Электронное подписание документов — как это делать и зачем это нужно бизнесу

О чем пойдет речь в этом материале:

• Что такое электронная подпись и какие виды существуют

  • Как и для чего использовать простую электронную подпись

  • Усиленная неквалифицированная и квалифицированная подпись — кому и для чего нужна

  • Сравнение видов электронных подписей — что выбрать бизнесу

• Какому бизнесу подойдет электронное подписание документов

• Как работает электронный документооборот в бизнесе — кейсы

• Переход на электронный документооборот — как бизнесу сделать это грамотно

• Вместо итогов

Что такое электронная подпись и какие виды существуют

Электронная подпись — это цифровой аналог собственноручной подписи. Ей можно подписывать документы где угодно: в отпуске, дома, в пути, на работе. Достаточно только иметь телефон с подключением к интернету.

Есть три вида электронных подписей, которые признает законодательство России:

1. Простая электронная подпись (ПЭП).

2. Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП).

3. Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП).

Их отличают сферы применения и технологические особенности. Рассмотрим подробнее каждую из них.

Как и для чего использовать простую электронную подпись

Простая электронная подпись (ПЭП) представляет собой способ подтверждения базовых онлайн-действий.

Усиленная неквалифицированная и квалифицированная подпись — кому и для чего нужна

Усиленная неквалифицированная подпись (УНЭП) — удобное и надежное решение для подписания документов онлайн. Такая подпись создается с помощью сложного математического алгоритма шифрования — криптографии, которая гарантирует безопасность и защиту от подделки.

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) работает на основе криптографии, как и неквалифицированная. Но к УКЭП государство предъявляет строгие требования, потому что с ее помощью подписываются документы для передачи в госорганы.

Посмотрим предметнее на их характеристики.

Сравнение видов электронных подписей — что выбрать бизнесу

Какую подпись выбрать, напрямую зависит от задач вашего бизнеса:

1. ПЭП лучше использовать только для подтверждения своих действий в интернете.

2. УНЭП — для подписания повседневных документов в бизнесе.

3. УКЭП лучше применять только в тех кейсах, когда компании нужно передавать документы в госорганы.

Какому бизнесу подойдет электронное подписание документов

Электронное подписание подойдет как компаниям с маленьким объемом документооборота, так и с большим. Оно упрощает взаимодействие бизнеса со всеми участниками рабочих процессов. Чтобы все стороны могли подписывать документы онлайн, необходимо выпустить усиленную электронную подпись и быть зарегистрированными в сервисе, который выбрала компания.

Почти все документы разных сфер можно подписать онлайн. Есть лишь несколько документов, которые на текущий момент нельзя перевести в электронный формат:

• журнал инструктажей по охране труда;

• приказ об увольнении;

• акт о несчастном случае на производстве.

Но эти документы используются реже. А вот все повседневные договоры, заявления, акты и другие документы можно подписать электронно.

Как работает электронный документооборот в бизнесе — кейсы

Рассмотрим пару примеров успешного внедрения электронной подписи в документооборот компаний разных сфер.

Кейс из банковской сферы

До: Бумажный документооборот значительно замедлял рабочие процессы. Сотрудники тратили время на рутинные операции с документами (печать, проверка подписи клиента в каждом пункте, архивация и хранение бумаги) вместо общения с ним. Такая система отнимала рабочее время специалистов, создавала очереди в отделениях. Требовались затраты, чтобы организовать и поддерживать помещение для хранения архивных документов. Всё это приводило к нерациональному распределению ресурсов.

После перехода на электронный документооборот:

1. Сократилось время открытия вклада в банке с 12 до 2 минут.

2. Фокус на клиенте — автоматизировали процессы. Теперь работникам банка не нужно тратить время на оформление документов.

3. Перевели 80% бумажных документов в цифру.

Переход на безбумажный офис значительно оптимизировал рабочие процессы банка: время обслуживания клиентов сократилось, а сотрудники стали работать эффективнее.

Кейс из консалтинговой сферы

До: Процесс заключения договора с клиентом занимал до двух недель, документы часто терялись. Если встреча была в другом городе, приходилось согласовывать дату и время, организовывать поездку. При этом клиент мог неоднократно переносить встречу, что затягивало процесс и требовало временных затрат.

После перехода на электронный документооборот:

1. Экономия бюджета на командировки составляет минимум 50 000 рублей в месяц.

2. Документы подписываются онлайн — быстро и удобно.

3. Бумажная волокита отсутствует.

4. Документы не теряются, следовательно не приходится их заново подписывать.

5. Репутация компании растет — клиенты ценят внимание к их времени.

Внедрение электронного документооборота ускорило процесс заключения сделок, сэкономило ресурсы, улучшило репутацию на рынке, расширило географию бизнеса и повысило лояльность клиентов.

Переход на электронный документооборот — как бизнесу сделать это грамотно

Электронная подпись оптимизирует рабочие процессы компании и экономит ресурсы. Разберем пошагово, как ее внедрить без проблем:

1. Подготовка:

   1. Проведите анализ бизнес-процессов вашей компании. Выявите слабые места и определите ключевые показатели, которые вы хотели бы улучшить. Подумайте, какие процессы требуют первостепенного перевода в электронный вид.

   2. Оцените ресурсы компании, которые можно направить на цифровизацию: бюджет, время, команду.

   3. Проведите анализ рынка. Выберите вид электронной подписи, подходящий под задачи вашего бизнеса, а также проконсультируйтесь с экспертами, которые будут помогать вам в цифровизации.

2. Выбор решения. Выберите технологическое решение и протестируйте. При поиске лучше обратить внимание на отзывы реальных пользователей, список крупных компаний-партнеров, качество технической поддержки и обучающих материалов. Обязательно тестируйте демоверсию, если она есть у компании.

3. Команда и обучение:

   1. сформируйте ответственную команду;

   2. составьте план обучения сотрудников;

   3. подготовьте инструкции по использованию ЭП;

   4. проведите инструктаж, как использовать электронную подпись, расскажите о правилах цифровой гигиены и отработайте типовые сценарии применения.

4. Практика:

   1. проведите пилотный запуск;

   2. протестируйте сервис;

   3. соберите обратную связь от сотрудников и скорректируйте процессы в случае возникновения проблем.

5. Масштабирование и поддержка:

   1. масштабируйте опыт на другие процессы.

   2. отслеживайте показатели эффективности и регулируйте ход действий при необходимости;

Теперь вы знакомы со всеми аспектами грамотного перехода на электронный документооборот и готовы применять его в бизнесе.

Вместо итогов

Подписание документов — важная часть бизнеса, а электронная подпись позволяет сделать этот бюрократический процесс комфортным, быстрым и безопасным.

По нашему прогнозу, в ближайшие пять лет половина всех документов между компаниями и физлицами станет цифровой. А через 10 лет почти все документы будут переведены в электронный вид. Такой подход ускорит бизнес-процессы, сократит затраты на архивное хранение, бумагу, печать и транспортировку, документы будут под защитой от подделок, улучшится качество обслуживания клиентов, появится время на заключение новых договоров, а компании станут быстрее развиваться.