Вкалываете, пока все делегировали работу ИИ? Экономим 5 часов руководителя в неделю с лидом из Нетологии

Это шестой материал спецпроекта «Боли руководителя: лечим с топовыми лидерами». В предыдущих мы обсудили работу со сложными сотрудниками, проблемы с мотивацией, удержанием и тайм-менеджментом. И если профилактикой первых проблем может быть грамотный найм, то решить вопрос с нехваткой ресурса помогает ИИ.

Мы узнали у Вероники Лобановой, с какими пожирателями времени руководителю действительно помогают справиться нейросети (и почему не стоит вестись на красивые слоганы в духе «Мы сэкономили с ИИ 40 часов в неделю»).

По опыту Вероники, ИИ справляется с четырьмя пожирателями времени:

• Подготовка постмитов

• Планирование команды

• Сбор данных для стратегии

• Формулирование обратной связи

  Аптечка: как и что делегировать нейросети

Пожиратель времени: подготовка постмитов

Сегодня в большинстве сервисов видеоконференций есть опция конспектирования. Например, в Яндекс Телемосте. Вы получаете хаотичную расшифровку, которую после качественно обрабатывает ChatGPT, ГигаЧат или другая нейросеть.

Такой ИИ-ассистент для руководителя экономит 2–3 часа в неделю.

Вероника Лобанова руководитель направления «Бизнес и продукт» в Нетологии

Решение элементарное. Включаем конспект, а после загружаем в нейросеть с корпоративным доступом: просим сделать расшифровку, выделить ключевые вещи, разложить, кто что говорил.

Шаблон промпта может написать сама нейросеть. Важно, чтобы она сразу добавила в промпт профилактику галлюцинаций: не выдумывать, а если не хватает данных — запрашивать их дополнительно.

Вероника Лобанова руководитель направления «Бизнес и продукт» в Нетологии

Особенно полезно использовать этот инструмент для анализа цепочки постмитов: если вы через месяц возвращаетесь к обсуждению проекта, нейросеть напомнит, на чем вы остановились, какие решения были приняты и почему. Скидывайте это резюме новым участникам — экономьте время на коммуникации.

Совет: если возвращаетесь в чат через несколько дней, перезагружайте фактуру заново — так вы точно не потеряете контекст.

Пожиратель времени: планирование команды

Вероника Лобанова руководитель направления «Бизнес и продукт» в Нетологии

У всех разное время на одну задачу — это не значит, что человек плохо работает. Но руководителю нужна прозрачная картина нагрузки, чтобы понимать, когда будет результат.

Лекарство: анализ нагрузки с ИИ

Первое, что нужно сделать — выгрузить из планировщика нагрузку команды: задачи каждого сотрудника + время, которое на них уходит. И скормить эти данные нейросети.

Вероника Лобанова руководитель направления «Бизнес и продукт» в Нетологии

В моей предыдущей команде мы работали с таблицами: продюсеры фиксировали в таблице, сколько времени уходит на каждую задачу. Такой документ загружаем в нейросеть и просим проанализировать нагрузку на спринт, выявить перекосы. Далее просим выделить гипотезы: «Посмотри на сотрудника, которому сложно с приоритезацией. Как помочь ему с нагрузкой?».

Инструмент экономит команде 2 часа в неделю.

Но может и больше, если удастся разобраться с причинами прокрастинации.

Если процесса учета времени нет — внедрите. У каждого сотрудника в таблице или трекере должны фиксироваться:

• задача;

• категория;

• приоритет;

• время.

Уже через спринт у вас будут данные для анализа.

И учитывайте: сложность здесь не столько в том, чтобы начать вести учет задач. А в том, чтобы продать эту идею команде.

Вероника Лобанова руководитель направления «Бизнес и продукт» в Нетологии

Основная сложность — показать команде пользу. Чтобы у сотрудников не было ощущения, что за ними следят. Ваша задача — объяснить ценность: «Я буду лучше понимать вашу нагрузку, не буду давать лишних задач». Если сложно подобрать слова, попросите нейросеть помочь с аргументацией. Она неплохо справляется с деликатной коммуникацией.

Совет: когда учет времени станет понятным, сделайте отдельный чат с ИИ — нейросеть должна каждый раз выдавать готовый анализ по шаблону. Использовать его особенно полезно:

• в первые месяцы работы с новой командой;

• после организационных изменений;

• при заметном росте нагрузки.

