Путь джедая таск-менеджмента: от новичка до гуру планирования

Есть много книг, которые рассказывают, как правильно планировать время и быть эффективным. Но на их поиск, прочтение и адаптацию под себя уйдут месяцы. Для тех, у кого пока нет времени, я собрал самые важные рекомендации в этой статье и поделился примерами из личного опыта.

Чего позволяет достичь правильный таск-менеджмент

Разгрузить мозг. Доказано, что люди, которые хранят всё в голове, решают задачи хуже тех, кто доверяет это внешней системе. Не пытайтесь запомнить всё и освободите место для решения наиболее приоритетных задач.
Увеличить производительность. Благодаря правильно поставленной задаче мозг понимает, за что взяться. Так вы намечаете план на день и становитесь более продуктивным.
Повысить качество решения задач. При грамотном таск-менеджменте качество задач повышается, при этом вы не перегружаетесь и следуете плану.
Снизить стресс от постоянного гнета нерешенных вопросов. Не держите нерешенные вопросы в себе. Ведите задачи в одной системе. Так у вас появится четкий план действий, а мозг успокоится и перестанет впитывать всё подряд.
Заканчивать работу вовремя. Да, это сложно, но длительная сверхурочная работа приводит к снижению производительности. Эффективность людей, работающих по восемь часов и по 12 часов в день, одинаковая. Вы замечали, что после хороших выходных или отпуска дела идут отлично, задачи решаются быстрее?

Как постигнуть таск-менеджмент

Прежде чем стать джедаем таск-менеджмента, я проходил путь новичка и ученика. Но если в первом случае задач немного, то во втором их становится больше, и ошибка в одной может разрушить целый проект.

Начните с анализа текущей ситуации. Чтобы понять, на каком этапе вы сейчас находитесь, воспользуйтесь небольшим чек-листом. Ответив на несколько простых вопросов вы определите текущие пробелы, над которыми надо работать. О каждом пункте я расскажу подробнее в статье.

Открыть чек-лист

Путь новичка

На этом этапе задач немного и вы редко задумываетесь, как их структурировать. Если прилетело что-то срочное, записываете в блокнот или телефон, основные задачи ведете в таск-менеджере. Решения основаны на интуиции или в зависимости от дедлайна.

Перечислю наиболее частые ошибки новичков и способы их исправить:

Трудности с фиксированием задач. Как только количество задач увеличивается, начинаются трудности с системой фиксирования. Проекты ведутся в интуитивном режиме: в блокноте, телефоне, на рабочем столе компьютера и других местах. Вы не сможете оперативно воспользоваться информацией, так как она разбросана.

Единая система решит проблему. Начните вести задачи в одной системе. Так вам не придется заглядывать в блокнот для уточнения деталей, в заметки — для поиска имени менеджера, с которым надо созвониться, в таск-менеджер — для другой недостающей информации.

Я пользуюсь приложением Todoist. Оно отвечает всем требованиям единой системы: в приложении я могу разделять рабочие и личные задачи, использовать систему приоритезации, удобные фильтры и теги.
Нет точного описания задач. Часто мозг перегружается, когда долго не понимает, о чем речь. Чтобы такого не происходило, надо научиться грамотно описывать свои действия.

Формулируйте задачи понятно и просто. Тим Урбан на выступлении TED выделил две категории мышления человека: рациональный тип и «обезьянка». Подробнее об этом написано у Даниэля Канемана, обладателя Нобелевской премии по поведенческой экономике.

Рациональный тип — это вдумчивое мышление с выстроенной логикой. Он анализирует и ведет к цели. Но у руля большую часть времени проводит «обезьянка». Она отвечает за действия, которые мы совершаем автоматически — привычки и повседневные навыки. Обезьянку интересуют только сиюминутные удовольствия, на которые не уйдет много энергии. О ней нужно заботиться и любить. Для этого:
- формулируйте задачи максимально понятно;
- будьте конкретным;
- напишите о желаемом результате.
Как часто вы ставите задачи типа «Сделать отчет», «Подготовиться ко встрече» или «Сделать тендер»? Обезьянка таких задач не понимает: в них не определены конечное действие и желаемый результат. В большинстве случаев она отправит их на завтра с предлогом: «Тут думать надо... Давай лучше что-нибудь попроще, сейчас нет времени». Научитесь описывать их так, чтобы не только вы, но и любой другой человек понимал, в чем состоит задача. Поделюсь хорошим примером:
Работа с почтой и входящими сообщениями не структурирована. Если есть задача в почте, ставим флажок. Если в Telegram — «отметить как непрочитанное». Обещаем вернуться к этому сообщению, когда появится время.

Подберите время для работы с почтой в течение дня. Входящую информацию я оставляю на отдельное время и разбираю ее в три этапа в течение дня: в 12:00, 15:00 и 18:00. Если пишут на почту, письмо лежит в Inbox, пока я за него не возьмусь. Никаких фильтров.

