Планируй и управляй: обзор популярных сервисов для работы с задачами

В этом обзоре мы собрали девять сервисов для управления задачами и планами. Здесь есть как решения для крупных компаний, так и для специалистов и личного использования.

• Asana

• WEEEK

• SingularityApp

• Trello

• Notion

• Todoist

• Planfix

• Jira

• «Битрикс24»

Asana

• Язык интерфейса: английский

• Отображение задач: kanban-доска, список, календарь

• Мобильная версия: есть

• Общение с коллегами внутри сервиса: есть

• Кому подходит: специалистам и фрилансерам, небольшим командам, СМБ, для личных целей

Asana — сервис для управления задачами и проектами, запущенный в 2008 году. Позиционируется как инструмент для командной работы над задачами, но его можно использовать и как персональный таск-менеджер. Язык сервиса — английский, но можно выполнить перевод с помощью расширения для Google Chrome Asana — Русская версия. У сервиса Asana есть десктопная версия, а также версии для смартфонов на iOS и Android. Бесплатный пробный период длится 30 дней.

Пользователю при входе в сервис нужно указать, для чего он будет его использовать и какая у него роль в команде, а затем написать задачи. Им присваивается определенный статус, по умолчанию их три (New tasks, Do today или Do later), но можно настроить собственные. 

Работая над задачей, коллеги могут поддерживать коммуникацию в сервисе, обмениваться файлами, составлять списки дел.

Доступно несколько вариантов отображения задач: списком, на kanban-доске или в календаре. 

Боковое меню содержить шесть основных вкладок:

1. Home — переход на основную страницу команды.

2. My Tasks — здесь можно посмотреть свои задачи.

3. Inbox — вкладка для обмена сообщениями с коллегами.

4. Reporting — здесь визуализированы данные по работе команды: сколько выполнено задач, сколько не выполнено.

5. Portfolios — позволяет отслеживать работу команды и прогресс в выполнении задач.

6. Goals  — здесь можно поставить цель и отслеживать, на сколько процентов она достигнута.

Основные функции — создание задач, назначение ответственных, расстановка приоритетов, отправка сообщений, приглашение членов команды в проект в Asana, интеграция с различными сервисами, такими как Gmail, Zoom, Slack и т. д. — доступны в бесплатном тарифе. Бесплатной версией можно пользоваться неограниченное время.

Больше функций доступно в платных тарифах:

1. Premium $10,99. Предоставляет доступ к дашборду, созданию форм опроса для членов команды, консоли администратора, позволяет создавать приватные проекты и задачи.

2. Business $24,99. Помимо всех опций, доступных в тарифе Premium, открывается доступ к разделам Portfolios и Goals, расширенным опциям для создания форм, также к интеграциям с сервисами Salesforce, Adobe Creative Cloud, Tableau и Power BI.

3. Enterprise. Персонализированный тариф для больших компаний, условия и цена обсуждаются индивидуально.

WEEEK

• Язык интерфейса: русский и английский

• Отображение задач: kanban-доска, список, недельный календарь

• Мобильная версия: есть

• Общение с коллегами внутри сервиса: есть

• Кому подходит: фрилансерам, специалистам компаний для персонального использования, небольшим и средним командам.

WEEEK — это российская мультисервисная платформа для управления проектами и задачами в браузерах, Windows, macOS, iOS и Android. Сервера WEEEK находятся в Москве и Санкт-Петербурге 

Сервис появился в 2017 году как таск-менеджер. В 2020 году WEEEK привлек первые инвестиции и начал активно развиваться. Сегодня это платформа, в которой есть все удобные инструменты для совместной работы: таск-менеджер, база знаний, CRM и аналитика. Работать в WEEEK можно самостоятельно или в команде, при этом количество людей не ограничено.

Чтобы начать работу в WEEEK, нужно зарегистрироваться. Это можно сделать на главной странице сайта через кнопку регистрации в верхнем правом углу или через форму: ввести свою почту в строке и нажать кнопку «Начать».

