Как мы открыли школу стажеров в iConText

Проблема кадрового резерва стоит перед каждым работодателем. Где найти сотрудников, которые смогут быстро влиться в проект и при этом соответствовать всем требованиям руководства?

В компании iConText мы уделяем большое внимание обучению новых сотрудников. Каждый новичок в первый день знакомится с офисом, с командой, получает приветственное письмо с полезными ссылками, в том числе на нашу собственную базу знаний, организованную по принципу «Википедии». У него также обязательно есть наставник, который помогает адаптироваться в коллективе, а при необходимости занимается и обучением. Каждый новый сотрудник в первые три месяца проходит обучающие семинары. После окончания испытательного срока есть обязательная аттестация, по результатам которой мы намечаем дальнейшее развитие сотрудника.

Мы провели оценку трудозатраты на подбор, адаптацию и обучение персонала и решили, что с экономической точки зрения для нас будет выгодно организовать свою школу стажеров. Подбор сотрудника на начальную позицию может занимать около двух недель, при этом кандидат все равно не всегда обладает всеми необходимыми базовыми знаниями. Затем начинается период его адаптации, он занимает от месяца до четырех, в это время сотрудник непрерывно погружается в рабочие процессы и обучается.

Школа стажеров могла бы помочь нам сократить адаптационный период и дать кандидатам необходимые базовые знания для решения рутинных задач. С помощью школы мы смогли бы отбирать кандидатов с необходимыми для нас базовыми знаниями и личностными качествами, затем обучать и погружать их в специфику работы агентства.

Подготовка к запуску и план обучения

Мы провели анализ аналогичных практик на рынке. В основном компании предлагали кандидатам позицию ассистента/стажера, в некоторых случаях на бесплатной основе. Некоторые агентства предлагали программы обучения с практическими заданиями и изучением интернет-маркетинга. Нам же хотелось создать целостный подход с погружением в профессию, при котором мы сможем сделать комплексную оценку сотрудника и понять все его сильные стороны.

Вместе с коллегами из разных отделов мы разработали собственную программу обучения — максимально детализированную методологию с использованием разных каналов информации, а также систему аттестации. В первые дни стажеры изучали основные каналы интернет-маркетинга: контекстную и таргетированную рекламу. Затем работали с системами аналитики, таск-менеджером Redmine и программой Excel. Стажеры получали знания на очных занятиях (всего их было 23 в первом потоке), самостоятельно изучали статьи в рекомендованных источниках, чтобы восполнить недостающие знания, и выполняли домашние задания.

К процессу аттестации мы подошли основательно: стажеры писали большое тестирование на знание программы Excel, инструментов интернет-маркетинга и проходили тест на грамотность — всего 60 вопросов, разделенных на тематические блоки. Мы также учитывали домашние задания стажеров и результаты теста на грамотность. Затем участники проходили собеседование с отделом HR и преподавателями школы стажеров. Тех стажеров, кто успешно сдавал аттестацию, мы распределяли по рабочим группам.

В качестве преподавателей школы стажеров выступили четверо наших сотрудников. После первого потока из-за изменений в программе их осталось трое.

Первый поток и работа над ошибками

Первая волна стажеров была запущена в апреле 2018 года. Мы предполагали взять на фиксированную ставку пять стажеров и после обучения трудоустроить двоих-троих из них. Обучение длилось месяц, после него еще две недели отводилось на аттестацию. При отборе кандидатов сначала мы проверяли на базовые знания Excel, после этого приглашали на встречу в офис. Для нас в первую очередь были важны личностные качества кандидата и желание развиваться в интернет-маркетинге.

Процесс обучения начинали со знакомства с преподавателями-сотрудниками iConText и офисом. Каждому стажеру выделяли рабочее место и технику для занятий. Далее в группе назначали старосту, создавали отдельную рассылку корпоративной почты и свой чат, в котором можно было обмениваться комментариями и новостями.

После первой волны стажеров провели опрос об оптимизации программы обучения. Оказалось, что за короткий срок стажировки ребятам не удавалось полностью погрузиться в специфику каждого канала интернет-маркетинга, поэтому мы решили изменить программу и сфокусироваться лишь на некоторых блоках. Убрали блоки по таргетированной рекламе, Redmine и сложную аналитику, сделали акцент на автономном ведении простых задач по контекстной рекламе. Далее мы провели вторую и третью волну стажеров по той же схеме, но с оптимизацией программы обучения.

На период обучения со стажерами заключался срочный трудовой договор, а в случае успешной аттестации — официальное трудоустройство и начало испытательного срока. Такая стажировка позволяла кандидатам сразу подключаться к текущим задачам, кроме того, вероятность прохождения испытательного срока сильно увеличивалась.

Результаты

Итоги трех волн стажеров весьма впечатляют: в первой волне из пяти стажеров четверо благополучно трудоустроены, со второй волны из семи стажеров — пять трудоустроены. А третья волна показала лучший результат: группа из десяти человек в полном составе работает в нашей компании.

Школа стажеров помогла не только передать опыт и знания, но и создать кадровый резерв и дополнительную мотивацию сотрудникам iConText. Специалисты агентства выступали в роли преподавателей, рассказывали о направлениях интернет-маркетинга, помогали в обучении и поддерживали ребят.

В последней волне стажеров мы также учитывали сильные стороны каждого участника: кто-то из них более склонен к рутинной работе, а у другого хорошо развиты коммуникативные навыки. Благодаря этому мы распределили стажеров по рабочим группам, тем самым обеспечили дополнительный кадровый резерв для отделов нашей компании.