По задачам вне почты использую папку «Входящие» в Todoist, где все фиксирую. В первую очередь смотрю, нужно ли от меня какое-либо действие и фиксирую в личном таск-менеджере, присваиваю приоритет и срок выполнения. Шаг за шагом прохожу по всем входящим и выявляю, что нужно сделать.

Постепенно задач становится больше и ответственность возрастает. Вы приближаетесь к пути ученика.

Путь ученика

Ученики периодически допускают те же ошибки, что новички и даже джедаи. Количество задач возрастает и начинаются трудности со структуризацией.

Отсутствие классификации задач. Количество работы возрастает, а вы до сих пор не понимаете, как расставить приоритеты и определяете их по принципу «Что сильнее горит, то и делаем». Так не пойдет.

Внедрите систему классификации задач. Я пользуюсь матрицей Эйзенхауэра. Расставьте задачи в зависимости от приоритета и начните их выполнять:
1. Срочные и важные.
2. Срочные и неважные.
3. Несрочные, но важные
4. Несрочные и неважные.
Отсутствие режима экономии мыслетоплива. Термин я взял из книги Максима Дорофеева «Джедайские техники». Мыслетопливо — это количество умственной энергии, которое способствует эффективной работе в течение дня. Если не следить за расходом, то оно заканчивается раньше, чем нужно. И тогда вместо работы мы начинаем заниматься всякой ерундой: смотрим в окно или на котиков в Facebook.

Старайтесь экономить мыслетопливо. Отключите то, что вас отвлекает: уведомления в мессенджерах и почте. Многие думают, что если срочно не ответить, работа встанет. Не встанет. Команда и без вас переключится на задачу. Если клиент просит отвечать в Telegram в течение 5-10 минут, настройте уведомления только на него. Подумайте, в каком случае вы пропустите важное сообщение: когда вам приходят уведомления из всех чатов или только из одного?

Освойте технику «Работа помидорами». Подразумевается, что 25 минут вы интенсивно работаете, а затем пять минут отдыхаете. Так вы не потеряете концентрацию, но сможете отвлечься, пока будете выполнять задачи. Временные интервалы можно незначительно менять и адаптировать под себя. Главное — их соблюдать.

Вы можете засекать время на любом устройстве с помощью таймера или воспользоваться другим удобным способом:
- на телефоне: рекомендую приложение Focus To-Do (оно есть для Android и iOS);
- на компьютере: Pomodoro Timer или Pomodoro Tracker.
Начните с двух часов работы в день по технике, чтобы привыкнуть. Со временем вы заметите, что в течение дня позволяете себе переключаться на отдых. И это правильно. Поверьте, пятиминутное прослушивание музыки с закрытыми глазами всегда дает приятный эффект отдыха, после которого сосредоточиться гораздо легче.

Постепенно вы внедряете новые привычки и они становятся частью вашей повседневной работы. Вы уже близки к джедаю таск-менеджмента.

Путь джедая

Путь джедая — особенный. Джедай управляет потоком задач, а не наоборот. У него всё на своих местах и выполняется без паники. Достижение этого уровня может занять много времени, ведь все привычки нужно перевести в автоматический режим.

Когда можно считать себя джедаем:

ваши задачи структурированы и ведутся в единой системе;
вы точно знаете, когда уделить время каждому из проектов;
работа с почтой организована;
мыслетопливо расходуется грамотно;
вы понимаете, когда надо уделить время отдыху.

Но даже если вы уже достигли такого уровня, помните:

Регулярный отдых — неотъемлемая часть жизни любого специалиста. Выходные и вечера после работы — время, когда вы можете восстановить силы, получить новые эмоции и зарядиться энергией. Меньше отдыха — меньше сил на работу и поддержание порядка в задачах.
Не забывайте заботиться о своей системе. Если у вас уже на третий день копятся просроченные задачи — проведите техосмотр. Любую идеальную систему нужно адаптировать под свои потребности и особенности путем проб и ошибок.
Например, я завел в привычку каждый день проходить по всем задачам и обновлять их статус. Если одна сделана, закрываю ее и ставлю следующее действие. Если нет — спрашиваю себя:
1. Что помешало?
2. Достаточно ли мне информации для выполнения?
3. Правильно ли я сформулировал задачу?
4. Можно ли разбить ее на более мелкие подзадачи, с которыми проще справиться?

Организовать все и сразу вряд ли получится, но уже в ближайшие пару дней адаптируйте несколько шагов под себя.

Чтобы не потеряться в изменениях, составьте план внедрения новых привычек, которые наведут порядок в делах, голове и таск-менеджере. Для этого воспользуйтесь моим шаблоном.

Скачать план внедрения практик

В каждой графе распишите подробно, к чему вы стремитесь и что поможет достичь результата. Заполните план и наблюдайте за изменениями.

Внедряйте джедайские привычки. Для тех, кто хочет глубже окунуться таск-менеджмент, рекомендую к прочтению несколько книг: