Секреты командной работы с Канбан-доской: что делать, когда задач слишком много, и как их приоритезировать

Наша компания живет и работает под девизом «Больше дела»: чем меньше времени уходит на пустую болтовню, тем лучше — остается больше времени на решение рабочих задач. И в этом нам помогает удаленка: коммуникация между сотрудниками налажена так, что у нас не бывает лишних встреч и созвонов — мы и без постоянного контроля знаем, что сейчас делает отдельный сотрудник или целая команда, а также можем спокойно работать в разных часовых поясах без потери скорости и качества. В этом материале расскажем, с помощью какого инструмента нам это удается.

Речь пойдет о Канбан — особом наборе правил совместной работы, придуманном в Японии. Методология Канбан — это прежде всего про процесс непрерывных улучшений и изменений, которые эволюционно встраиваются в бизнес-процессы. Эти процессы помогают экономить время, получать больше денег и снижать эмоциональные нагрузки и стресс сотрудников.

• Что такое Канбан-доска

• В каких проектах стоит использовать Канбан-доску, а в каких нет

• Как работать с Канбан-доской — пошаговая инструкция

• Что делать, если задачи закончились, а неделя нет

• Что делать, если неделя закончилась, а задачи выполнены не все

• Какие еще колонки можно добавить в Канбан-доску

• Как приоритизировать задачи, чтобы всё успевать

• Выбор классов обслуживания, или Какие пометки оставлять к задаче, чтобы было видно ее приоритет

• Как составлять карточки задач

Что такое Канбан-доска

Изначально это была реальная доска, разделенная на три колонки: «Сделать», «В работе» и «Завершено». Иногда таких колонок было больше. На доску приклеивали задачи, написанные на стикерах, и перемещали их по колонкам в зависимости от статуса выполнения.

Например, есть задача — подготовить отчет для клиента с данными по кампании. Когда у специалиста по рекламе появляется время, он переводит ее в колонку «В работе» и собирает данные. Когда отчет будет готов, он отправит его клиенту и перенесет задачу в столбец «Завершено».

Сейчас такие доски в основном используют в цифровом пространстве. В случае работы с удаленными командами нам нужно создать цифровые Канбан-доски, чтобы у всех сотрудников был к ним доступ из любой точки мира и в любое время.

Вот пример доски из нашей практики. Мы создали ее на бесплатном тарифе в пространстве YouGile.

Мы создавали доску по такой логике:

• столбец «Сделать» — накопитель всех задач;

• столбец с датами (08.12–15.12) — место, где собраны задачи, которые мы берем в работу на недельный отрезок;

• столбец «В работе» — здесь отображаются задачи, над которыми сотрудники трудятся прямо сейчас;

• столбец «Тесты» — сюда перемещаем задачи, которые готовы, но их нужно дополнительно проверить, провести тестирование;

• столбец «Готово» — здесь хранятся уже завершенные задачи.

В каких проектах стоит использовать Канбан-доску, а в каких нет

Канбан-доска не панацея и не волшебная палочка. Она скорее всего сработает, если:

• можно разбить проект на сравнительно небольшие задачи;

• задачи решают конкретные исполнители;

• вы договорились о правилах игры: как ставить задачи, зачем менять статусы и т. д.;

• все участники заинтересованы в визуализации и прозрачности процесса работы.

Внедрять Канбан-доску не стоит в проектах, где:

• задачи очень большие, сложные и редко решаются конкретным исполнителем;

• все поручения обсуждаются устно на встречах/по телефону или формулируются через переписку по email, и это всех устраивает;

• люди не имеют доступа к цифровой доске Канбан, а физически в офисе бывают редко, и статусы по задачам менять просто некому.

Таким образом, думая о внедрении Канбан-доски, в первую очередь нужно оценить сами задачи и процессы их решения, а потом вспомнить о том, что нам нужно продать идею команде и продумать, как именно научить их работать по новой системе и как потом поддерживать мотивацию.

Как работать с Канбан-доской — пошаговая инструкция

Шаг 0. Определитесь с носителем. Если вы хотите работать со стикерами и реальной доской в офисе, организуйте пространство и стикеры. Если выбираете совместную работу с цифровой доской, то настраиваете саму доску и доступ для сотрудников в специализированном ПО: например, в YouGile, «Битрикс 24», Planfix и других сервисах.

Шаг 1. Выберите проект, в который вы хотите внедрить Канбан-доску. Например, вам нужно реализовать интеграцию интернет-магазина с маркетплейсом Ozon.

Шаг 2. Создайте три столбца — «Сделать», «В работе», «Завершено». Возможно, позже вы поймете, что нужны еще какие-то столбцы: например, захотите выделить определенный объем работы на неделю или вынести в отдельный блок стадии тестирования и согласования готовой работы.

Шаг 3. Выпишите на доску все задачи проекта. На этом шаге достаточно сделать это «крупными мазками», детализация и конкретика — задача следующих шагов.

При выборе задач, которые нужно вынести на доску, ограничивайтесь теми, что находятся в вашей зоне ответственности. Если ваша команда отвечает только за часть работ по проекту, то всё, что происходит до вашего участка работ, и всё, что случится после, на Канбан-доске отображаться не должно.

Рассмотрим на примере. Для интеграции интернет-магазина с маркетплейсом нужно:

• зарегистрироваться в качестве партнера маркетплейса;

• получить доступ к ЛК;

• изучить условия хранения и доставки;

• выбрать товары, которые будем продавать;

• разработать дизайн витрины магазина внутри маркетплейса;

• настроить обмен между сайтом и площадкой;

• разобраться в маркетинговых инструментах;

• настроить рекламную кампанию и пр.

Если ваша команда занимается только продвижением, на вашу доску нужно вынести только две последние задачи. Остальные — зона ответственности других людей.

Шаг 4. Из всего списка задач выберите те, которые будут в работе в выбранный отрезок времени. Переместите их в колонку «В работе». Можно явно обозначить список задач на неделю в отдельной колонке, а столбец «В работе» переносить только те задачи, которыми команда занимается прямо сейчас.

При разработке программного обеспечения команды часто выбирают двухнедельные периоды для планирования работ. Мы рекомендуем брать более короткие периоды для начала работы с Канбан — один день или рабочая неделя. Всё зависит от готовности участников команды к работе по новым правилам и от особенностей самих задач. Если даже самые маленькие задачи выполняются несколько дней, то отрезок должен быть минимум недельным.

Итак, после этих четырех шагов мы получили первый результат: увидели объем предстоящей работы, поняли, какие задачи прямо сейчас находятся в работе, а какие — в листе ожидания.

Если мы сразу договорились о том, что планируем работу на неделю, то понимаем, сколько задач команда планирует сделать за недельный промежуток времени. Можно начинать работать.

Что делать, если задачи закончились, а неделя нет

В большинстве случаев команда использует оставшееся время по своему усмотрению. Это время, чтобы навести порядок в папках и файлах, поучиться чему-то новому, отдохнуть. Строго говоря, при планировании задач все договорились, что именно такой объем работы нужно сделать, и то, что скорость выполнения оказалась выше, ничего не меняет. Нет необходимости сразу хвататься за новую работу.

Например, мы хотели за неделю собрать все документы, которые требует Ozon от продавца, получить доступ к личному кабинету, проанализировать условия хранения товаров на складах Ozon, штрафы за отсутствие заказанного товара, тарифы на доставку и прочую информацию, важную для организации дальнейших работ.

Уже к среде всё это получилось сделать. Осталось два рабочих дня до намеченного срока. Стоит ли немедленно двигаться дальше и начинать проектировать витрину магазина? Нет. Дорожная карта проекта предполагает, что витриной мы займемся после того, как внимательно проанализируем разные риски и поймем, какими товарами торгуем и на каких условиях работаем с площадкой.

Но время же осталось? Отлично. Можно найти сообщества, в которых общаются действующие продавцы товаров на Ozon, задать вопросы, почитать обсуждения реальных ситуаций. Не всё и не всегда отражено в сухой документации, которая есть в личном кабинете. Также за это время можно собрать команду и обсудить полученную информацию и нашу стратегию, поискать возможные подводные камни.

Не нужно сразу браться за следующий этап — мы в графике.

Что делать, если неделя закончилась, а задачи выполнены не все

Это совершенно нормальный процесс на старте работы с Канбан. Люди склонны преувеличивать свою скорость и недооценивать разного рода препятствия в работе.

Смотрим на сделанное и несделанное, обсуждаем причины сбоя и принимаем решения в зависимости от причин. Глобально их может быть три:

• Вы занимаетесь задачами, над которыми работают и другие команды — не всё зависит от вас

• Вы взяли слишком много задач

• Вы неправильно оценили объем работ по задачам и взяли больше, чем можете сделать

Вы работаете над задачей параллельно с другими командами

Представим, что вы хотели не только подключить личный кабинет и сделать тестовую выгрузку товаров для продажи на Ozon, но и настроить регулярный обмен товарами и ценами, запустить рекламные инструменты и сделать индивидуальное оформление витрины магазина на текущей неделе. Личный кабинет подключили, тестовую выгрузку сделали, обмен товарами и ценами прошел, а рекламные инструменты и витрину сделать не успели.

Выясняем причины. Оказывается, стратегию продвижения, рекламный бюджет и дизайн новой витрины нужно согласовать с руководителем компании, а он занят — встреча так и не состоялась.

Причина — мы не учли, что решение задач не на 100% зависит от команды. В данном случае задача в Канбан может быть сформулирована только как «подготовить рекламный бюджет и стратегию продвижения» и «подготовить дизайн витрины магазина в Ozon». Плюс дополнительная задача — «организовать встречу для согласования проекта».

В такой формулировке задачи можно решить. И уже после согласования с руководителем компании в Канбан могут появиться новые задачи: «запустить рекламную кампанию по продвижению товаров на Ozon» и «реализовать новый дизайн витрины».

Взяли слишком много задач

Вы запланировали одновременно релиз нового дизайна карточки товара на сайте интернет-магазина, запуск продаж на Ozon, проведение рекламной кампании в соцсетях. Команда сосредоточилась на запуске новой карточки в магазине, частично успела подготовить запуск продаж и полностью готова к запуску акции, но к сроку не успела подготовить все посты и письма для рассылок. Максимальное количество времени потребовалось на финальные тесты и отладку сайта, остальные задачи тоже заняли больше времени, чем ожидалось.

В данном случае стоит сосредоточиться на одном—двух проектах и что-то отложить. Если важно запустить продажи и акцию в соцсетях, то переносим релиз новой карточки на следующую неделю.

Общее правило — сокращайте объем задач до тех пор, пока скорость их реализации и время на их реализацию наконец не совпадут.

Хорошая история — это когда в конце выделенного отрезка времени все задачи решены и не осталось много времени без задач.

Объем работы больше, чем планировали

Вы хотели за неделю не только выбрать товары для продажи в Ozon, но и выгрузить их в личный кабинет, настроить рекламу, включить регулярный обмен остатками и ценами между сайтом и площадкой маркетплейса. По факту успели выбрать товары и выгрузить их в личный кабинет. Всё потому, что при работе с настройкой регулярного обмена между сайтом и Ozon выяснилось, что остатки товаров, которые показаны на сайте, часто не актуальны. Это происходит потому, что обмен между складской программой интернет-магазина и сайтом происходит слишком редко — раз в сутки. Раньше этого было достаточно, но для Ozon этого мало, ведь за проданный товар, которого уже нет в наличии, вас отключат от площадки, и работа магазина будет приостановлена.

Таким образом, вместо автоматизации обмена с Ozon вам нужно перестроить бизнес-процессы в интернет-магазине и наладить обмен между складской программой и сайтом, и лишь потом решать вопросы с обменом сайта и Ozon (или настроить обмен непосредственно между складской программой учета товаров и Ozon). Выписываем новые задачи и формируем новый план работ с учетом этих данных.

Какие еще колонки можно добавить в Канбан-доску

Не всегда и не всё идет гладко: может оказаться, что задачу невозможно сделать, пока не будет решен какой-то вопрос, связанный с ней. Мы можем добавить столбец «Не могу делать» между столбцами «Сделать» и «В работе» и обсудить, чего не хватает в задаче, чтобы человек мог ею заняться.

Теперь задача, в которой что-то мешает нормальному ходу процесса, визуально будет выделена в потоке остальных. Сотрудник может начать работать над другой задачей, а не ждать, пока вы сможете поговорить с ним о задержке с первой задачей и примете решение, что делать дальше.

