Как малому бизнесу перейти в онлайн: юридические аспекты

От распространения коронавируса и его последствий страдают не только граждане, но и экономика страны в целом. Словно эффект «домино», пандемия коснулась каждого предпринимателя. Часть малого и среднего бизнеса с конца марта не смогли работать в прежнем формате и терпят убытки, некоторые отрасли близки к банкротству.

Многим компаниям удалось перестроить свою бизнес-модель: перейти в онлайн и начать работать со своими покупателями дистанционно. Согласно исследованиям, после карантина с нами останется тренд на покупки и потребление контента в интернете: даже те, кто раньше со опасением и сомнением относились к торговле и развлечениям в сети, начали пользоваться доставкой продуктов, онлайн-кинотеатрами и даже заниматься образованием.

Поэтому перевод бизнеса в онлайн — это не только спасение на период пандемии, но хорошая возможность развить бизнес после того, как ситуация изменится. Но важно осознать, что трансформация бизнеса — это не только создание сайта и его дальнейшее продвижение, но и целый комплекс юридических, налоговых, бухгалтерских и кадровых вопросов, с которыми придется столкнуться.

Вот основные — но не все — вопросы, на которые нужно ответить:

1. Какую систему налогообложения выбрать: упрощенную или общую? А для какого вида бизнеса законодатель не оставил выбора?

2. Что делать с сотрудниками, которые уже есть и которых нужно будет нанимать? Можно ли не оформлять новых специалистов в штат и как быть с теми, кто теперь работает на «удаленке»?

3. Как защитить интеллектуальную собственность, доменное имя, торговую марку? Как самому не нарушить чужие права?

4. Как автоматизировать все бизнес-процессы внутри компании? Какие CRM могут именно вам учесть всё?

5. Как защититься от потребительского экстремизма и правильно выстроить взаимодействие с покупателем продукта?

6. Что можно, а что нельзя продавать дистанционным способом, какая информация обязательно должна быть на сайте?

А теперь давайте обо всем подробнее.

Налоги

Театр начинается, как известно, с вешалки, а бизнес, как ни странно, с налогового режима. Дальше можно долго рассказывать, что это такое, зачем это нужно, но я постараюсь сделать это максимально наглядно и коротко. Рассмотрим сравнение четырех самых популярных режимов из пяти предусмотренных законом (пятый сельскохозяйственный применяется редко). Если у вас еще нет оформленного бизнеса, то эта таблица поможет определиться с налоговым режимом.

Если для своего бизнеса вы применяете режим ЕНВД, то мы рекомендуем сняться с учета по нему на время приостановки деятельности на торговой площади Это позволит вам не переплачивать налог и сократить расходы. Вспомните, с каким налоговым режимом вы регистрировались при создании компании, — именно его вы и будете применять при работе онлайн.

Также обращаю внимание, что, к сожалению, смена налогового режима с ОСНО на любой вид УСН и наоборот возможна только по итогам календарного года. А вот оформить спецрежим ЕНВД или ПСН вы можете в любое время, и мы вам с этим поможем.

Фонд оплаты труда и сотрудники

Следующая немаловажная часть расходов после налогов — это оплата труда. Сократить расходы на имеющихся сотрудников поможет перевод на неполный рабочий день или неполную рабочую неделю. Следует помнить, что возможно это только по заявлению работников. Если инициатор работодатель, то он должен предупредить о переводе за два месяца.

Другой распространенный сейчас способ оптимизировать ФОТ — это найм самозанятых граждан по договору оказания услуг или выполнению работ. У него есть главный нюанс — работа по такому договору никак не должна походить на стабильное, постоянное выполнение определенного объема поручений. В основном это разовые услуги, работы за заранее оговоренное вознаграждение.

При заключении договора с самозанятым физическим лицом убедитесь в наличии такого статуса — он оформляется специальным свидетельством. Закон устанавливает ограничения по видам деятельности и некоторым другим критериям, при которых физлицо не может зарегистрироваться в качестве самозанятого (и применять налог на профессиональный доход) и, соответственно, в таком случае ваша компания не может заключить с таким лицом договор, как с самозанятым.

Например, компания может привлечь самозанятого для проведения ремонта, проведения фото- или видеосъемки, организации мероприятия, разработки сайта и т. д. Однако нельзя закупать у самозанятого какие-то товары, если он занимается их перепродажей (как самозанятый в таком случае он просто не может быть зарегистрирован, допустима продажа только собственной продукции).

Заметим также, что бывший работник не может два года после увольнения работать с компанией в качестве самозанятого. Еще не рекомендуем оформлять на бывших работников ИП, так как это уже давно квалифицируется не в пользу компаний.

Если вы перешли работать на «удаленку», не забудьте оформить с сотрудником дополнительное соглашение и поменять локально-нормативные акты. В условиях режима самоизоляции это возможно делать дистанционно, получив от работника скан подписанных документов.

Бренд, сайт и интеллектуальная собственность

Основная задача бизнеса в интернете — выделиться, отстроиться от конкурентов, подчеркнуть индивидуальность. Она включает и фирменный стиль, и бренд, и сам сайт, и контент и много других аспектов. Иногда велик соблазн позаимствовать что-нибудь у конкурента, у которого всё готово и настроено, но я настоятельно рекомендую воздержаться.

Использовать в своей работе и рекламе чужую интеллектуальную собственность чревато как минимум ответственностью (административной и даже уголовной) и, как максимум, иском о возмещении убытков до 5 млн рублей. Это правило работает в любую сторону, к примеру, если вы обнаружили, что кто-то использует ваши фото, тексты, программы, то вы имеет полное право их защитить. Полный список того, что закон считает интеллектуальной собственностью, вы найдете в Гражданском кодексе.

Говорят, «лучший бой — тот, который не состоялся», так что я рекомендую работать над превентивными мерами защиты своей компании и ее стиля в интернете. Рецепт прост:

• регистрируйте доменное имя на себя лично или свою компанию, подробнее об этом — в материале про выбор и регистрацию домена;
• предусматривайте полную передачу вам всех прав на всё то, что вы заказываете и разрабатываете: сайт, фирменный стиль, логотип, контент;
• не используйте чужих товарных знаков, программ, текстов без указания как минимум их авторства.

Автоматизация в работе

Оптимизация затрат практически всегда означает автоматизацию процессов. И здесь я не буду первооткрывателем, если скажу, что чем больше вы автоматизируете процесс работы, тем меньше денег потратите на его поддержание. С юридической и финансовой точки зрения можно посоветовать следующее:

1. Закажите 2–3 шаблона договора на ваши услуги и на закупки — они должны учитывать разные категории покупателей и поставщиков, — или 1–2 оферты на ваши услуги. Работайте только по ним. Это сократит время и ресурсы на проверку документов от поставщиков.

2. Подготовьте заранее перечень документов, который будете запрашивать у контрагента. Добросовестность покупателя или поставщика всегда можно проверить по ИНН на nalog.ru или бесплатных сервисах в интернете (сервис налоговой службы, «За честный бизнес», RusProfile).

У налоговой есть список критериев добросовестных поставщиков, среди них — отсутствие задолженностей по налогам и перед государством, достоверный адрес, участие руководителя и собственника в других компаниях, своевременность сдачи отчетности и другие. Перечисленные сервисы оценивают риск при работе с контрагентом и дают автоматические рекомендации. .

1. Введите в компании платежные дни, к примеру, возьмите за правило оплачивать счета только по понедельникам и средам. Поверьте, это не отразится на оплатах счетов в целом, а экономия времени и сил бухгалтера и вас как собственника, подписывающего счета в банке, колоссальная. Кроме того, деньги, которые есть на счете, можно положить на краткосрочный депозит (доход хоть и небольшой, но все равно есть).

2. Установите CRM в компании, у многих поставщиков этих систем доступны бесплатные версии с минимальными возможностями. Такая программа поможет настроить учет рабочего времени сотрудников и отслеживать выполнение задач . Это не спасет вас от недобросовестных работников на 100%, но даст возможность собрать информацию об их эффективности.

3. Переведите отправку документов в систему ЭДО. Подписывать и сканировать документы в условиях самоизоляции практически нереально, а после самоизоляции электронный документооборот сэкономит ваши расходы на распечатывания документов и рассылку бухгалтерских документов всем контрагентам почтой.

