Как закрыть год без стресса: 20 советов по управлению проектами от проджект-менеджера

Декабрь — напряженный месяц, когда нужно успеть закрыть все проекты, отчитаться перед заказчиками, подготовить контент на новогодние праздники и проконтролировать всех, если ты менеджер проектов. Одним словом — выжить.

В начале декабря лучше всего сделать глубокий вдох и распланировать дела заранее, чтобы в турборежиме не хвататься за всё подряд. Чтобы помочь избежать стресса и не пасть в тяжелейшей битве с дедлайнами, наше агентство подготовило 20 простых, но действенных рекомендаций. Мы разбили их по тематическим блокам, чтобы вам было удобнее ориентироваться в тексте:

• Как выстроить четкий план на месяц и распределить нагрузку — 2 совета

• Как подставить плечо заказчику и не давать пустых обещаний — 5 советов

• Как и когда давать обратную связь — 3 совета

• Как планировать отдых сотрудников, чтобы они не выгорали — 5 советов

• Как контролировать нагрузку — 5 советов

Как выстроить четкий план на месяц и распределить нагрузку — 2 совета

Планирование — наше всё. Проджекту важно не просто уметь выстраивать работу на один рабочий день или месяц, а планировать в долгосрочной перспективе.

Совет 1. Запланируйте работу так, чтобы все задачи на декабрь и начало января вы выполнили до 25 декабря. По опыту, в начале года все очень медленно въезжают в рабочий процесс.

Последнюю неделю декабря лучше посвятить асап-задачам, которые можно сделать максимально быстро. Рабочее настроение уже, как правило, улетучивается, ведь атмосфера праздника всё ближе. Поэтому в начале месяца менеджеру уже нужно выстроить четкий план:

• определить пул задач,

• назначить исполнителей,

• выделить заказчиков, которые требуют максимального внимания,

• разбить задачи по неделям и просчитать, сколько времени может уйти на их выполнение с учетом правок от заказчика (здесь поможет только личный опыт и работа над ошибками, сделанными в предыдущем декабре).

Теория — это конечно, хорошо, но не забывайте о практических инструментах для планирования. Отсюда следующий совет.

Совет 2. Используйте канбан-доску. У нас в Stik как разработчики, так и маркетологи работают по методологии Канбан. Мы пользуемся сервисом для управления проектами Shtab, где все задачи наглядно представлены на канбан-доске. Рекомендуем попробовать этот инструмент, если до этого вы работали по-другому.

Самый важный принцип канбан-доски — прозрачность и визуализация рабочего процесса: все таски представлены в виде карточек на доске. Каждая задача — это отдельная карточка, которая расположена в соответствующем столбце: открыто, в процессе, на проверке, закрыто (статусы можно настроить по своему усмотрению).

Количество всех проектов всегда на виду у команды, а нагрузку можно спланировать на весь месяц и быстро скорректировать по ходу работы, если это необходимо.

Проджекту такая доска помогает:

• распределить поток задач среди команды,

• ввести ограничение на количество задач,

• расставить сроки,

• назначить ответственных,

• увидеть, где нужно усилить контроль, и оценить, сколько времени на это потребуется.

Вдобавок нужно смотреть наперёд и понимать, сколько новых проектов можно взять и сколько людей свободно для их исполнения. Сейчас тайм-менеджмент не просто модный термин, а один из ключевых soft skills для проджект-менеджера.

Как подставить плечо заказчику и не давать пустых обещаний — 5 советов

Совет 1. Проговорите с заказчиками план действий в начале месяца, успокойте, где надо, покажите заинтересованность в общем успехе: узнайте планы компании, информацию по бюджету, скидкам и т. п. Уточните, когда заказчикам удобно получить декабрьский отчет, если он выпадает на первое число. Не забывайте, что в конце года аврал не только у вас, но и у заказчиков.

Совет 2. Сфокусируйтесь на аналитике. Если вы настраиваете партнеру рекламу, проследите поведение клиентов через системы CRM. Например, надо ли отключить рекламу, если да, то когда включить ее обратно, какие рекламные предложения давать в праздники. И главное — решите, кто всё это должен делать.

Совет 3. Подумайте, как распределить нагрузку в начале января. Если у вас есть SMM-отдел, запланируйте постинг и договоритесь со специалистами, что модерация аккаунтов должна вестись непрерывно. Ещё многие компании любят проводить новогодние розыгрыши в соцсетях — позаботьтесь о своевременном подведении итогов, назначьте ответственных. На первый взгляд может показаться, что это мелочи, но как раз в конце года и вспоминают о них с криками «караул!».

