Из Google Workspace в Яндекс 360 для бизнеса: что критично для digital-агентств + рекомендации по переезду от Яндекса

Сегодня корпоративная информация каждой третьей российской компании лежит на Google Workspace: Google Docs хранит документы, Google Календарь — расписание дня, Gmail — контакты с партнерами и так далее. Если сервисы дают сбой, все рабочие процессы компании оказываются парализованы. А что будет, если Workspace перестанет быть доступным? Судя по сообщениям в СМИ, у компаний, оказавшихся под санкциями, Google Workspace оказался заблокирован одним днем и доступ ко всем данным на сервисах закрылся.

При этом исключить вероятность того, что Google Workspace будет блокировать сервисы и неподсанкционных компаний, нельзя. Главный способ подстраховки — переезд на отечественную альтернативу. Выяснили, какие критичные отличия Google Workspace и Яндекс 360 для бизнеса выделяют агентства по интернет-маркетингу. А еще узнали у команды Яндекса, как комфортно провести переезд.

• Google Workspace VS Яндекс 360 для бизнеса — 4 отличия в функционале, критичные для агентств

• Переезд в Яндекс 360 для бизнеса — 4 рекомендации от площадки

Google Workspace VS Яндекс 360 для бизнеса — 4 отличия в функционале, критичные для агентств

Функционал обоих решений схож. Google Workspace и Яндекс 360 для бизнеса предлагают корпоративную почту, облачное хранилище файлов, сервис для проведения видеовстреч, календарь и прочее.

Мы узнали у агентств, которые тестировали решение, какие отличия стали критичными для них. Основные вопросы возникли к работе Документов.

Интерфейс

Интерфейс Документов — первое отличие, которое замечает бизнес при тестировании решения Яндекса. Он приближен к офлайн-редакторам, от которых специалисты, работающие с текстами, в последние годы отказываются.

Интерфейс Яндекс Документов

Интерфейс Google Docs

Александр Грищенков Head of Molinos Tech

Главное преимущество экосистемы Google Docs над всеми остальными — все с ней знакомы. То, что есть у Яндекса, в целом похоже на офлайн-инструменты, но в онлайн-среде это выглядит непривычно. Баллов Google Docs также добавляет более высокая производительность и удобство интерфейса — UX тут привычный и понятный.

Возможности интеграции

Другое отличие — у экосистемы Google шире возможности интеграции с другими системами. Например, с рабочими пространствами. Так, мессенджер можно интегрировать с Asana, Jira, PagerDuty, Workday, GitHub, а также с собственными приложениями.

Александр Грищенков Head of Molinos Tech

В Google Docs можно легко импортировать данные из таблиц и текстовых документов через API в свои программные продукты. Поэтому документы от Google в большем приоритете у разработчиков и программистов. Также Google предлагает много готовых zero-code решений и вариантов интеграции с Miro, Jira и прочими распространенными сервисами.

Возможности администрирования

В сервисах Google более гибкое управление правами доступа. Например, здесь можно на уровне организации запретить внешний доступ к документам и таким образом обезопасить бизнес от утечки информации.

Александр Грищенков Head of Molinos Tech

Яндекс 360 для бизнеса может составить конкуренцию Google Workspace, но для этого придется плотно поработать над недостатками. И начать, конечно, стоит с системы доступов. В Яндекс Документах она попросту неудобная. Гибко настроить права доступа для конкретных пользователей нельзя.

У Google все работает одинаково от папок до индивидуальных файлов. В платной версии Google Workspace можно, например, запретить внешний доступ к документам на уровне организации, что бесценно для корпоративных клиентов.

Техподдержка

Комментируя техподдержку Яндекс 360 для бизнеса, пользователи предполагают, что им «отвечает бот», так как ответы специалистов могут быть не связаны с их вопросами.

Эльдар Агасиев системный администратор в MediaNation

Год назад функционал Яндекса несколько отставал от Google, сервисы работали не так шустро. Например, нельзя было дать доступ на файл, созданный на диске, в качестве ссылки. А также были проблемы с техподдержкой. Сейчас, как нам известно, Яндекс уже решил проблему со ссылками на файлы и, возможно, техподдержка стала лучше работать.

Несмотря на отличие площадок, бизнес все чаще задумывается о миграции на отечественную альтернативу. Основной аргумент: риски могут не стоить привычных инструментов.

Александр Грищенков Head of Molinos Tech

Задерживаться на экосистеме Google — риск. Все просто: решение об ограничении доступа пользователей к инструменту может быть как от РФ, так и от правительства США или самого Google, и сервис станет недоступен. Так было в Китае: там Google Docs ушел сам, и вместе с этим его блокирует китайский файрвол. А вот с оплатой проблемы есть уже сейчас: оплатить что-либо официально просто невозможно, любые подписки приходится оформлять окольными путями.

И от этого, к сожалению, пока никак не застраховаться. Мы пробовали перестроить рабочие процессы на другие инструменты, но единственный существующий рабочий вариант — экосистема Яндекс с вышеописанными оговорками.

Между тем решение Яндекса развивается. Например, в мессенджере в октябре появились дозвоны в групповых видеовстречах — пользователи теперь могут организовать встречу с несколькими коллегами из группового чата. Есть в Яндекс 360 для бизнеса и другие фишки, которые не предлагает Google Workspace.

Команда Яндекс 360 для бизнеса

Почта в Яндекс 360 для бизнеса предлагает собственный встроенный переводчик, если работа обязует общение не только на русском языке. Также у нас очень мощный продукт защиты от спама «Спамооборона», который постоянно обновляется и совершенствуется.

Яндекс Телемост предлагает возможность работы «нон-стоп». Встречи могут быть регулярными, а чат внутри сохраняется в мессенджере для последующей работы в команде и на следующих звонках. Сами же встречи могут длиться без ограничений по времени.

Яндекс Мессенджер имеет понятные и актуальные возможности: голосовые сообщения с расшифровкой в текст, категорийность сообщений в «Важные», треды, групповые чаты с определенной ролевой моделью.

Переезд в Яндекс 360 для бизнеса — 4 рекомендации от площадки

Не будем приводить инструкцию по миграции из Google Workspace в Яндекс 360 для бизнеса — ее максимально подробно составила сама площадка. Лишь вкратце определим масштаб работы. Чтобы перенести данные организации из Google Workspace в Яндекс 360 для бизнеса, вам нужно будет:

1. Создать аккаунт для работы с Яндекс 360 для бизнеса (или выбрать существующий). Указать реквизиты организации, выбрать один из трех тарифов и оплатить.

2. Подключить к своей организации домен — без него вы не сможете создавать учетные записи и использовать корпоративную почту.

3. Создать аккаунты сотрудников на вашем почтовом домене — по одному, списком или другими способами.

4. Подготовить секрет — файл с ключом доступа, с помощью которого Яндекс 360 для бизнеса подключится к вашему Google Workspace.

5. Запустить миграцию писем и файлов сотрудников.

Мы обратились к команде Яндекс 360 для бизнеса за основными рекомендациями — что учитывать бизнесу, который решился на миграцию?

Рекомендация № 1: Определитесь, будет переход полным или частичным.

В первом случае вы переносите всю работу в Яндекс 360 для бизнеса и отказываетесь от Google Workspace. Частичный переезд — компромиссный вариант. Вы можете настроить, например, только бесшовный перенос почты в Яндекс 360 для бизнеса.

Команда Яндекс 360 для бизнеса

Сейчас существует возможность настроить бесшовный перенос почты сотрудников из Google Workspace в Яндекс 360 для бизнеса. Однажды настроенная миграция почты будет работать до тех пор, пока не будет принято окончательное решение о полном переходе в сервисы Яндекс 360 для бизнеса. На всё время переноса почтовые ящики сотрудников в Google Workspace и в Яндекс 360 будут синхронизированы, что позволит осуществить плавный переход с сервиса на сервис.