После регистрации нужно указать свою роль в команде, для чего регистрируешься в сервисе, в какой сфере работаешь и т. д. Для знакомства с WEEEK можно записаться на бесплатную онлайн-демонстрацию.

В разделе «Таск-менеджер» есть возможность вести задачи в форматах недельного календаря или списков. Также вы можете разбить процесс на этапы и перенести их на канбан-доски. Это поможет отслеживать ход работы. Ставить задачи в WEEEK очень просто. Например, чтобы добавить задачу в режиме недельного календаря, кликните под датой на кнопку «Добавить задачу».

У WEEEK есть два типа тарифов: персональные и командные. 

Персональные тарифы разделены на две категории:

1. Персональный. Бесплатный тариф для одного человека, в котором можно вести до 7 проектов, до 100 документов в базе знаний, использовать помодоро-таймер и медитации, прикреплять файлы в любом количестве.
2. Personal Pro. От 200 рублей в месяц. Возможности те же, что и в Персональном, плюс безлимитные проекты и доски, безлимитная база знаний, задачи с периодом и приоритетная поддержка.

Командных тарифа три:

1. Team. Бесплатный тариф с такими возможностями: до пяти человек в команде, до семи проектов, до 100 документов в базе знаний, до 10 досок на проект и безлимитное хранилище.

2. Team Pro. Тариф стоит 590 рублей за одного пользователя в месяц. Возможности те же, что в тарифе Team, плюс безлимитное количество пользователей, проектов и досок, безлимитная база знаний, управление доступами к проекту, папки проектов и приоритетная поддержка. 

3. Team Business. Цена за тариф — 690 рублей за одного пользователя в месяц. Возможности те же, что в тарифе Team Pro, плюс логи действий, портфельное управление проектами и приоритетная поддержка.

SingularityApp

• Язык интерфейса: русский и английский

• Отображение задач: список, календарь

• Мобильная версия: есть

• Общение с коллегами внутри сервиса: есть

• Кому подходит: специалистам и фрилансерам, небольшим командам, СМБ, для личных целей

SingularityApp — планировщик задач, который помогает организовать повседневные задачи в структурированный список. Сервисом можно управлять с десктопного приложения или с мобильного, а также в браузере.

У SingularityApp минималистичный дизайн, а в кабинете есть несколько основных вкладок с задачами. Во «Входящих» собраны новые задачи, во вкладке «Сегодня» — задачи, запланированные на день. Во вкладке «Планы» находится расписание с задачами на каждый день, а в «Проектах» — глобальные цели, состоящие из нескольких задач. К ним можно написать описание, добавить теги и создать подпроекты. Во вкладках «Без проекта» и «Когда-нибудь» собраны задачи без тега проекта и без даты назначения.

Добавлять задачи можно в виде списка и календаря.

У SingularityApp есть три тарифа:

1.Базовый. Это бесплатная версия с ограниченными возможностями: без синхронизации, фильтров, подключения Google Календаря, Telegram-бота и без голосового ввода. Подходит для ведения простых списков задач на одном устройстве.

2. Singularity PRO. Подписка стоит 167 рублей в месяц, если оплатить сразу год и 199 рублей в месяц, если оплачивать помесячно. Это тот же базовый тариф, но с дополнительными функциями: синхронизация между всеми устройствами, постановка задач через Telegram и из почты, распечатка плана на день, фильтр задач и голосовой ввод, двусторонняя синхронизация с Google Календарем.

3.Singularity Forever. Эта подписка оплачивается один раз и стоит 5999 рублей. В ней есть все функции Singularity PRO, а еще добавлен неограниченный доступ на всех устройствах: Android, iOS, MacOS, Windows, Linux, веб-версия.

Trello

В 2022 году сервис Trello приостановил регистрации и продажи платных подписок для пользователей из России и Беларуси.

