Сбор заявок на мероприятие в интернете — обзор инструментов

Один из самых спорных вопросов, с которым приходят ко мне на консультации организаторы мероприятий, — о сервисах для сбора заявок. И неслучайно, ведь в интернете существует много способов собирать регитсрации. И если вы ошибетесь с выбором, то об успехе мероприятия можно просто забыть.

Сегодня с помощью этой статьи я сэкономлю вам около пяти часов поиска информации по этому вопросу. Я расскажу о самых популярных инструментах для сбора заявок на любое мероприятие. Деловое или развлекательное — значения не имеет.

Я разделил все способы на две группы: внутренние сервисы «ВКонтакте» и внешние, которые подойдут для других рекламных каналов. Начнем с внутренних.

Сервисы внутри «ВКонтакте»

Здесь мы рассмотрим три способа: с помощью открытых тем в обсуждениях сообщества, специальных приложений и чат-ботов

Способ № 1. Сбор заявок с помощью раздела «Обсуждения»

Этот способ — один из первых, которые мы начали внедрять в клиентские проекты. Он очень прост в использовании, но по эффективности значительно превосходит любые другие варианты.

Что из себя представляет этот способ?

В обсуждениях сообщества вы создаете тему «Оставить заявку» и прописываете, какая информация требуется для обработки заявки. Обычно организаторы запрашивают номер телефона, количество человек и желаемую дату посещения (если мероприятие длится не один день).

Преимущества способа

1. Пользователь видит общее количество обращений/заявок, и у него возникает «инстинкт толпы»: «Если 300 человек уже оставили заявку, значит, семинар действительно стоящий! Подам на него заявку».
2. При ежедневном мониторинге заявок вы можете оперативно связаться с человеком в соцсети, чтобы предоставить ему всю необходимую информацию об оплате и месте проведения мероприятия.
3. При должном уровне модерации заявок вы можете копировать персональные данные пользователей (телефон, email) в отдельный файл, чтобы эта информация не ушла в чужие руки. После копирования лучше удалить эти данные из темы.
4. Другие пользователи видят, что заявки оставляют настоящие люди. У них нет сомнений, что спрос на мероприятие преувеличен, как это часто бывает, когда организаторы указывают на сайтах мероприятий большую цифру проданных билетов, например, «более 500 проданных билетов».

Недостатки

1. Не все пользователи готовы оставлять свои контактные данные на виду. Кого-то может смутить тот факт, что его номер телефона будет виден всем участникам встречи.
2. Нет никакой автоматизации процесса. Вы должны самостоятельно модерировать тему в обсуждениях и следить за мошенничеством в группе. Были случаи, когда конкуренты опережали нас и просили потенциальных участников перевести деньги на подставные реквизиты.

   

Как подключить?

Шаг 1. Заходим в «Управление», вкладка «Разделы». Напротив «Обсуждения» ставим «Ограниченные».

Шаг 2. Заходим в раздел «Обсуждения» во встрече. Нажимаем «Создать темы». Создаем тему и заполняем ее необходимой информацией.

Способ № 2. Сбор заявок с помощью приложений «ВКонтакте»

Приложения «ВКонтакте» — это дополнительные надстройки в вашем сообществе, которые подключаются, словно модули на сайте.

Приложений во «ВКонтакте» много. Но нам интересны только те, что смогут собирать обратную связь от пользователя и отправлять ему информацию о мероприятии в личные сообщения.

Нам будут интересны приложения из категорий «Сервисы рассылок» и «Анкеты».

Первые смогут отправлять человеку информацию о мероприятии, если он подписывается на определенную рассылку вашего сообщества. Механизм таких сервисов рассылок очень похож на принцип работы стандартного email-маркетинга. Вспомните: вы указываете свою электронную почту, нажимаете «подписаться», затем подтверждаете подписку — и после этого вам приходят уведомления на почту.

Во «ВКонтакте» взаимодействие проходит таким же образом, но с несколькими нюансами: вам не надо никуда вводить свой email и не нужно его подтверждать. Все общение будет происходить в личных сообщениях. Опять же если пользователь дал свое согласие на получение сообщений от вашего сообщества. Скачать чужую базу пользователей и отправить им рассылку не получится.