Совет 4. Обсудите с клиентами, какие задачи можно отложить на следующий год. Порой не все задачи настолько срочные, как может показаться на первый взгляд. Какие-то будут актуальны уже в новом году. Например, перераспределение бюджета, съёмки новых коллекций, акции, меню (если вы работаете с HoReCa), контент для публикаций, не относящихся к декабрю. Иногда заказчики пытаются перевыполнить план, но для хорошего результата лучше сфокусироваться на самом главном.

Совет 5. Если вы понимаете, что агентство не вывезет объём задач, к тому же несрочных, лучше сразу обозначьте свою позицию и донесите до партнёров свое видение работы. А чтобы не быть голословным, оформите его в виде матрицы Эйзенхауэра. Она состоит из четырех квадратов:

• срочно, важно;

• не срочно, важно;

• срочно, не важно;

• не срочно, не важно.

Нас интересует второй квадрат — важно, но не срочно. Задачи, которые попали туда, можно отложить на потом, а самые срочные останутся в первом и третьем квадратах. Над ними вы и будете работать в декабре.

Как определить срочность?

Мы используем такой критерий: срочность определяется рисками и потерями от нерешенной задачи. Проджект-менеджер всегда должен уметь оценить потенциальные потери и действовать в интересах агентства.

К важным и срочным задачам относится, например, новогодняя рекламная кампания. Ее нельзя отложить. К важным, но не срочным — формирование бюджета на следующие полгода. Не важно, но срочно — это ответы в рабочих чатах, часовые обсуждения корпоратива, тайного Санты и т. д. Здесь лучше назначить одного ответственного (например офис-менеджера или HR), чтобы не дергать весь коллектив. Не важно и не срочно — это всё, что касается работы уже в новом году. Например, новый мерч или кофемашина в офис.

Как и когда давать обратную связь — 3 совета

Совет 1. Контролируйте свои эмоции и держите руку на пульсе. В стрессовой обстановке легко ошибиться, начать негативить и вываливать внутреннюю неудовлетворенность на коллег и даже заказчиков.

Чтобы такого не произошло, мы в агентстве расписываем задачи на неделю в понедельник, а в пятницу обсуждаем, у кого что получилось/не получилось, кто успел/не успел сделать задачу и почему так вышло.

Может оказаться, что, например, один сотрудник загружен больше остальных. Он это видит, и его это не устраивает. Ни в коем случае не игнорируйте проблему, потому что, как минимум, это может привести к выгоранию сотрудника.

Совет 2. Обязательно организуйте встречи по обратной связи. Они отлично дополняют работу с канбан-досками, ведь сотрудники иногда забывают актуализировать информацию в них или молча сдвигают сроки. Такие встречи лучше проводить в конце недели.

Проджект должен уметь мотивировать команду на активное взаимодействие ради общих целей — не экономьте время на фидбэк.

Совет 3. Давайте фидбэк только о выполненной работе — не комментируйте личностные качества сотрудника. Лучше всегда начинать с положительных моментов, например: «Задумка хорошая, но лучше докрутить темы. Предложи ещё 2–3 варианта». Не позволяйте резких оценочных суждений, иначе сотрудник может замкнуться в себе, затаить обиду и потерять мотивацию.

Как планировать отдых сотрудников, чтобы они не выгорали — 5 советов

Совет 1. Пообщайтесь с сотрудниками и узнайте об их планах. Вполне возможно, что кто-то захотел поменять работу, но боится об этом сказать. Предложите пути решения: личная встреча с руководителем или HR, на которой вы озвучите сотруднику его ценность для компании — вы могли не заметить, что никогда не хвалили человека, и он думает, что перестал быть полезным. Узнайте у высшего руководства о возможных премиях. Материальная похвала — отличный мотиватор.

Совет 2. Проговорите систему отгулов/отпусков на горячий сезон и убедитесь, что сотрудники с ней согласны. Декабрь, как правило, непопулярное время для отгулов. Во-первых, впереди праздники, когда и так можно отдохнуть. Во-вторых, зачастую в конце года выдают премии, проводят корпоративы, поэтому сотрудники не любят пропускать такие события.

Если кто-то всё же захотел уйти в отпуск, проджекту надо донести до него, почему это не лучшая затея прямо сейчас — нагрузка ляжет в двукратном объеме на плечи остальных специалистов. Может назреть конфликт.

В такие моменты лучше собрать всех вместе, устроить неформальную встречу. Вдруг вы не замечали, что отношения в коллективе дали трещину, и это отразилось на работе. Вместо отпуска сотруднику можно дать один выходной для передышки или предложить удаленку на время.

Совет 3. Лучше не просите коллег задерживаться лишний раз в последний рабочий месяц. Установите четкие границы рабочего дня — если сотрудник будет ежедневно задерживаться, выгорание не заставит себя долго ждать. Кстати, согласно исследованию Adindex, работники сферы маркетинга наиболее подвержены выгоранию.

Совет 4. Напоминайте коллегам о необходимости перерывов. Совмещать работу и отдых — важное умение любого специалиста, но команда может быть глубоко погружена в проект и даже не понимать, что делать перерывы — полезно. Проджекту или руководителю важно за этим следить.

Например, предложите им поработать по системе Помодоро (25 минут работы + 5 минут отдыха) или следите, чтобы раз в пару часов сотрудники прерывались на чай/кофе на 20 минут. Мозгу нужно это время, чтобы переключиться и не потерять в работоспособности.

Совет 5. Организуйте развлечения: найдите время для украшения офиса, проведения «Тайного Санты», тематических дней (например, прийти в офис в пижаме или одеться как герои любимого кино/сериала), снимите праздничный видеоролик или проведите совместный обед. Это поможет разбавить рутину и снять стресс.

Как контролировать нагрузку — 5 советов

Менеджер проектов — связующее звено между агентством и заказчиками. Для общего успеха проекта ему нужно самому использовать рабочие инструменты и взаимодействовать со всеми участниками процесса.

Совет 1. В первую очередь выстройте чёткий план своей работы. Вы следите за всеми, а за вами — никто. Поэтому прежде чем раздавать задачи остальным, займитесь самоорганизацией и покажите пример. Приходите вовремя, интересуйтесь работой коллег и подчиненных, будьте лидером и вдохновителем. За таким человеком хочется идти вперед.

Совет 2. Старайтесь не показывать собственный стресс коллегам. Даже если у вас всё в огне, и вы не успеваете сдать отчёт, сохраняйте лицо. Помните, подчиненные подсознательно берут с вас пример.

Совет 3. Адекватно распределяйте нагрузку среди всей команды и подключайтесь к работе сами. Порой заказчики любят подкинуть задачу, которую нужно сделать «ещё вчера». В такой погоне за решением мимолетных тасков стирается общая картина. Чтобы задачи не копились и не лежали мертвым грузом, иногда нужно прийти на помощь команде и включиться в рабочий процесс, не бояться «работать руками».

Совет 4. Декомпозируйте большие задачи самостоятельно, не перекладывайте эту работу на сотрудников. В Stik все задачи мы ставим в сервисе для управления проектами, где проджект подробно расписывает ТЗ, дает рефы и разбивает задачу на подпункты. Если где-то происходит затык, то его можно оперативно определить и устранить проблему.

Совет 5. Устанавливайте четкие сроки выполнения для каждой задачи и следите, чтобы эти сроки не сдвигались. Когда мы рассказывали про доску Канбан, то не упомянули про ее недостаток — возможность переносить дедлайны. Бывает так, что сотрудник может передвигать сроки, не поставив команду в известность. Проджект-менеджер должен не просто ставить задачу, а следить за ее выполнением.

Лучше проверять статусы задач раз в два—три дня. Если видите, что сотрудник сдвинул срок, выясните, в чём дело, и подумайте, как можно перераспределить нагрузку. Может, что-то вы сможете сделать сами.

Важное умение менеджера проектов — не просто отчитываться перед заказчиком для галочки, но и оставаться максимально вовлеченным, быть в курсе развития каждого этапа проекта.

Порядок важен не только в декабре

Наша система управления проектами выстраивалась постепенно. Мы испробовали разные сервисы и планировщики, и в конечном итоге даже создали свой. Сейчас он постоянно совершенствуется и дорабатывается, поэтому мы рады поделиться своим опытом с коллегами и помочь специалистам нашей сферы привести дела в порядок и научиться планировать дела.

Помните, что чёткая система управления проектами важна не только в декабре, а на протяжении всего года, иначе вы рискуете пребывать в режиме вечного хаоса и горящих дедлайнов. А это, в свою очередь, отражается и на отношениях с заказчиками, и на найме новых сотрудников.

Все наши советы актуальны для любого периода, когда задач много, а сроки поджимают. А в digital-агентствах это нередкая история :)