• Язык интерфейса: английский, русский

• Отображение задач: kanban-доска, список, календарь, интерактивная карта

• Мобильная версия: есть

• Общение с коллегами внутри сервиса: нет

• Кому подходит: специалистам и фрилансерам, небольшим командам и СМБ

Сервис управления задачами и проектами Trello создан в 2011 году, а с 2017 года принадлежит компании Atlassian — создателю сервисов для совместной работы в IT-компаниях (владеет сервисом Jira, групповым чатом HipChat, Confluence для управления документами и другими). Atlassian купил Trello, чтобы расширить аудиторию: на момент сделки Trello уже пользовались 19 млн человек. Несмотря на то, что Trello входит в Atlassian, он сохранил свой бренд и резких изменений в интерфейсе не произошло.

Зарегистрироваться можно с помощью email или через аккаунт в Google, Microsoft, Apple и Slack. У Trello есть интерфейс на русском языке. Помимо десктопной версии, доступны приложения для смартфонов. Сервис работает на основе kanban-досок. Рабочее пространство состоит из трех основных частей:

• доска — основной рабочий экран;

• список — столбец, в котором находятся карточки задач;

• карточка — форма, в которой можно описывать задачу, этапы, на которые она делится, составлять чек-лист выполнения.

Пользователи могут создать несколько досок для разных проектов или категорий задач, например, дизайн, копирайтинг и т. д.

Бесплатная версия таск-менеджера доступна всегда со всеми основными функциями: создание и управление задачами, в ограниченном объеме — интеграция с внешними сервисами, возможность загрузки и обмена файлами. Максимальное количество досок для бесплатной версии — 10. Размер вложений — не более 10 Мб. Число карточек и списков не ограничено.

Доска может быть приватной, командной или публичной.

Чтобы пригласить человека в команду в Trello или подключить к задаче, на главной странице есть вкладка «Участники». Перейдя в нее, нажмите на кнопку «Пригласить участников команды» и введите в открывшееся поле адрес электронной почты члена команды.

Кнопка «Пригласить» также есть и на самой доске в Trello. Приглашать пользователей можно даже если пользуетесь бесплатным тарифом.

Помимо бесплатного тарифа в сервисе доступны:

1. Тариф Standard стоит $5 в месяц, если оплатить сразу год и $6, если оплачивать помесячно. Подойдет для небольших команд и проектов.

2. Тариф Premium стоимостью $10 за пользователя в месяц при оплате раз в год или $12,50 при оплате раз в месяц. Позволяет назначать наблюдателей для задачи, создавать неограниченное количество досок, размер одного вложения увеличивается до 250 МБ, становится доступна приоритетная поддержка. Также можно менять дизайн для досок на собственный, создавать пользовательские фоны и стикеры.

3. Тариф Enterprise для больших компаний. Возможности те же, что в тарифе Business, есть дополнительные настройки для защиты данных и расширенные функции администрирования. Цена расчитывается индивидуально, в сервисе есть калькулятор — для команды из 50 человек подписка обойдется примерно в $17.50 за одного пользователя в месяц. 

Notion

• Язык интерфейса: английский, корейский

• Отображение задач: kanban-доска, календарь, список по исполнителю, по срокам, а также по кастомным параметрам

• Мобильная версия: есть

• Общение с коллегами внутри сервиса: нет

• Кому подходит: специалистам и фрилансерам, небольшим командам, СМБ, для личных целей

Сервис Notion объединяет в себе функции сразу нескольких инструментов: таск-менеджера, блокнота, планера. В нем можно не только управлять задачами и проектами, но и вести заметки, таблицы, работать с документами, собирать базы знаний и хранить файлы и полезные ссылки. Есть версии для десктопов и смартфонов на iOS и Android.

При регистрации (для нее понадобится ввести адрес электронной почты или аккаунт в Google и Apple) вам предложат два варианта настройки сервиса — для личного и для командного использования.

В личных целях его можно использовать для ведения заметок, конспектов и дневника, личного расписания, списка дел, покупок, планов, постановки целей и т. д. В компаниях он пригодится как сервис для ведения задач. Задачи собираются в списке, им можно присваивать статусы To Do, Doing, Done, а также фильтровать их по разным параметрам: по статусу, по исполнителю, по дедлайну и т. д.

Интерфейс сервиса на английском языке. Меню рабочего пространства для категории «Маркетинг» состоит из пяти основных вкладок:

1. Brand Assets — здесь хранятся корпоративные элементы: шрифты, логотипы, иконки, паттерны и т. д.

2. Meeting notes — заметки по итогам встреч и обсуждений.

3. Media list — ссылки на статьи, пресс-релизы, новости о компании, которые публиковались в СМИ.

4. Content Calendar — контент-план.

5. Mood board — доска с референсами.

Эти вкладки можно редактировать, удалять, добавлять новые вкладки и разделы для них. Например, можно создать вкладку, где будут храниться ссылки на полезные ресурсы для членов команды, вкладку с регламентами и т. д.

Кроме «Маркетинга», есть бесплатные шаблоны для категорий «Дизайн», «Образование», «HR», «Продажи», «Служба поддержки», «Продакт-менеджмент», «Проектирование» и «Личные нужды». В галерее Notion есть и другие шаблоны (в том числе платные), например, для планирования активностей в праздники. В сервис можно загружать и хранить файлы любого типа: видео, аудио, коды, таблицы.

Тарифы Notion:

1. Personal. Бесплатный, позволяет создавать неограниченное количество страниц и блоков и приглашать до пяти человек.

2. Personal Pro $4 в месяц. Можно загружать неограниченное количество файлов и приглашать неограниченное число гостей. Также можно просматривать историю версий.

3. Team $8 в месяц за пользователя. Дает возможность создавать общие рабочие пространства и пользоваться функциями администратора.

4. Enterprise. Тариф с расширенными администраторскими функциями и повышенной защитой данных.

Todoist

• Язык интерфейса: русский, английский

• Отображение задач: список

• Мобильная версия: есть

• Общение с коллегами внутри сервиса: нет

• Кому подходит: специалистам и фрилансерам, студентам, для личных целей

Сервис Todoist был разработан и выпущен в 2007 году, а в 2014 году занял первое место в топ-9 менеджеров задач по версии американского Forbes. Сервис чаще используют для личных целей, но в нем предусмотрена и командная работа. Есть интерфейс на русском языке, а также версии для десктопов и мобильных приложений.

При регистрации нужно выбрать, для каких целей вы будете использовать сервис.

В Todoist пользователь управляет проектами и задачами в них. К этим элементам можно добавлять метки и фильтры, но они доступны только при оформлении платной подписки.

Интерфейс проще, чем у предыдущих сервисов, тут нет досок, задачи отображаются в виде списков. Чтобы создать задачу, нужно нажать на значок плюса в верхней панели справа. К задачам можно добавлять подзадачи, дедлайны, метки, настраивать напоминания на телефон или почту, добавлять подзадачи и присваивать приоритеты.

При покупке платной версии в комментариях к задачам можно добавлять файлы с компьютера, Google Диска и Dropbox, а также прикреплять голосовые сообщения.

Для каждого проекта можно назначить общий доступ. Каждую из задач можно назначить определенному исполнителю. Уведомление о задаче можно направлять члену команды по почте.

Также доступны интеграции с различными сервисами, такими как Google Диск, Dropbox, Zapier и т. д.

В Todoist три тарифа:

1. Бесплатный. Позволяет создавать до 5 проектов и приглашать до пяти человек в проект. В бесплатной версии доступна неделя истории активности и три фильтра.

2. Pro, $4 в месяц при оплате за год и $5 при оплате помесячно. Можно создавать до 300 проектов и приглашать до 25 человек в проект, ставить напоминания, оставлять комментарии и загружать файлы, создавать пользовательские метки и фильтры.

3. Бизнес, $6 в месяц при оплате сразу за год и $8, если платить помесячно. Позволяет создавать до 500 проектов на пользователя и приглашать до 50 человек в проект. Также появляется возможность назначать роли администратора и участников и пользоваться приоритетной поддержкой.

Planfix

• Язык интерфейса: русский, английский

• Отображение задач: список

• Мобильная версия: есть

• Общение с коллегами внутри сервиса: есть

• Кому подходит: среднему и крупному бизнесу

Planfix — это платформа для управления предприятием и командой, позиционируется как сервис для среднего и крупного бизнеса. Позволяет организовать совместную работу над проектами, планировать и вести задачи, просматривать отчеты и хранить документы, а также принимать и обрабатывать заявки и обращения от клиентов. Доступны десктопная версия и версии для смартфонов на iOS и Android.