Если в процессе есть этап тестирования/приемки выполненной работы, то добавляем колонку «Тестирование» — в ней будет работать тот, кто отвечает за приемку задачи.

Если нужно, чтобы решение было согласовано, добавляем колонку «Согласование» — там ответственный увидит готовые к согласованию документы и процессы.

Как приоритизировать задачи, чтобы всё успевать

В самом начале работы мы с вами выписывали все задачи проекта в колонку «Сделать», не вдаваясь в детали и подробности. Теперь, когда мы прожили один—два цикла работы с Канбан, можем перейти на другой уровень сложности. Для начала научимся работать со списком задач в колонке «Сделать».

У задач есть оптимальная последовательность решения. Рассмотрим простой пример. Чтобы сделать индивидуальный дизайн витрины магазина в Ozon, нам нужно:

• обсудить, что за товары будут продаваться, в какие группы они собираются, какие баннеры, какие рекламные слоганы и акции мы хотим запускать на витрине;

• подготовить весь контент для постановки задачи дизайнеру;

• поставить задачу дизайнеру;

• получить от него макет;

• передать его на реализацию.

Именно в такой последовательности мы и будем хранить задачи в нашем списке «Сделать»: наверху задачи, которые нужно сделать раньше других.

Если по плану задача берется в работу на следующую неделю, то в ней должно быть прописано максимум деталей и требований — с формулировкой, написанной «широкими мазками», она не должна идти в реализацию.

За детализацию задачи отвечает ее постановщик. Детализация и проработка важна для задач, которые приближаются к верхней части списка задач в колонке «Сделать». До этого тщательная проработка требований может оказаться лишней: ситуация может измениться и задача может стать неактуальной.

Другие принципы приоритезации списка, кроме оптимальной последовательности выполнения, — это:

• бизнес-ценность, которую создает решение задачи;

• скорость их решения (быстро/долго);

• задачи требуют/не требуют сложных и дорогих вложений.

Например, задача «добавить быстрый заказ в карточку товара», которая позволит оформить заказ, не проходя авторизацию и не заполняя сложных форм в корзине, потенциально увеличит конверсию на сайте. Это задача с высокой бизнес-ценностью.

Обновить слайдер на главной странице сайта, разместив фото новых товаров, — задача несложная и быстрая.

Добавить в карточку товаров отзывы с премодерацией — задача относительно сложная и потребует определенных трудозатрат и времени.

Что в каждом случае брать в работу в первую очередь, а что потом, тоже нужно договориться с командой и руководством. Хорошая практика, например, раз в месяц встречаться и выстраивать приоритеты в списке «Сделать», сочетая логику последовательности решения задач с оценкой бизнес-ценности, времени и ресурсов на реализацию.

Оценка списка и его приоритезация может быть не только командным решением. За это может отвечать владелец продукта: руководитель или продакт-менеджер.

Выбор классов обслуживания, или Какие пометки оставлять к задаче, чтобы было видно ее приоритет

Класс обслуживания — это приоритет, который выставляется командой согласно некоторым договоренностям. На первом этапе внедрения Канбан в рабочий процесс нам хватит применения четырех классов обслуживания, которые выставляются по следующим правилам:

• Первый класс обслуживания: высокий приоритет, ускоренный класс обслуживания

• Второй класс обслуживания: задачи с фиксированным дедлайном

• Третий класс обслуживания: стандартные плановые задачи

• Четвертый класс обслуживания: низкий приоритет

Первый класс обслуживания: высокий приоритет, ускоренный класс обслуживания

Такие карточки могут быть красного цвета, чтобы всем было видно — это класс задач с высоким приоритетом.

Базовые правила для этого класса задач:

1. Если в списке задач появляется карточка с высоким приоритетом, то она берется в работу вне очереди, как только это становится возможным.

2. У специалиста в работе может быть только одна такая задача — одновременно две взять нельзя.

3. Вся другая работа этого специалиста приостанавливается.

В дополнение к базовым правилам вы можете договориться об определенных лимитах и особенностях коммуникации. Например, такая задача должна быть взята в работу в течение 15 минут, и сотрудник обязательно должен сообщить, что увидел и начал работать. Если при выполнении задачи такого класса обслуживания возникли сложности, ее нельзя просто убрать в колонку «Не могу делать» — нужно подробно объяснить постановщику задачи, в чем проблема, и сделать это сразу, как только работа остановилась.

Примеры ситуаций, когда мы создаем задачи первого класса обслуживания:

• не работает сайт интернет-магазина;

• зафиксирована выгрузка неверных цен и наличия товаров в Ozon;

• не отправляется заказ из корзины;

• при попытке оплатить на сайте пользователи не попадают на страницу оплаты, а видят бесконечную загрузку страницы (потеряна интеграция с платежной системой).

Часто задачи с таким классом обслуживания несут в себе финансовые потери или высокий репутационный риск.

Второй класс обслуживания: задачи с фиксированным дедлайном

Есть задачи, которые после наступления определенного события теряют актуальность. Украсить новогоднюю елку и подготовить встречу Нового года нужно до 31 декабря — делать это в январе не имеет смысла.

Мы можем использовать для задач с фиксированным дедлайном, например, оранжевые карточки.

Базовые правила для таких задач:

1. На карточке задачи написан ее дедлайн.

2. Задачи с фиксированным дедлайном имеют второй приоритет при заполнении очереди задач, которые берутся в работу.

3. При поступлении такой задачи специалист оценивает объем работы и обсуждает с постановщиком реалистичность срока выполнения. Если специалист не сделает вовремя задачу в текущей постановке, то нужно изменить требования (упростить), изменить срок или разделить работу на нескольких людей.

4. При разделении задачи на несколько подзадач каждой из них нужно назначить фиксированный дедлайн и оценить с исполнителями реалистичность выполнения в срок.

Если какие-то задачи с фиксированным дедлайном оказываются под угрозой срыва сроков, им может быть присвоен более высокий приоритет и на них будут действовать правила первого класса обслуживания.

Примеры задач с фиксированным дедлайном:

• подготовить поздравительную рассылку для женщин к 8 марта (дедлайн 7 марта);

• изменить цены на товары для акции «минус 10% на все в период с 3 марта по 12 марта» (дедлайн 3 марта, 8:00)

• подготовить отчет о продажах на Ozon к совещанию 6 марта (дедлайн 5 марта).

Как меняется класс задач? Если, например, мы понимаем, что на отчет с дедлайном завтра требуется 4 часа, рабочий день до 18:00, и в 14:00 мы еще не начинали над ним работать, то задача переводится в первый класс обслуживания, и всё остальное откладывается (или мы договариваемся о новой дате совещания и меняем дедлайн).

Третий класс обслуживания: стандартные плановые задачи

Какие-то задачи просто нужно сделать. Будут они сделаны в понедельник или в среду — не так важно. Такие задачи мы можем записать на желтых карточках.

Базовые правила для таких задач:

1. В колонке «В работе» приоритет выстраивается в порядке поступления: сначала решается самая старая задача из списка. Нужно фиксировать в карточке задачи дату, когда она была взята в работу.

2. Команда может договориться, что сроки ожидания таких задач определены в каком-то временном промежутке. Например, 70% задач стандартного класса обслуживания выполняются в течение 10 рабочих дней. Таким образом, задача может получить другой класс обслуживания, если сроки затягиваются. Ей можно поставить фиксированный дедлайн или присвоить первый класс обслуживания при изменении ситуации.

Четвертый класс обслуживания: низкий приоритет

Иногда мы видим задачи, которые могут быть отложены на длительный срок, но обладают определенной ценностью. Часто они не очень сложные, но на них не хочется отвлекаться, пока есть что-то более важное. Мы можем записать такие задачи на зеленых стикерах.

Базовые правила:

1. Выполнение такой задачи начинается в том случае, когда нет задач более высокого уровня.

2. Выполнение задач с низким приоритетом не определяется датой постановки задачи. Они могут выбираться из очереди по желанию специалиста.

3. Чтобы ускорить выполнение такой задачи, нужно изменить ее класс обслуживания.