Вторая категория приложений позволяет собирать контактные данные пользователей с помощью анкетирования. К ним относятся такие приложения, как «Анкета», «Заявки» и т. д. Как это работает: вы формируете определенный список вопросов, на которые пользователь должен ответить. Как только он отвечает, ему в личные сообщения приходит подтверждение регистрации, а вам — уведомление о новом заполнении анкеты. После этого необходимо лично связаться с пользователем для уточнения деталей.

Как подключить?

Заходим в «Управление сообществом» — «Приложения» — выбираем приложение, которое подходит под ваши нужды и нажимаем «Добавить». Из сервисов рассылок я могу порекомендовать Senler, из сервисов по сбору контактных данных — «Анкеты».

О том, как настроить каждое из этих приложений, я расскажу в другой раз — это материал для полноценной статьи.

Преимущества способа

1. Полная автоматизация. Вам не нужно копировать куда-то информацию, все остается в сообщениях сообщества.
2. Вам не нужно быть онлайн, чтобы оперативно реагировать на входящие заявки. Ваше сообщество ответит самостоятельно, если вы все правильно настроите. Стоит однажды разобраться и правильно запрограммировать все шаги внутри приложения, и затем вы будете только наблюдать, как пользователи общаются с сообществом и оставляют контактные данные.
3. Данные пользователей не попадут к мошенникам. Номера телефонов и почты навсегда останутся в сообщениях сообщества, доступ к которым имеют только его руководители. Никто из мошенников не сможет «перехватить» клиента и подсунуть ему свои реквизиты
4. Если вы используете сервис рассылок, то в дальнейшем сможете взаимодействовать с аудиторией точечно с помощью писем внутри «ВКонтакте». Например, чтобы оповестить всех о плановом повышении цены.

Недостатки способа

1. Полная автоматизация. Да, вы не ошиблись. Действительно, иногда полная автоматизация только мешает. У нас были случаи, когда пользователь что-то спрашивал, а в ответ получал шаблонную заготовку, никак не соответствующую заданному вопросу. Поэтому, даже если вы все идеально настроите, необходимо хотя бы раз в сутки модерировать сообщения от подписчиков на предмет нестандартных вопросов
2. Отсутствует элемент социального доказательства успешности вашего мероприятия. Другими словами, никто, кроме вас, не узнает, соберете ли вы полный зал или нет. Сколько людей уже купили билеты? А вдруг ни одного? А вдруг уже поздно покупать билеты? Будьте готовы отвечать на эти вопросы.

Способ № 3. Чат-боты «ВКонтакте»

Самый популярный способ взаимодействия с аудиторией — чат-боты «ВКонтакте». По сути, чат-бот — это робот, который задает пользователю определенные вопросы в заданной последовательности, имитируя настоящее общение с человеком. Порядок и формат вопросов вы определяете самостоятельно.

Например, вы можете сначала спросить у пользователя его фамилию и имя, затем — номер телефона, после — желаемую дату посещения и т. д. Более того, можно сделать проверку на неправильное заполнение данных. Например, убедиться, что пользователь ввел нормальный номер телефона, а не набрал любую комбинацию из цифр и букв.

Как правило, чат-боты — это дополнительная функция сервисов рассылок. Соответственно, все недостатки и преимущества этого способа совпадают с недостатками и преимуществами способа № 2.

Сопутствующим недостатком будет неготовность пользователя к тому, что с ним общаются очень сухо и выясняя формальные тонкости. Опять же зависит от того, как вы настроите чат-бота. Иногда пользователь пишет один ответ, а бот задает совсем другой вопрос.

Сервисы для сбора заявок за пределами соцсетей

Теперь рассмотрим способы сбора заявок вне соцсети «ВКонтакте». Я расскажу о Google Формах, модулях на сайте и сторонних сервисах.

Способ № 4. Анкета в сервисе Google Формы

Способ, который был популярным до появления приложений «ВКонтакте». Раньше, когда еще не было анкет внутри «ВКонтакте», я использовал для сбора информации сервис Google Формы, в котором можно создать свой опросник.

Когда пользователь переходит по ссылке, перед ним открывается внешний сайт, на котором перечислены заранее составленные вами вопросы. Некоторые вопросы могут быть обязательными к заполнению. После того как пользователь отправляет анкету, вам на почту падает уведомление заполненной форме. Пользователю же приходит уведомление о том, что его заявка зарегистрирована.

При подключении плагинов к сервису вы сможете даже отправлять пользователю изображения или любые виды документов (.pdf, .doc, .xls), в которых предоставите всю формальную информацию о мероприятии.

Преимущества способа

1. Все данные, которые пользователь отправляет вам автоматически, сортируются по соответствующим столбцам в Google Таблице. То есть вам не нужно собирать номера телефонов и email-адреса пользователей и прочие данные вручную. Это происходит автоматически.

   Так выглядит распределение ответов по столбцам после заполнения анкеты клиентами.

   

2. Конфиденциальность данных пользователя. После того как человек заполнил заявку, только вы сможете увидеть его контакты, т. к. они придут на вашу почту. Скомпрометировать, а тем более, выслать подставные реквизиты мошенники не смогут.
3. Полная автоматизация. По моему опыту, сервис Google Формы всегда был на связи и никогда не выходил из строя. Вся информация автоматически отправляется на указанные в анкете email-адреса и сортируется согласно выбранным столбцам.

Недостатки способа

1. Нет проверки на корректность введенных данных. Так, пользователь может указать несуществующую почту или случайно сделает ошибку в номере телефона. Конечно, в таком случае вы не сможете дополнительно с ним связаться и уточнить детали.
2. Внешний сервис. Да, это выход за пределы «ВКонтакте». И некоторые пользователи воспринимают его как выход из комфортной экосистемы. Особенно если при переходе по ссылке его напугает всплывающее окно «Осторожно, вы покидаете сайт „ВКонтакте“. Дальше действуйте на свой страх и риск».
3. Проблемы с доставляемостью писем. Иногда случается, что после заполнения контактных данных, письмо с подтверждением приходит не сразу. Или оказывается в спаме на почте у потенциального участника. Виной тому — почтовые сервера, которые обрабатывают входящие запросы на стороне клиента.

Как подключить

Ранее я уже публиковал цикл статей из двух частей по подключению анкет Google Docs. Прочитать их вы сможете в моем сообществе во «ВКонтакте»:

• Возможности Google Docs для бизнеса. Часть 1

• Возможности Google Docs для бизнеса. Часть 2: установка и настройка дополнений

Способ № 5. Внешний сайт с подключенным модулем

Нередко форма сбора контактных данных подключена на сайте мероприятия. Оно и логично: вы подробно описываете мероприятие и сразу показываете форму для регистрации на мероприятие.

Преимущества способа

1. Вариативность использования. Ваш сайт — ваши правила. Хотите — сделаете красную кнопку с текстом «Зарегистрироваться». А хотите — синюю с другим текстом. На всех возможных свободных местах сайта.
2. Аналитика. К каждой кнопке вы можете подключить Яндекс.Метрику и отслеживать, например, какой цвет конвертирует лучше: красный или синий. Также с помощью Вебвизора вы сможете увидеть, как человек скроллит сайт и на каких формах захвата останавливается особенно долго.
3. Конфиденциальность отправленных данных. Об этом я уже писал в предыдущих способах. Тут ситуация повторяется: никто не увидит номера телефонов ваших потенциальных клиентов.
4. Возможность «догонять» аудиторию с помощью ретаргетинга в любых рекламных системах. Так, тем, кто перешел по ссылке регистрации, но не прошел регистрацию до конца, вы можете показывать объявления в соцсетях о необходимости завершить заполнение заявки.
5. Возможность сразу зарегистрироваться на мероприятие и оплатить участие. То, чего не хватает соцсетям. Пользователь сразу видит способы оплаты и кнопку «Купить билет», которая, как правило, ведет на платежный агрегатор с множеством способов оплаты.