При регистрации нужно указать свою роль в проекте.

В Planfix есть шесть разделов:

1. Планировщик. Здесь сводка по задачам и активностям, а также блок для ведения ежедневника.

2. Проекты. Информация о существующих проектах, управление ими и создание новых.

3. Задачи. Каждая задача привязана к определенному проекту. Можно создать новую задачу и назначить исполнителем другого сотрудника или себя, отслеживать задачи, в которых вы выступаете наблюдателем, посмотреть список входящих и исходящих задач. В задачу можно добавить подзадачи и чек-листы, прикрепить документ, установить напоминание. Для задачи устанавливаются дедлайны, а если она не выполняется вовремя, необходимо отправить запрос постановщику на перенос сроков. Чтобы задача получила статус «В работе», нужно нажать «Принять». Также задачу можно отклонить.

4. Сотрудники. Здесь собрана информация о структуре компании, контакты сотрудников, их режим работы и история активности.

5. Контакты. Сюда можно записать контакты отдельных сотрудников, подразделений компании, клиентов и т. д.

6. Отчеты. В этой вкладке уже есть стандартные отчеты, например, «Все задачи, завершенные сотрудниками на этой неделе», «Как быстро сотрудники принимают задачи» и т. д. Можно создать пользовательский отчет, добавив в него нужные параметры.

Членам команды в Planfix можно назначать роли, давать доступ только к определенным опциям. Доступна кастомизация рабочего пространства — для каждого подразделения или сотрудника можно задать свою цветовую схему, структуру разделов и логотип. Есть интеграция с полезными сервисами, такими как Яндекс Почта, Telegram, SendPulse, Google Calendar и т. д.

В Planfix также удобно хранить информацию о клиентах, фильтровать их, объединять в группы, словом, использовать как CRM-систему. Общаться с клиентами и сотрудниками можно прямо из интерфейса системы, кликнув на телефон или адрес электронной почты.

В сервисе доступно четыре тарифа:

1. Бесплатный. Предоставляет доступ ко всем основным функциям, позволяет приглашать в команду до пяти человек и создавать до 10 проектов.

2. Профессионал, €2 в месяц за пользователя. Можно добавить до 99 сотрудников, количество проектов не ограничено.

3. Бизнес, €3,5 в месяц за пользователя. Можно добавить до 250 сотрудников.

4. Корпорация, €5 в месяц за пользователя. Можно добавить до 1000 сотрудников.

Jira

• Язык интерфейса: английский, русский

• Отображение задач: kanban-доски и scrum-доски

• Мобильная версия: есть

• Общение с коллегами внутри сервиса: нет

• Кому подходит: среднему и крупному бизнесу

Система управления проектами Jira вышла в 2002 году. Позволяет организовать работу по методологии Scrum, если над проектом работает одна универсальная команда, и Kanban, если работают несколько узкопрофильных команд. Позиционируется как сервис для компаний, которые занимаются разработкой, но используется и для других проектов. Есть мобильная и десктопная версия, интеграция с внешними сервисами, например, InVision, Adobe, Slack, Gmail и т. д. Кроме того, можно настроить интеграцию с любыми сервисам Atlassian. Интерфейс переведен на русский язык, но иногда встречаются ошибки и непереведенные фрагменты.

Задачи можно вести на scrum-досках и kanban-досках с настраиваемыми столбцами. В карточках задач дается описание задачи, можно подробно расписать ТЗ, добавить чек-лист, прикрепить файлы, назначить исполнителя и наблюдателей, присвоить метки, получать уведомления и ходе работы над задачей на почту, добавлять подзадачи и комментарии. Параметры карточки задачи гибко настраиваются. Есть Backlog, куда отправляются задачи, которые еще не взяты в проработку.

Проекты в Jira делятся на два типа — разработка ПО и и бизнес. Также можно объединять проекты в категории — стандартные и кастомные. Каждому участнику проекта можно назначить роль и присвоить определенные функции.