Примеры задач с четвертым классом обслуживания:

1. К лету неплохо бы расширить ассортимент товаров для дачи. У нас нет надувных бассейнов. Задача (в декабре): проанализировать ассортимент поставщиков дачных товаров. Найти оптимальные условия для закупки надувных бассейнов.

2. Используем типовые инфоповоды для рекламных рассылок — всё как у всех, а хотим выделиться. Задача: найти необычные праздники в календаре, чтобы обсудить их использование как новый инфоповод к рассылкам.

Пожалуй, самый важный эффект при работе по классам обслуживания — это повышение удовлетворенности работой команды, даже если весь намеченный объем работ не выполняется. Всё потому, что самые важные задачи сотрудники берут в работу в первую очередь, а остальные таски могут подождать.

Как составлять карточки задач

Мы расскажем, что может быть в карточке задачи, а вы, поработав с Канбан-доской, поймете, что из этого нужно именно вам.

1. Добавляем название или краткую формулировку задачи. Формулировка задачи должна содержать в себе результат, быть максимально понятной.

   • «Добавить форму „Быстрый заказ“ в карточку товара в соответствии с макетом» — хорошая задача с точки зрения формулировки.

   • «Добавить на сайт „Быстрый заказ“» — уже хуже.

   • «У нас много отказов от покупки в корзине, надо уже что-то с этим сделать» — не задача, а мини-проект.

2. Описываем действия или дополнительные условия, важные для выполнения задачи.

   «Добавляем „Быстрый заказ“ на страницу с детальным описанием товара в форму быстрого просмотра информации о товаре в списке, выводим дополнительно вызов формы в списке товаров на витрине. Обратите внимание, сделать нужно и для десктопной версии сайта, и для просмотра на мобильных устройствах».

   Если задача выполняется в несколько простых действий, прописываем список шагов для выполнения задачи и составляем чек-лист.

3. Выбираем исполнителя — тогда он увидит, что ему назначена новая задача.

4. Можем попросить исполнителя предварительно оценить время выполнения задачи. Вносим оценку времени в карточку.

5. Назначаем срок выполнения задачи для задач с фиксированным дедлайном.

Итого: что нам потребуется для первого запуска Канбан-доски

1. Выбрать программное обеспечение для работы.

2. Выписать все задачи на стикеры — детализация минимальная.

3. Присвоить классы обслуживания и выстроить список задач в колонке «Сделать» от самых актуальных к менее актуальным.

4. Определиться с временным отрезком планирования.

5. Выбрать задачи, которые будут сделаны за этот отрезок.

6. Только эти задачи проработать в деталях.

7. Назначить исполнителей и договориться о правилах перемещения задач в колонках, определить сами колонки.

8. Начать работать по плану, вытягивая задачи из очереди.

В конце первого временного отрезка смотрим на результаты и планируем новый цикл.

Если задач оказалось слишком много, проводим предварительную оценку и берем на новый временной отрезок меньше задач. Если всё сделали и осталось время, берите на следующий цикл больше задач.

С каждым новым циклом мы учимся точнее прогнозировать сроки и понимаем свою реальную производительность. Обсуждая итоги недели, можем задаваться вопросом, что стоит делать по-другому, чтобы успевать больше или повысить качество работы. Также на таких встречах мы выясняем причины сбоев и задержек, устраняем их и меняем процессы.

Когда команда научится точно прогнозировать сроки завершения задач, можно будет предварительно оценить сроки движения по всем задачам проекта, зафиксировать контрольные точки и его продолжительность, не забывая оставлять дополнительное время на разного рода риски и непредвиденные обстоятельства. Теперь мы можем с уверенностью говорить, что работа будет сделана к определенному сроку.

В контрольных точках проверяем, не ошиблись ли мы с оценкой? Если в контрольную точку пришли с ожидаемым результатом — всё хорошо. Если задерживаемся на определенном этапе, узнаем о риске не сделать всё к сроку на ранней стадии и принимаем новые управленческие решения: меняем сроки, объем и сложность задач или бюджет.

Таким образом, мы одновременно получаем:

• способ договариваться о приоритетах;

• способ сообщать друг другу о процессе решения задач без постоянных встреч и созвонов;

• инструмент контроля за прогрессом выполнения проекта.

Рекомендуем пробовать и внедрять. У вас обязательно получится!