

Ставьте сотрудникам понятные задачи

В удаленных командах руководитель находится не в шаговой доступности от команды, он не может быстро ответить на вопрос или подсказать, как лучше сделать задачу. Он также не может быть на связи ежеминутно, чтобы помочь сотруднику понять какой-то отдельный процесс.

Задачи в этом случае обычно ставят, написав сотруднику в мессенджер или на электронную почту. Если команда не понимает, как строится работа и где искать информацию, есть риск запутаться в каналах связи и потерять нужное сообщение. Минуты поиска складываются в часы потерянного рабочего времени, поэтому важно предоставить каждому сотруднику четкую инструкцию, в которой прописан общий порядок. Например, регламент по тому, где и как команда ставит задачи и хранит файлы с документами по проектам или клиентам.

При постановке задач важно убедиться, что человек правильно ее понял. Попросите сотрудника пересказать задачу своими словами — фидбэк поможет сразу исключить все недопонимания.

Введите практику планирования

Попросите сотрудников составлять рабочий план на каждый день. Так команда будет держать в фокусе текущие задачи, а руководители — понимать, что по ним идет движение. Можно завести отдельный чат, в котором сотрудники будут писать список дел на день. Каждой задаче нужен конкретный дедлайн по времени — например, не просто «Позвонить 10 клиентам», а «10:00-11:30. Прозвонить 10 клиентам с предложением о продлении». Временные рамки помогают лучше сконцентрироваться и не откладывать выполнение задачи.

Как эффективно управлять удаленной командой: 9 советов

В конце дня нужно отметить, что удалось сделать, а что не удалось и почему. Это прививает сотрудникам ответственность и привычку анализировать результаты.

Формируйте стратегию на месяц

В постановке ежедневных задач нужно отталкиваться от общей стратегии. Чтобы она была ясна каждому в команде, ставьте задачи на месяц.

Идеальным будет такой алгоритм:

  1. Руководитель формулирует общие цели на ближайший месяц.

  2. Сотрудник — в одиночку или вместе с руководителем — определяет план, по которому будет двигаться к достижению целей.

  3. Задачи на месяц разбиваются на задачи на недели, задачи на недели — на задачи на дни. Для каждой цели устанавливается дедлайн.

  4. Сотрудник выполняет план и еженедельно отчитывается руководителю.

Дата отчета по выполненным целям — это «контрольная точка», понятная каждому в компании. Руководителю не придется отвлекать сотрудников от работы в другие дни и отдельно выяснять, кто и что успел сделать. Так он сможет в фоновом режиме отслеживать прогресс и вовремя направлять команду, если потребуются коррективы.

Как эффективно управлять удаленной командой: 9 советов

Продумайте понятную систему мотивации

У команды будут более высокие показатели, когда сотрудники замотивированы и работают на результат. Так они грамотно планируют рабочее время, активно вовлекаются в процессы и не боятся задавать вопросы, чтобы добиться большего. Но для этого команде нужна понятная система мотивации. Есть разные методы мотивации, например:

  • премии для сотрудников месяца и за выполнение плана;

  • оплата обучающих курсов, конференций;

  • дополнительные выходные;

  • тимбилдинг;

  • участие в интересных проектах.

Сотрудников также мотивирует профессиональное развитие. Специалисты редко задерживаются на одной и той же должности на десятки лет, если не видят возможностей для роста. Чтобы удержать людей в компании, важно обеспечить им базовые перспективы — повышение зарплаты и карьерный рост со временем.

Важно помнить, что сотрудники больше вовлекаются в работу и заботятся об общем результате, когда чувствуют себя частью команды. Удаленные сотрудники часто «оторваны» друг от друга — у них нет офиса, где они могут свободно общаться и вместе выпить кофе в перерыве.

Чтобы создать дружелюбную и сплоченную команду при дистанционном формате, следуйте ключевым правилам:

  1. Продумайте грамотный онбординг. Постепенно погружайте сотрудников в рабочие процессы, знакомьте новичков с удаленными коллегами и выберите опытного наставника, который поможет новичкам адаптироваться и влиться в коллектив.

  2. Развивайте корпоративную культуру. Даже на удаленке сотрудники могут общаться в неформальном поле. Например, созваниваться и обсуждать книги, смотреть фильмы, делиться профильной литературой, играть в онлайн-игры. Раз в полгода или год можно устраивать совместные поездки или корпоративы.

  3. Говорите с командой о стратегии развития. Устраивайте созвоны, которые будут посвящены не стандартным планеркам, а обсуждению ценностей и задач компании. Отмечайте вклад сотрудников и их роль в достижении общих целей.

  4. Запрашивайте у сотрудников обратную связь. Так люди чувствуют, что их мнение важно — они больше доверяют руководству, когда знают, что о них заботятся.

  5. Давайте фидбэк сами. Важно поощрять успехи сотрудников — это мотивирует работать лучше. Откликайтесь на вопросы и инициативы коллег. Это влияет на их вовлеченность и интерес к работе.

Как эффективно управлять удаленной командой: 9 советов

Учитывайте форс-мажоры

Офисные сотрудники могут заболеть, сорваться по семейным делам или застрять в пробке. Подобное может случиться и с удаленными сотрудниками, но в режиме хоум-офис руководство не может убедиться, что сотрудники отсутствуют по действительно важной причине. Чтобы команда этим не злоупотребляла, стоит сразу определить список уважительных форс-мажоров. Внесите это в должностную инструкцию или внутреннюю политику и разошлите в общий чат или всем сотрудникам лично. Такой подход поможет с самого начала определить границы и избежать недопонимания.

Выстраивайте прозрачную коммуникацию

В прозрачном бизнесе сотрудники понимают, как работает компания. Они знакомы со всеми процессами, понимают цели и задачи бизнеса, с готовностью приходят на выручку коллегам. Руководители делятся с командой ключевой информацией, не смотрят на сотрудников «сверху вниз» и открыто отвечают на вопросы.

Выстроить такую коммуникацию при удаленном формате не так просто. Когда команда общается только онлайн, между сотрудниками не формируется той же связи, что при личном общении в офисе. Однако добиться определенной открытости можно и с дистанционной командой. В этом помогут такие правила:

  1. Решайте рабочие вопросы в общих чатах. Вовлекайте команду в диалог и поиск решений — это способствует общей вовлеченности.

  2. Открыто публикуйте стратегии и планы. Предоставьте команде доступ к результатам работы команд. Вовремя их обновляйте, чтобы сотрудники видели, к каким результатам они уже пришли, а что еще предстоит сделать.

  3. Не выстраивайте стены между отделами. Важно выстроить систему, в которой сотрудники лояльны к запросам других отделов. Поощряйте коллег, когда они приходят друг к другу на выручку и решают задачи сообща. Это культивирует открытую среду, в которой команда нацелена на общий результат.

  4. Обсуждайте не только успехи, но и деловые неудачи. Когда руководство не боится показаться уязвимым, сотрудники учатся спокойнее относиться к собственным ошибкам. Покажите, что проблемы — это точки роста. Благодаря им команда понимает, над чем стоит поработать.

Определяйте роли в команде

В любой команде есть своя иерархия. Если ее не сформировать специально, она сложится сама собой. Сотрудники должны разбираться в структуре своей компании. Так они понимают, кто за что отвечает, кто перед кем отчитывается и к кому обращаться за помощью. Тогда люди в команде не будут перекладывать друг на друга ответственность.

Обеспечьте быстрый доступ к информации

Все процессы в удаленной работе завязаны на обмене информацией. Объем данных большой: чаты, документы, таблицы, данные, пароли, отчеты. Если система коммуникации не налажена и выстроена хаотично, документы будут разбросаны по разным каналам связи. Например, в разных мессенджерах и на почте. В таком информационном хаосе падает эффективность работы. По данным IDC, сотрудники теряют до 20% рабочего времени на поиск информации, если она не структурирована.

Продумайте систему хранения данных и обеспечьте к ним доступ для всех сотрудников. Можно распределять сведения и документы по конкретным чатам. Или хранить их в другом месте, но в одном пространстве.

Создайте внутреннюю базу знаний с четко структурированной информацией и обеспечьте каждому сотруднику быстрый доступ к ней.

Работайте в отдельном пространстве

Сотрудникам тяжело ориентироваться и экономить время, если приходится общаться с коллегами и заказчиками сразу по телефону, почте или в мессенджере. Переведите рабочую коммуникацию в отдельное пространство, изолированное от инфошума.

Используйте что-то одно вместо нескольких каналов связи. Самый популярный вариант — мессенджеры. Это удобно, быстро и доступно всем. Распределите все процессы по отдельным чатам, чтобы информация по ним не перемешивалась. Например, можно создать разные чаты для отделов и задач.

Как эффективно управлять удаленной командой: 9 советов

Команде не придется тратить время на поиск документов — данные по отдельным процессам хранятся в конкретных чатах. Сотрудники знают, кому и куда писать с вопросами по задачам, а руководителям проще отслеживать прогресс.

Если процессов много, в обычном мессенджере информация может перемешаться даже в системе чатов. Кроме того, популярные WhatsApp* и Telegram переполнены новостными каналами, подборками «Топ фильмов на вечер» и сообщениями от бабушки — это отвлекает от работы и затрудняет коммуникацию в команде.

Чтобы выстроить эффективную коммуникацию без отвлекающих факторов, стоит перевести деловое общение в корпоративный мессенджер. Например, Compass, Slack, Rocket Chat. У корпоративных мессенджеров есть три ключевых преимущества над обычными приложениями.

Во-первых, никакого инфошума. Деловой мессенджер — только для рабочего общения. Сотрудникам не на что отвлекаться от задач.

Во-вторых, life-work balance. Личная жить и работа четко разграничены, если для работы используется отдельный мессенджер.

В-третьих, есть инструменты для повышения продуктивности команды. Например, в некоторых корпоративных мессенджерах можно создавать отдельные пространства со своим набором чатов — для разных отделов, клиентов или компаний. Это помогает четко разграничить процессы и не запутаться во множестве переписок.

Как эффективно управлять удаленной командой: 9 советов

В каждом мессенджере свой набор возможностей, поэтому выбирать стоит под конкретные потребности бизнеса. Вот несколько фич, которые будут полезны в корпоративном мессенджере:

  1. Управление правами сотрудников. Можно запретить им пересылать сообщения, скачивать файлы, искать друг друга в поиске. Гибкие настройки приватности помогают дополнительно защитить конфиденциальные данные.

  2. Напоминания. Их можно ставить на любые сообщения, и в установленное время приложение оповестит всех пользователей в чате. Так никто не забудет ответить на сообщение или подключиться к созвону.

  3. Комментарии к сообщениям — треды. Они помогают собрать все данные о задаче в одном месте. Так можно подробно обсуждать отдельные процессы и избежать хаоса в чате.

  4. Статистика активности. Демонстрирует, сколько часов сотрудник провел в приложении и сколько действий совершил. Такая геймификация повышает здоровый дух соревнования и позволяет понять, кто в команде активно участвует в процессах, а кто отлынивает.

Как эффективно управлять удаленным офисом: коротко о главном

Основа управления удаленной командой — грамотно организованная коммуникация. Если она есть, руководству не нужно постоянно следить за работой и тратить время на микроменеджмент.

Чтобы создать такую среду, следуйте основным правилам:

  1. Определите роли в команде — убедитесь, что каждый понимает свою зону ответственности, поставленные задачи и цели.

  2. Внедрите практику ежедневного планирования, чтобы сотрудники всегда держали фокус на задачах.

  3. Связывайте ежедневные задачи с опорой на ежемесячную стратегию.

  4. Обозначьте «контрольные точки» для отчетов о проделанной работе.

  5. Продумайте систему мотивации.

  6. Выстраивайте прозрачную коммуникацию — каждый должен осознавать свою роль в общем деле.

  7. Культивируйте командный дух и отсутствие снобизма.

  8. Создайте структурированную базу знаний для команды.

  9. Переведите деловую коммуникацию в отдельное приложение, чтобы изолировать команду от инфошума и отвлекающих факторов.

*WhatsApp принадлежит компании Meta, признанной экстремистской на территории РФ.

Последние комментарии

Ваша реклама на ppc.world

от 10 000 ₽ в неделю

Узнать подробнее

Афиша

Ко всем событиям
Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: