Полезные функции сервисов Яндекс 360: как использовать их в повседневной жизни

Яндекс 360 — это виртуальное пространство для решения повседневных задач. В единую экосистему встроены Почта, Диск, Календарь, Документы, Телемост и Заметки — всё, что нужно для ведения рабочих и личных дел. Все сервисы привязаны к одному аккаунту (Яндекс ID), поэтому при переходе не нужно заново вводить логин и пароль. Это позволяет быстро переключаться между инструментами.

В статье рассказываем, какие повседневные задачи можно решить с помощью сервисов Яндекс 360:

• Всё о возможностях Почты

• Организация порядка на Диске

• Планирование в Календаре

• Работа в Документах

Всё о возможностях Почты

В Яндекс Почте есть встроенные функции, которые упростят работу с письмами:

• встроенный переводчик;

• настраиваемая сортировка писем;

• шаблоны и подсказки для писем;

• защита от спама.

Встроенный переводчик. Яндекс Почта автоматически определяет язык входящего письма и предлагает перевести его на русский. Благодаря быстрому переводу прямо внутри Почты можно читать полезные рассылки от зарубежных экспертов и быстро разбираться в сообщениях о посылках, которые идут из других стран. Кроме того, с помощью встроенного переводчика можно перевести на нужный язык своё письмо. Это удобно, допустим, когда нужно написать обращение в службу поддержки иностранного сервиса. Перевести письмо можно не только на популярные языки вроде английского и немецкого, но и на более редкие — например, на японский.

Сортировка писем по заданным условиям. В Яндекс Почте есть несколько функций, которые помогут настроить сортировку писем так, чтобы отделить потоки важных сообщений от второстепенных: например, от писем с рассылками и напоминаниями.

Для удобства можно включить группировку писем в цепочки — тогда вся история писем на одну тему будет отображаться в одной ветке. Не придётся искать отдельные сообщения в общем списке входящих. Это удобно, если вы, например, ведёте активную переписку с несколькими коллегами или клиентами. Включить эту функцию можно в настройках по кнопке «Группировка писем в цепочки».

Чтобы управлять всеми письмами цепочки сразу, нажмите на три точки и выберите нужное действие: пометить прочитанными, удалить или переслать.

Также в настройках Яндекс Почты можно создать дополнительную папку для писем и добавить правило, которое будет автоматически отправлять в неё определённые письма: например, от выбранных отправителей или на заданные темы. Такие правила помогут отделить переписки по разным проектам или развести поток личных и рабочих сообщений. Чтобы включить опцию:

• перейдите в настройки в раздел «Правила обработки писем» и нажмите «Создать правило»;

• в блоке «Применять» выберите, к какому типу писем хотите применять правило;

• пропишите условия для выполнения правил в блоке «Если» и укажите, должны ли условия выполняться одновременно.

После установки всех условий нажмите кнопку «Создать правила». Настройки сохранятся, и правила сортировки начнут работать.

Шаблоны и подсказки для писем. В Яндекс Почте можно создать свои шаблоны для писем. Это поможет тратить меньше времени на написание типовых сообщений: когда надо собрать коллег на совещание или быстро ответить на письма от новых клиентов. Вы можете заранее сохранить структуру письма и при необходимости перед отправкой поменять неактуальную информацию: например, дату и время проведения мероприятия.

Чтобы создать свой шаблон, напишите письмо, нажмите на значок блокнота в нижней панели и выберите «Сохранить как новый шаблон». Все готовые шаблоны попадают в папку «Черновики» → «Шаблоны».

Если пишете письмо с нуля, ускорить процесс поможет функция автодополнения фраз. Когда начнёте набирать текст, Яндекс Почта проанализирует контекст сообщения и предложит один или несколько вариантов продолжения. Прямо как словарь в вашем телефоне, который подсказывает, какое слово написать следующим.

Чтобы включить или выключить автодополнение фраз, перейдите в настройки внутри нового письма, кликнув на три точки в нижней панели, и отрегулируйте переключатель.

Выделить важную информацию в письме помогут инструменты из панели форматирования: нумерованные и маркированные списки, стили и размер шрифта, эмодзи и др. Например, чтобы в письме сделать акцент на времени встречи, можно выделить его полужирным и увеличить размер шрифта.

Защита от спама. За распознавание спама отвечает технология «Спамооборона»: она автоматически анализирует все письма и отправляет подозрительные в папку «Спам». Благодаря этому сообщения от мошенников не заполняют «Входящие», и работать с почтой становится проще.

Организация порядка на Диске

Яндекс Диск — облачное хранилище, где можно хранить фото, видео и другие файлы. Работать с ними можно с любого устройства, на котором есть доступ к интернету.

Всем пользователям Яндекс 360 доступно 5 ГБ бесплатного места на Диске. Объём памяти можно расширить, подключив тариф Яндекс 360 Премиум. Также с этим тарифом можно безлимитно загружать в облако фото и видео с телефона и выбирать дополнительные настройки безопасности для папок и файлов: устанавливать пароль, ограничивать срок действия ссылки и запрещать скачивание. Кстати, если оплатить любой тариф сразу на год, получится сэкономить.

На Яндекс Диске можно продумать свою систему хранения. Загруженные файлы можно сортировать по названию, размеру или типу. Если нажать на кнопку сортировки на панели сверху, покажутся все доступные варианты.

При работе с большим количеством файлов удобно создавать папки и распределять по ним документы и другие материалы. Допустим, для деловых проектов можно создать папки по годам, внутри — по месяцам, а дальше — по типам документов или отдельным задачам. Так вся информация будет структурирована, а важные файлы легко найдутся в любой момент.

Если храните на Диске личный архив, также создайте папки по годам, а внутри них распределите фото и видео по папкам с событиями: например, день рождения дочки, свадьба друзей, корпоратив на 8 Марта.

Ещё на Диске можно настроить совместный доступ к папкам. Как это сделать:

1. Выделите нужную папку и нажмите «Настроить доступ» на верхней панели. Также можно открыть меню щелчком правой кнопкой мыши по папке.

2. Введите имя или электронный адрес пользователя, которому нужно выдать доступ.

3. Выберите права доступа и нажмите на кнопку «Пригласить».

Например, если вы фотограф или дизайнер, можете загрузить в облачное хранилище рабочие проекты и открыть доступ к файлам для своих клиентов. Так вы увидите число просмотров и скачиваний файлов, а если показатели будут подозрительно большими, сможете вовремя закрыть доступ. Чтобы получить информацию о папке, нажмите на значок информации в левом верхнем углу.

Также можно настроить доступ к отдельному файлу. Для этого нажмите на кнопку «Поделиться» в верхнем меню, в контекстном меню внутри Диска или в окне просмотра файла.

Планирование в Календаре

В Яндекс Календаре можно планировать любые дела — от регулярных мероприятий до срочных встреч.

В расписание можно добавить сколько угодно событий: рабочие задачи и созвоны, семейные праздники, тренировки, уроки английского и другие занятия. Создать новое событие можно за несколько кликов:

1. Откройте Яндекс Календарь и выберите в левом меню формат отображения: день, неделя, месяц.

2. В сетке Календаря нажмите на поле с нужной датой и временем. Откроется форма создания событий.

3. Введите название и описание события. Нажмите «Создать».

Если настроить совместный доступ к Календарю, сможете создавать общие события с другими пользователями. Это удобный вариант для рабочего расписания: все участники команды будут знать о планах друг друга. Созвоны, встречи с коллегами и работа над проектами будут фиксироваться в одном месте.

Чтобы создать совместный Календарь:

1. Наведите курсор на название Календаря на панели слева и нажмите на значок настроек.

2. На вкладке «Доступ» в поле «Выдать права доступа» начните вводить имя или адрес приглашаемого.

3. Выберите права доступа:

   1. просмотр открытых событий;

   2. просмотр всех событий;

   3. просмотр всех и создание новых событий;

   4. редактирование содержимого Календаря.

После этого Календарь отправит письмо с приглашением на почту, которую вы указали в строке прав доступа. Пользователю останется только принять приглашение.

Ещё в Календаре можно запланировать созвон с клиентом и сразу создать ссылку на онлайн-встречу в Телемосте — это сервис видео-конференц-связи от Яндекс 360. Для этого при создании события в блоке «Телемост» нажмите «Добавить видеовстречу». Ссылка на встречу появится в описании события.

В Телемосте можно собирать рабочие конференции и устраивать созвоны с близкими. Встречи не ограничены по длительности и могут включать до 40 участников. В сервисе есть:

• функции демонстрации экрана и записи встреч — пригодятся во время рабочих созвонов;

• чат, чтобы фиксировать итоги делового разговора или обмениваться мемами во время общения.

Помимо задач, которые привязаны ко времени, в Календарь можно добавлять списки дел. Сервис ежедневно будет напоминать о них в выбранное время. Такие списки удобно создавать, чтобы ничего не забыть: например, купить продукты к ужину, позвонить маме или пройти 10 000 шагов.

Чтобы открыть панель с делами, нажмите на иконку с галочкой в правом верхнем углу Календаря, затем создайте новый список или разверните нужный. Добавить задачу можно там же.

Самый быстрый способ получить доступ к Яндекс Календарю со смартфона — установить приложение Яндекс Почты или Диска. Внутри этих приложений есть отдельная вкладка, в которой отображается расписание.

Если предпочитаете пользоваться, например, встроенным Календарём в iPhone, можете настроить синхронизацию с ним через CalDAV. Для этого нужно сначала создать пароль приложения в аккаунте Яндекс ID, а затем настроить само приложение. Тогда все изменения в вашем Календаре будут отображаться на разных устройствах — будет проще следить за графиком.

Работа в Документах

В Яндекс Документах можно создавать и редактировать документы, таблицы и презентации как самостоятельно, так и вместе с коллегами, если открыть им доступ.

Документы, как и другие файлы, которые хранятся на Яндекс Диске, можно сортировать по разным параметрам.

Текстовые документы, презентации и таблицы открываются в соответствующих редакторах прямо внутри браузера. Все внесённые в них изменения сохраняются автоматически.

При совместном доступе каждый пользователь может вносить нужные изменения, и они тут же отобразятся у остальных. Чтобы настроить совместное редактирование в Яндекс Документах:

1. Нажмите на документ и выберите в контекстном меню пункт «Настроить доступ». Также вы можете выполнить первый шаг, находясь внутри редактора: просто нажмите «Настроить доступ» в правом верхнем углу.

2. Выберите права доступа пользователей: просмотр или редактирование.

3. Если у вас подключён Яндекс 360 Премиум, укажите настройки безопасности ссылки:

   • опция «Запретить скачивание» — никто не сможет скачать себе файл, исправить в нём что-то и отправить несогласованную версию партнёрам или клиентам;

   • срок действия ссылки — чтобы после установленного дедлайна никто не мог просматривать или редактировать файл.

4. Нажмите «Скопировать ссылку» и отправьте её друзьям или коллегам в мессенджере или по почте.

Чек-лист: какие задачи можно решить с помощью сервисов Яндекс 360

1. Сэкономить время на работе с электронной почтой. Создавайте шаблоны для быстрых ответов, настраивайте правила сортировки и используйте встроенный переводчик для писем на иностранном языке.

2. Организовать порядок на Диске. Сортируйте файлы по папкам, ищите нужные документы по названиям или дате последних изменений и быстро делитесь ими с помощью ссылок.

3. Спланировать рабочие задачи и личные дела. Используйте Календарь, чтобы не забывать о важных событиях, назначать созвоны и вести списки дел.

4. Коллективно работать с документами. Редактируйте файлы вместе с коллегами, чтобы сразу видеть изменения и быстрее решать поставленные задачи.