Первый день специалиста в агентстве: как сделать его комфортным и полезным

Выход на новое место работы — волнительное событие, а для некоторых людей и вовсе стрессовое. А если у работодателя не будет продуманного плана для встречи новичка, первый рабочий день может стать не только неэффективным, но и последним.

Пройдем по основным моментам, которые помогут кандидатам снять волнение и эффект неизвестности, а компаниям — не потерять сотрудника и быстро адаптировать его к работе.

Адаптация человека в компании начинается раньше, чем вы думаете

Процесс интеграции человека в компанию — это знакомство с правилами, нормами и ценностями как работодателя, так и сотрудника для того, чтобы понять, насколько успешным будет дальнейшее сотрудничество. Это понимание начинает складываться у человека и у компании еще с момента первого общения по телефону, первого собеседования и знакомства с руководителем.

Вот некоторые пункты, по которым можно предварительно оценить, насколько успешным окажется процесс адаптации и дальнейшей работы:

Эти моменты и компании, и кандидаты должны анализировать, прорабатывать и улучшать.

Подготовка к первому дню

Когда оффер принят и дата выхода нового сотрудника на работу известна, самое время подумать о встрече.

Что важно сделать:

1. Подготовьте рабочее место сотрудника: стол, стул, компьютер, канцтовары, welcome-pack.
2. Проверьте исправность компьютера и его подключение к внутренней сети и интернету.
3. Установите заранее на ПК нужные программы, если это возможно технически.
4. Договоритесь с руководителем сотрудника, с наставником или другими коллегами, если они принимают участие в адаптации, о планах и таймингах в день выхода. Поставьте всем встречи в календарь и забронируйте переговорные для встреч, если потребуется.
5. Напишите сотруднику welcome-письмо со всей необходимой ему для первого дня информацией.

Это довольно очевидные пункты, но поверьте, по разным причинам их можно пропустить или забыть. Лучше себя перепроверить.

Знакомство с компанией

В первый день новичку нужно объяснить, как устроена компания и кто в ней работает. За это ответственен HR-менеджер.

Ниже перечислены мероприятия, которые мы рекомендуем провести в первый день. Однако какие-то пункты можно оставлять или убирать по необходимости.

Что важно сделать:

1. Встретьте нового сотрудника и проведите ему небольшую экскурсию по офису. Расскажите, где расположены его отдел и его рабочее место, где находятся зоны офис-менеджеров, HR отдела, системных администраторов, бухгалтерии, гардероба, кухни, уборных. Если у вас есть возможность и желание, сделайте карту офиса — это будет особенно удобно для новых сотрудников.
2. Когда вы будете показывать рабочее место, обязательно представьте нового человека коллегам, которые будут находиться в кабинете в тот момент. Заранее предупредите команду о выходе специалиста.
3. Расскажите сотруднику об основных правилах и традициях в коллективе, в том числе о графике обедов и других организационных моментах. Хорошо, если кто-то из коллег согласится сходить в этот день на обед вместе с новичком.
4. Расскажите сотруднику о его распорядке дня на сегодня: какие есть задачи, когда и где будут оформлены документы, какие мероприятия запланированы.
5. Познакомьте сотрудника с основными рабочими системами (почта, интранет и пр.), расскажите, как получить к ним доступ. Желательно позаботиться о доступах в системы заранее, если это возможно.
6. Отметьте, к кому он может обращаться по разным вопросам.
7. Дайте сотруднику возможность задать вам вопросы.
8. Оставьте сотруднику время на знакомство со всеми документами, welcome-письмами и презентациями.

Должность и задачи

На этом этапе мы передаем специалиста руководителю группы или наставнику.

Что важно сделать:

1. Расскажите про общую организационную структуру, о правилах внутреннего взаимодействия в компании и отделе, об основных продуктах и клиентах. Не забудьте сказать о правилах постановки и отслеживания задач.
2. Расскажите о дальнейших задачах на неделю, на месяц и на весь испытательный срок.
3. Объясните сотруднику его зону ответственности и озвучьте основные ожидания от его работы и KPI.
4. Расскажите про основные организационные моменты, формы отчетности, планерки и прочее. А также о том, как и когда будут проходить промежуточные встречи с руководителем и HR-менеджерами.
5. Предложите сотруднику список ресурсов для ознакомления и изучения.
6. Расскажите, к кому он может обращаться по разным вопросам.
7. Дайте сотруднику возможность задать вам вопросы.

В конце дня не забудьте взять у сотрудника обратную связь о том, как прошел его день, какие остались впечатления, нужна ли помощь. Используйте этот фидбек, чтобы скорректировать программу адаптации новых сотрудников в будущем.