Полнота и открытость информации о продукте

Википедия определяет потребительский экстремизм как поведение потребителей товаров и услуг, имеющее целью получить определенную выгоду и доход, манипулируя законодательством о правах потребителей в корыстных целях. И в самом определении заложен ответ на вопрос: как с этим бороться.

Если ваш покупатель — физическое лицо, то вы должны максимально полно описать услугу, товар, работу, которую продаете. Не надо использовать сложные термины и определения, утаивать технические особенности или свойства, забывать указывать сроки гарантии. Самый простой способ при продаже товара — переписать его характеристики от производителя. При продаже услуги — описать кем, в какой срок и каким образом будет оказана услуга и что будет основанием для принятия услуги покупателем.

Разберем пример. Человек купил товар и через пару дней заявил, что он не соответствует описанию на сайте: цветное средство для укладки волос оставляет следы на одежде или головном уборе. В заявлении он угрожает судом, жалобой в Роспотребнадзор и отзывами в интернете. Но в переговорах с менеджером обещает отказаться от требований за промокод на скидку. Продавец боится штрафов и дорожит репутацией, поэтому дает промокод. Теперь у потребителя средство для укладки волос и скидка на следующий товар. А лишняя скидка — недополученная прибыль для предпринимателя.

Проблему можно предотвратить: сделать вкладку на сайте «Подробное описание товара» и перечислить полные характеристики средства в том числе те, что сам изготовитель указал в инструкции. К примеру так: «Средство для укладки волос сохнет в течение 5-7 минут, для стойкости эффекта в этот период не стоит наносить на волосы другие средства, не надевать головные уборы, одежду через голову, дождаться полного впитывания и закрепления результата. Средство может окрашивать кожу рук, головы, одежду. Протестируйте средство перед применением во избежания аллергической реакции».

В этом случае спора с потребителем можно было избежать, если бы продавец, подробно описывая товар, указал, что после нанесения средства необходимо подождать семь минут до полного впитывания и равномерного распределения средства на волосах. Таким образом, инструкция по применению от изготовителя товара и есть защита для продавца, ее донесение до покупателя — гарантия от неправомерных требований.

Прозрачность взаимоотношений с потребителями — это гарантия низкого уровня потребительского экстремизма.

Продажа на расстоянии

Дистанционный способ продажи — это только звучит непривычно, а, по сути, это такая же продажа, как и в магазине. И все же здесь есть свои нюансы:

1. Нельзя продавать дистанционно алкоголь, а также товары, свободная реализация которых запрещена или ограничена, к примеру, оружие.

2. Покупателю нужно предоставить информацию о потребительских свойствах товара и адресе (местонахождении) продавца, о месте изготовления товара, полном фирменном наименовании продавца (юридическое название), о цене и об условиях приобретения товара, о его доставке, сроке службы, сроке годности и гарантийном сроке, о порядке оплаты товара, а также о сроке, в течение которого действует предложение о заключении договора.

3. Информация о товаре должна быть на русском языке.

4. Предоставлять информацию о товаре нужно в момент доставки или заранее.

Заключение

Чтобы перевести бизнес на полноценную работу в онлайне, нужно разобраться не только с созданием сайта и его продвижением, но и с юридическими и финансовыми вопросами. Вот наши главные советы:

1. Определитесь с системой налогообложения, подумайте, необходимо ли ее сменить. Если сомневаетесь, обратитесь к консультантам.

2. Зафиксируйте все взаимоотношения с сотрудниками официально, подробно пропишите обязанности сторон в договоре, даже если работаете с фрилансером — огородите себя от переводов на карту.

3. Защитите свой бренд в интернете и не нарушайте чужих прав.

4. Автоматизируйте работу, это сделает рабочий процесс понятным, подконтрольным и прозрачным, а также сэкономит вам время и деньги.

5. Обеспечьте потребителей максимально полной информацией о продукте и услугах, чтобы снизить риски в работе с покупателями и избежать ненужных расходов.

6. Учтите особенности продажи товаров онлайн: вы должны представить покупателю максимально полную информацию о продукте, способе покупки и доставке.