Интерфейс Jira непростой, и чтобы внедрить этот сервис в компанию, скорее всего, потребуется помощь специалиста. При этом в Jira много возможностей для кастомизации интерфейса и рабочего пространства, автоматизации, интеграции с полезными сервисами, отслеживания рабочего процесса, времени работы над задачей, создания agile-отчетов и обеспечения безопасности данных, которые хранятся в сервисе.

В Jira доступны тарифы:

1. Бесплатный, для команд до 10 человек с доступом ко всем базовым функциям сервиса, хранилище файлов вмещает до 2 ГБ.

2. Standard, $7 на пользователя в месяц. Дает доступ к расширенным правам, 250 ГБ для хранения файлов, также можно предоставлять людям вне организации анонимный доступ к проектам и задачам.

3. Premium, $14 на пользователя в месяц. Доступна автоматизация на общем и межпроектном уровне, аналитика для администраторов, «Песочница», объем хранилища файлов неограничен.

4. Enterprise. Персональный тариф.

«Битрикс24»

• Язык интерфейса: русский

• Отображение задач: список, kanban-доска, календарь, таблица по срокам и Гант-диаграмма

• Мобильная версия: есть

• Общение с коллегами внутри сервиса: есть

• Кому подходит: среднему и крупному бизнесу

«Битрикс24» — это облачный сервис для совместной работы. Интерфейс на русском языке, есть десктопная и мобильная версии. Система объединяет в себе инструменты для управления проектами и аналог соцсети для сотрудников:

1. CRM-система. В ней можно отслеживать все этапы сделок, хранить контакты клиентов, отслеживать аналитику. Доступен импорт файла с CRM-данными в систему и выгрузка файла из сервиса.

2. Задачи и проекты. Как и в других системах, здесь создаем проекты, ставим для них задачи, задаем сроки, назначаем исполнителя, добавляем подзадачи, прикрепляем файлы и добавляем теги.

3. Диск. Раздел для хранения файлов.

4. Время и отчеты. В этом разделе, помимо просмотра отчетности, можно отслеживать рабочее время сотрудников, график отсутствий, организовывать собрания и планерки.

5. Роботизация бизнеса. Позволяет автоматизировать процессы в компании.

Также в «Битрикс24» можно создать интеграцию с более чем 1000 приложений, собрать базу знаний, настроить сквозную аналитику, проводить видеоконференции и многое другое.

Возможности сервиса как корпоративной соцсети:

1. Лента новостей, где можно отслеживать такие события, как появление новых сотрудников, дни рождения коллег и т. д.

2. Чаты и звонки для общения с коллегами.

3. Раздел со структурой компании, где можно посмотреть, из каких подразделений состоит компания и открыть карточку интересующего сотрудника с информацией о нем и контактными данными.

У «Битрикс24» четыре тарифа:

1. Бесплатный с доступом к основным функциям сервиса в базовом режиме.

2. Базовый, 1990 рублей в месяц при оплате за год, до пяти пользователей в команде. Расширенные возможности для CRM, чатов и звонков, приоритетная поддержка.

3. Стандартный, 5590 рублей в месяц при оплате за год, до 50 пользователей в команде. Больше возможностей для онлайн-офиса и администрирования.

4. Профессиональный, 11190 рублей в месяц при оплате за год, до 100 пользователей в команде.

Какой сервис выбрать

Ответ на этот вопрос зависит от того, какой у вас бюджет и для чего вы хотите использовать сервис. Для личных целей (планирования дня, личного расписания, ведения конспектов, дневника и т. д.) отлично подойдут WEEEK, Todoist и Notion.

Если вы фрилансер, сотрудник небольшой компании или ищете решение для небольшой команды, остановите выбор на Asana, SingularityApp или Trello.

Крупным организациям с большим количеством проектов и подразделений стоит использовать более сложные, продвинутые сервисы: Planfix, Jira, «Битрикс24». Разобраться в интерфейсе и внедрить их будет чуть сложнее, но с задачами больших предприятий эти сервисы справятся лучше.