Опрошенные нами агентства выбрали частичный вариант перехода. Он позволяет подстраховаться на случай блокировки Workspace, а до этого продолжать работать с сервисами Google.

Эльдар Агасиев системный администратор в MediaNation

Год назад мы опасались, что сервисы Google могут отключить на территории РФ. К кому же оплата с российских карт стала невозможна. Пока мы решали сложности с оплатой, решили перестраховаться и перевели сотрудников на запасные почты в Яндексе. Когда мы нашли способ оплачивать сервисы Google с помощью зарубежной карты, приняли решение остаться в привычном для нас Google Workspace.

Александр Грищенков Head of Molinos Tech

Пока что всё, что остается нам — следовать простым мерам: регулярно производить резервное копирование и личных, и корпоративных аккаунтов, выгружать все свои файлы на Яндекс Диск и хотя бы частично переходить туда.

Рекомендация № 2: Определитесь со сроками переезда — будет он проходить оперативно или в несколько этапов. Это зависит от масштаба вашего бизнеса.

Команда Яндекс 360 для бизнеса

Чтобы процесс перехода прошел максимально эффективно, клиенту на начальной стадии необходимо изучить возможные варианты миграции и выбрать самый подходящий для своих бизнес-процессов. Есть два варианта миграции. На новую платформу можно переехать:

• оперативно за пару дней — даже без остановки рабочего процесса;

• за несколько этапов.

Сроки переезда зависят от многих факторов:

• количества сотрудников;

• количества используемых сервисов;

• объема рабочих данных организации.

К примеру, для переезда на Яндекс 360 для бизнеса компании Faberlic понадобилось 3 дня, а сети «Азбука вкуса», напротив, понадобилось на этот процесс несколько месяцев.

Рекомендация № 3: Во время миграции активно пользуйтесь помощью площадки. Команда Яндекс 360 предоставляет бизнесу индивидуальные рекомендации по переезду, а для крупных клиентов проводит обучающие мероприятия.

Команда Яндекс 360 для бизнеса

Потребности каждого бизнеса весьма индивидуальны, что мы изучаем на первом этапе и даем соответствующие рекомендации. К каждому клиенту мы применяем индивидуальную стратегию миграции.

Наш накопленный опыт переезда позволяет использовать выстроенную четкую и вполне прозрачную схему взаимодействий на всех этапах, начиная от презентации решения и заканчивая процедурой переезда. Крупным заказчикам мы предоставляем возможность индивидуального онбординга сотрудников, сопровождаем их на всех этапах, проводя тренинги как для пользователей, так и для администраторов организации в Яндекс 360 для бизнеса.

Рекомендация № 4 — философская: Доверьтесь площадке.

Команда Яндекс 360 для бизнеса

За последние несколько лет мы видим значительный рост интереса клиентов к нашему виртуальному офису Яндекс 360 для бизнеса. Чуть более чем за 2 года количество клиентов Яндекс 360 для бизнеса выросло в 10 раз и составляет более 100 тысяч организаций самых разных масштабов и индустрий по всей стране.

Главная рекомендация — доверять своему поставщику. Мы смогли заслужить доверие уже немалого числа организаций на рынке, сможем заслужить и новых заказчиков, доказать им правильность выбора нашего решения.

И совет вдогонку: не забывайте, какой бы экосистемой сервисов вы не пользовались — зарубежной с ее рисками или отечественной с ее непривычным функционалом — вы сами должны позаботиться о защите важной информации.

Александр Грищенков Head of Molinos Tech

Онлайн-сервисы — это неизбежный риск компрометации данных, к тому же, в случае с Google, данные могут находиться за пределами РФ под контролем иностранной компании. Храните особо чувствительные данные — личные и корпоративные — в защищенном контуре с контролем доступа, в котором вы уверены.