Если руководитель хорошо знает сотрудников и понимает особенности их работы, достаточно проводить подобную сверку точечно — например, раз в квартал.

Постоянный учет времени может создавать лишний стресс. Полезнее обсуждать загрузку и сложности на регулярных индивидуальных встречах, а ИИ использовать для анализа этих данных и поиска возможностей, как повысить эффективность команды.

Пожиратель времени: сбор данных для стратегии

Лекарство: сбор и анализ фактуры с ИИ

ИИ меняет масштаб работы над задачей.

И ускоряет подготовку прототипа стратегии в 3–5 раз: с нескольких месяцев до двух недель.

Вероника Лобанова руководитель направления «Бизнес и продукт» в Нетологии

Важно понимать: в таком формате вы всё равно получаете меньшую глубину, потому что меньше пропускаете через себя. Но если дедлайны горят, это лучше, чем ничего.

На первом этапе нужно скармливать нейросети всю необходимую информацию, которая у вас есть — от лендингов до внутренних исследований.

Помните о конфиденциальности: все важные данные обезличивайте.

Вероника Лобанова руководитель направления «Бизнес и продукт» в Нетологии

Это могут быть открытые источники: лендинги программ, список конкурентов. Можно загружать и внутренние исследования. Собирайте максимальное количество данных.

Также попросите нейросеть дополнительно самостоятельно изучить, например, конкурентов — на случай, если вы что-то упустили. Но держите в голове, что ИИ придумывают несуществующие исследования. Нужно задать строгие рамки: «Никаких воображаемых ссылок. Если не хватает данных — так и пиши».

И не загружайте все данные сразу.

Вероника Лобанова руководитель направления «Бизнес и продукт» в Нетологии

Лучше идти слоями. Сперва посмотреть запрос целевой аудитории по внешним исследованиям. Затем — рынок труда, что ожидает специалистов. Потом — что предлагают конкуренты. И только потом всё это сопоставлять: «Давай сделаем общий вывод с учетом всех этапов. Как может выглядеть стратегия?».

Если загрузить десятки факторов сразу, велик риск, что нейросеть что-то упустит.

Последний этап — получение экспертного мнения.

Вероника Лобанова руководитель направления «Бизнес и продукт» в Нетологии

Не путайте ускорение сбора данных с готовым решением. Сверяйте результат с экспертами рынка и внутренними специалистами. А после собирайте их обратную связь и тоже загружайте в диалог.

Нейросеть лишь ускоряет сбор черновика. На каждом этапе нужно вдумчиво смотреть на инсайты, проваливаться в исследования.

Работа по-прежнему требует большого включения — полностью делегировать невозможно.

Совет: не просите нейросеть быть супер-пупер-специалистом. В этом случае она может сосредоточиться на создании убедительного образа и красивой презентации результата, а не на качестве анализа. Лучше задавать более прикладную роль — аналитика или помощника. Тогда модель чаще признаёт нехватку данных, показывает ограничения и фокусируется на решении задачи, а не на том, чтобы произвести впечатление.

Пожиратель времени: формулирование обратной связи

Лекарство: анализ тональности с ИИ

Это решение как для тех, у кого эмоциональный интеллект является точкой роста, так и для тех, кто хочет собрать инсайты о команде. Нейросеть помогает выявлять скрытую эмоциональную атмосферу в диалогах.

И экономить вам полтора—два часа в неделю на формулировании корректирующей обратной связи (когда это требуется).

Вероника Лобанова руководитель направления «Бизнес и продукт» в Нетологии

Это еще одно простое решение. Копируем свое сообщение в чат с нейросетью и просим: «Проанализируй, достаточно ли корректно сформулировано. Мне хочется быть строже/мягче — как это лучше сделать?».

А чтобы получить инсайты об атмосфере в команде, загрузите цепочку расшифровок встреч. Нейросеть может проанализировать тональность общения в команде и, например, выделить коллег, которые относятся к задаче со скепсисом. В моменте это может быть неочевидно.

Главный профит такого ИИ-помощника руководителя — повышение лояльности команды, потому что вы перестаете случайно ранить людей неудачной формулировкой.

Аптечка: как делегировать задачи нейросети

Коротко о:

• Рисках

• Задачах, которые можно и нельзя делегировать нейросетям

• Главных ошибках

Риски использования ИИ руководителем

Главный — конфиденциальность.

Вероника Лобанова руководитель направления «Бизнес и продукт» в Нетологии

Меня пугают общедоступные нейронки, куда сливаются данные. Даже с корпоративным контуром я перестраховываюсь: обезличиваю данные — например, по воронкам продаж курсов, чтобы ИИ не мог идентифицировать, что это конкретно за продукт. Спокойствие и безопасность дороже времени.

Что можно и нельзя делегировать нейросетям

Без зазрения совести и с минимальным контролем ИИ можно делегировать:

1. Ведение конспектов встреч, расшифровок, классификацию писем. Вы сэкономите 2–3 часа в неделю, а ошибка не приведет к большим рискам.

2. Сбор и анализ стратегических данных. Вы ускорите процесс в несколько раз. Но нужно понимать, что автоматизация не заменит экспертную работу.

Нельзя делегировать никогда:

1. Процессы, которые касаются денег и репутации. Решение сложного кейса с клиентом нужно брать полностью на себя.

2. Публичные коммуникации. Всё, что выносится на лендинг, в прессу, в официальные каналы — только после редактуры специалиста.

3. Конфликтные ситуации внутри команды. Нейросеть может предложить сценарии, но финальное решение — за руководителем.

4. Кадровые решения. Не стоит просить: «Проанализируй, кто наименее эффективен». Лучше довериться своему чутью и человеческому подходу. То же касается найма.

Вероника Лобанова руководитель направления «Бизнес и продукт» в Нетологии

Что касается найма, то через ИИ-фильтры могут не пробиться суперспециалисты. Я сама со своим опытом, возможно, не прошла бы через них. То есть я знаю, что важно описывать свой опыт для компании через потенциальную пользу, которую могу ей принести. Но такой подход используют и нейросети, поэтому подобные резюме могут просто не пройти ИИ-фильтр, даже если будут созданы реальным специалистом от и до.

Любые вещи, связанные с принятием решений, всегда должны оставаться на человеке. Используйте ИИ как ускоритель анализа, но финальный выбор делайте сами.

Как использовать ИИ руководителю: главные ошибки

Главная управленческая ошибка — это слепая вера в чудеса и слоганы вроде «Мы сэкономили 40 часов в неделю с нейросетью, сможете и вы!».

Вероника Лобанова руководитель направления «Бизнес и продукт» в Нетологии

Далеко не все кейсы о том, как кто-то «передал всю работу нейросетям», имеют под собой подтверждения в виде данных и исследований. А случаев, когда удалось значительно сэкономить или сильно заработать за счет ИИ, куда меньше. Важно это понимать и критически оценивать, прежде чем брать опыт в свою работу.

Вторая ошибка — перестать прокачивать свою экспертизу: брать готовые инсайты, не приходя к ним самостоятельно.

Вероника Лобанова руководитель направления «Бизнес и продукт» в Нетологии

Чем чаще человек пользуется нейросетями, тем сильнее возникает соблазн делегировать им всё новые задачи — даже те, которые раньше легко решали сами.

Важно оставлять пространство для собственной интеллектуальной работы: анализировать, сопоставлять факты, формулировать выводы. В противном случае можно столкнуться с тем же эффектом, который возникает при отказе от регулярного чтения: постепенно сужается словарный запас, мышление становится более шаблонным, а способность самостоятельно находить решения ослабевает.

Если есть страх, что нейросети нас заменят, лучше не дарить им такого шанса самостоятельно, переставая давать своему интеллекту нагрузку.

На этом всё! Напоследок оставим предыдущие материалы спецпроекта:

• Сотрудник спорит и делает минимум? Лечим мотивацию с лидом из Яндекса

• Сотрудник требует роста и манипулирует оффером? Лечим удержание с лидом из Unisender

• В отделе завелся токсик или жертва? Лечим коммуникацию с экспертом из Ясно

• Дедлайны срываются, а встречи занимают весь календарь? Лечим тайм-менеджмент с лидом из Фоксфорда

• Дефицит кандидатов и ИИ-тестовые? Лечим проблемы найма с лидом из Telega.in