Недостатки способа

1. Вариативность использования. Да, опять пункт повторяется. Дело в том, что если вы делаете сайт на шаблонных конструкторах, то, как правило, вы сильно ограничены в расположении блоков. Где-то не хватает места, где-то блок смотрится нелепо, где-то лучше бы поставить фотографии, но на это место можно поставить только регистрационную форму. Исключения составляет индивидуальная разработка сайта по вашему техзаданию.
2. Отсутствие быстрых форм обратной связи. Что случится, если пользователь захочет задать вопрос по мероприятию? Скорее всего, он напишет его на почту. Или через коммуникационный виджет типа Jivosite. А где гарантия, что ему сразу придет ответ? Возможно, пока вы доберетесь до почты, он уже передумает идти на мероприятие.
3. Нельзя проверить достоверность информации. Если в соцсетях мы можем перейти в тему «Оставить заявку» и убедиться, что все заявки настоящие, то здесь посетители сайта, скорее всего, увидят лишь красивые цифры в стиле «У нас осталось всего 5 билетов!!!» Что это? Маркетинговая уловка или достоверная информация? Вопрос риторический, как вы понимаете...

Как подключить

При подключении подобных форм многое зависит от движка, на котором создан сайт. Поэтому универсальных советов я не дам. О возможности установить регистрационные формы, необходимо уточнять в техподдержке конструкторов сайтов.

Способ № 6. Внешние сервисы регистрации

В качестве примера, который я всегда привожу своим клиентам, — сервис Timepad. На нем пользователь сможет увидеть всю информацию о мероприятии, а главное — оплатить любым удобным для него способом.

Преимущества способа

1. Полная автоматизация при работе с юрлицами. Всю бумажную волокиту — счета, акты, сверки, оформление возвратов и пр. — берет на себя Timepad. Это очень упрощает работу, когда вы вовсю занимаетесь подготовкой и проведением мероприятия
2. Возможность фильтровать заказы по определенному статусу. Хотите выгрузить базу тех, кто забронировал билет, но еще не оплатил? Пожалуйста. Хотите подсчитать количество возвратов? Пожалуйста. Удобная навигация, красивые графики статистики продаж и источников переходов к вашим услугам
3. Возможность настроить повышение цены и использовать промокоды. Если у вас сегодня действует одна цена на билеты, а завтра другая, то поставьте в настройках функцию повышения цены. В полночь карета превратится в тыкву, а стоимость на билеты повысится до той, которую вы указали. Кроме этого, вы можете дать пользователям промокод, который позволит купить билет по любой цене, которую вы посчитаете нужной.
4. Внутренняя аналитика. Я уже вскользь говорил об этом, но это достойно отдельного пункта. Вы сможете посмотреть статистику продаж за конкретное число. Или конкретного промокода. Или по конкретному источнику переходов. Рай для аналитиков.
5. Мгновенное оповещение и отправление билетов на электронную почту, указанную при регистрации. Да, это очень классно. Только человек приобрел билет, как в следующую минуту ему на почту уже прилетело настроенное вами письмо со всеми явками, паролями и электронным билетом!
6. Соблюдение закона. Да, это важно. Сервис работает только с юрлицами. В то же время он может принимать платежи от ваших потенциальных клиентов и отправлять им чеки за оказанную услугу по продаже билетов. Проблема с онлайн-кассами решена!

Недостатки способа

1. Комиссия за обслуживание. С каждого проданного билета вы обязаны заплатить определенный процент комиссионных отчислений сервису. Справедливая, но для многих, пугающая цифра.
2. Опять же — внешний сервис. Но об этом я писал выше.

Заключение

Прежде чем выбирать какой-либо из предложенных сервисов, вы должны четко понимать, какие задачи он должен решать. Что происходит до того, как человек нажимает «Забронировать билет», и что должно произойти после. Иначе есть риск, что пользователь уйдет с площадки без билета. Или без напоминания о начале мероприятия. Поэтому я советую заранее составить весь путь клиента от момента, где и как он узнает о мероприятии до посещения. Исходя из этого и выбирать сервис, который вам поможет скрасить путь клиента и довести его до вашего мероприятия.